Lightspeed app
De Lightspeed app geeft je de mogelijkheid om Booking Experts te koppelen aan je Lightspeed Kassasysteem. Lightspeed is een veelzijdig kassasysteem dat speciaal is ontworpen voor de horeca-industrie. Het is meer dan alleen een kassa; het is een uitgebreid platform dat verschillende aspecten van je bedrijf kan beheren. In Booking Experts geeft deze app je de mogelijkheid om kassaproducten via de bestelling in de reservering af te rekenen.
Kostenpost aanmaken
Alvorens je kan beginnen met het installeren van de Lightspeed app dient er binnen Booking Experts een kostenpost aangemaakt te worden. De kostenpost zal fungeren als basis voor de factuurregel die door Lightspeed aan de reservering wordt toegevoegd en dient de volgende instellingen te hebben:
- Naam: Kassabon betaling;
- Soort: Overig;
- Selecteerbaarheid: Backoffice;
- Toepasbaarheid: Alle types en kanalen;
- Prijsberekening: Per verblijf;
- Standaardprijzen: €0,00;
- Grootboekrekening: een zelf te kiezen/in te richten balansrekening met 0% BTW;
- Geldigheid: Altijd.
Installeren van de app
Om de app te kunnen installeren dien je toegang te hebben tot de App Store, er komt in dit geval een marktkraampje boven in je menubalk van Booking Experts te staan. Indien je dit nog niet hebt, vraag je organisatiemanager om je de App Store rechten te geven.
Klik op het icoontje voor de App Store en kies vervolgens de Lightspeed app.
Daarna klik je bij de applicatie op +Installeer. Hier zie je een overzicht van wat de applicatie allemaal kan inzien in je administratie(s).
Kies de administratie(s) waarvoor deze applicatie geïnstalleerd moet worden en klik op Installeer.
De app is geautoriseerd. Klik op OK om door te gaan.
Lightspeed autoriseren
Kies bij Commando's voor Autoriseer Lightspeed en log in met E-mail en wachtwoord van Lightspeed.
De app is nu ook bij Lightspeed geautoriseerd. Klik op OK om door te gaan.
Bedrijfslocaties instellen
Klik bij Commando's op Bedrijfslocaties. Om een nieuwe bedrijfslocatie toe te voegen klik je op +Toevoegen. Kies de gewenste Lightspeed bedrijfslocatie waarvoor betalingen geaccepteerd moeten worden en kies de gewenste Administratie waar de betalingen aan reserveringen gekoppeld dienen te worden. Selecteer de (voor het instellen van de applicatie aangemaakte) Basiskostenpost die gebruikt dient te worden.
Let op! Indien je meerdere bedrijfslocaties wilt koppelen dien je de stappen te herhalen.
Bedrijfslocatie controleren en betaalmethode instellen
Om betalingen te kunnen accepteren vanuit Lightspeed dient er een betaalmethode aangemaakt te worden welke ingesteld is om op kamer in rekening te brengen. Bij de bedrijfslocatie(s) dient dit ingericht te worden door de stappen te doorlopen. Deze inrichting vind in Lightspeed plaats. Log hiervoor in in de Lightspeed omgeving.
Hieronder zie je hoe een correcte betaalmethode ingesteld dient te worden:
Hieronder zie je hoe een gekoppelde betaalmethode er bij de configuratie eruit ziet:
Op rekening betalen
Het is, na een correcte configuratie mogelijk om de kassabon op rekening te betalen.
Maak de kassabon op zoals door de gast is afgenomen en kies voor Betalen.
Kies betaalmethode BookingExperts en klik op Bedrag om af te rekenen.
Zoek de betreffende gast op door op Kamer, naam of reserveringsnummer te zoeken.
Selecteer de gewenste reservering waarop je de kassabon wilt afboeken.
De kosten van de kassabon zijn op de factuur van de gast geboekt, controleer en verstuur.
De code die tussen haakjes staat komt overeen met de kassabon in Lightspeed voor eventuele controle.