Reserveringen

🇬🇧 English translation

Binnen Booking Experts draait alles om het beheren van reserveringen. In dit support artikel geven uitleg over onder andere het inzien, bewerken en annuleren van reserveringen. 

Inhoudsopgave

1. Reservering maken in de backoffice
2. Reservering maken via het planbord
3. Reservering maken vanuit accommodatie kalender
4. Reservering maken via de zoek & boek
5. Reservering voor eigenaar maken in de backoffice
6. Reservering inzien
7. Reserveringsbevestiging sturen
8. Reservering bewerken
      8.1 Gegevens wijzigen
      8.2 Bestelling wijzigen
      8.3 Onderdeel (factuurregel) bestelling aanpassen
      8.4 Gewijzigde reserveringsprijs
9. Reservering annuleren
10. Annulering ongedaan maken
11. Bedrag annuleringsfactuur aanpassen
12. Reservering labelen
13. Notitie bij reservering achterlaten
14. Betalingsoverzicht reservering
15. Afwijkende betalingsregeling
16. Betalingsregeling resetten
17. Logboek downloaden
18. Reservering met voorkeur
19. Reservering lange termijn
20. Reservering overnemen
21. Factuur versturen
22. Groepsboeking maken


Reservering maken in de backoffice 

In de backoffice kun je een reservering maken door te klikken op de knop + Reservering. Daar kies je de gewenste filters. Vervolgens klik je achter de gewenste regel op Bekijk. Aan de rechterkant verschijnt dan een proefberekening, gemaakt op basis van de ingestelde filters. 

Tip: door het filter voor het kanaal te gebruiken, kun je zien wat de prijs zou zijn als iemand via een ander kanaal boekt. Zo kun je bijvoorbeeld controleren of prijzen bij touroperators gelijk zijn. 

Ten slotte klik je rechts onderaan op de groene knop Reserveer. Je komt dan in het reserveringsscherm. Hier vul je alle informatie in. Aan de rechterkant zie je direct de proefberekening die mee wijzigt als je de data aanpast of extra personen toevoegt. 

Vul alle NAW-gegevens in en klik onderaan op Reservering toevoegen. Je komt nu in het reserveringsscherm terecht. Hier kan je de factuur versturen, eventueel extra's bijboeken en wijzigen doen. Daarover volgt hieronder meer uitleg. 


Reservering maken via het planbord

Je kan ook reserveringen maken via het planbord. Hiervoor open je het planbord en klik je op de gewenste datum. Vervolgens klik je op Reservering maken. Je komt dan terecht in het reserveringsformulier. 

Hier vul je alle informatie in. Aan de rechterkant zie je direct de proefberekening die mee wijzigt als je de data aanpast of extra personen toevoegt. 

Vul alle NAW-gegevens in en klik onderaan op Reservering toevoegen. Je komt nu in het reserveringsscherm terecht. Hier kan je de factuur versturen, eventueel extra's bijboeken en wijzigen doen. Daarover volgt hieronder meer uitleg. 


Reservering maken vanuit accommodatie kalender

Je kan ook per accommodatie de kalender bekijken. Vanaf daar kan je ook een boeking maken. Dit is handig als iemand belt en perse in een bepaalde woning wil verblijven. Je kan daar snel zien op welke dagen de accommodatie nog vrij is. 

1. Zoek met het zoekveld de betreffende accommodatie;
2. Open de gewenste accommodatie;
3. Klik op de startdatum van de reservering;
4. Kies voor Nieuwe reservering;

Je kunt nu alle gastinformatie invoeren. Aan de rechterkant zie je direct de proefberekening die mee wijzigt als je de data aanpast of extra personen toevoegt. 

Vul alle NAW-gegevens in en klik onderaan op Reservering toevoegen. Je komt nu in het reserveringsscherm terecht. Hier kan je de factuur versturen, eventueel extra's bijboeken en wijzigen doen. Daarover volgt hieronder meer uitleg. 


Reservering maken via de website

Via de zoek & boek kan men een reservering maken. Na het maken van de reservering, komt de gast op de bedank pagina terecht.

De gast ontvangt ook automatisch een reserveringsbevestiging. In Booking Experts zie je terug dat de reservering gemaakt is. Dat zie je terug aan een rood balletje. 

Als je doorklikt, zie je netjes de nieuwe reservering terug in het overzicht. Vanaf hier kun je de reservering inzien, door op het reserveringsnummer te klikken aan de linkerkant. 


Reservering voor eigenaar maken in de backoffice

Het is mogelijk om voor een eigenaar in de backoffice een reservering te maken voor zijn eigen accommodatie. Je doet dit, zodat de reservering op het juiste kanaal terecht komt en zodat het systeem bijhoudt hoeveel nachten de eigenaar zelf gereserveerd heeft. 

Let op: dit kun je alleen doen als een eigenaar 'Actief' is. 

Je maakt een reservering voor de eigenaar door de volgende stappen te volgen:

1. Zoek de eigenaar op in het algemene zoekveld (rechts bovenin);
2. Klik op de eigenaar. Je komt nu in de overzichtspagina van de eigenaar;
3. Klik op Reserveren in backoffice om een reservering voor de eigenaar te maken;

4. Vul de datum en de samenstelling van de gasten in;

5. Klik op Reservering toevoegen om de reservering voor de eigenaar op te slaan.

De reservering is nu gemaakt en is aangemaakt onder het kanaal 'Eigenaren'.


Reservering inzien

Je kunt alle gemaakte reserveringen, opties en annuleringen inzien onder het tabblad Reserveringen. Daarbij kun je de filters gebruiken om een selectie van de reserveringen te maken. Ook kun je ervoor kiezen om bijvoorbeeld alleen opties te bekijken. 

Boekingsgegevens
Linksboven zie je de gegevens van de Boeking. Dit zijn gegevens als het reserveringsnummer, het kanaal etc. Wil je deze gegevens wijzigen dan zul je dit ook bij dat blok moeten aanpassen. Ook kun je hier de boeking annuleren

Boeker
Elke reservering heeft een hoofdboeker en een hoofdgast. Nú zullen deze veelal dezelfde persoon zijn. Straks bij een groepsboeking zal dat niet zo zijn. Dan is de hoofdboeker misschien Pa & Ma Wildschut die voor hun zoon Patrick Wildschut en het gezin en hun dochter Merlinde Wildschut en het gezin ook een boeking maken. Pa en Ma Wildschut zijn de Boeker en zoon Patrick en dochter Merlinde Wildschut zijn beide een hoofdgast. Gegevens over de boeker wijzig je ook bij de gegevens van boeker, denk aan NAW-gegevens, de taal, de labels etc. 

Bestelling
Een bestelling blijft open staan totdat je er een definitieve factuur van maakt. Vanuit het overzicht van de bestelling kun je direct een arrangement, een pakket of een extra toevoegen. Hiervoor hoef je dus niet meer naar boven te scrollen. Je hebt direct de aanpassing inzichtelijk in je bestelling. Je voegt op deze plek ook extra's, pakketten en arrangementen toe. Je kan elke regel een korting geven (door op het potloodje aan de rechterkant te klikken) of je kan een variabele kostenpost opboeken om een korting te verwerken. 

Betaalstatus
In de betaalstatus kun je nog aan de betaalbalk zien of de factuur betaald is of niet. Daarnaast geven we een overzicht van wat het totaalbedrag is van de factuur, wat er betaald is (door op het icoontje te klikken achter betaald kun je direct de geboekte betalingen zien) en het openstaande bedrag. Vanuit dit overzicht kun je de factuur opnieuw versturen, een betaling toevoegen of een voucher inwisselen. Klik je op Toon historie dan krijg je een overzicht van alle verzonden facturen en de geboekte betalingen.

Overzicht taken, auto e-mails en interne berichten
Helemaal onderin het scherm vind je een overzicht van de ingeplande taken en kun je eventueel direct een nieuwe taak aanmaken. Daarnaast zie je de auto e-mails die al verstuurd zijn of nog verstuurd moeten worden. Je kunt een auto e-mail opnieuw versturen of, indien je niet wil wachten op het moment dat deze verstuurd zou worden, direct versturen. Ook vind je onder Receptie berichten de interne berichten terug die verstuurd zijn voor deze reservering.


Bevestiging versturen

Op het moment dat de reservering in het systeem is aangemaakt wordt direct weergeven dat deze nog bevestigd moet worden. Je bevestigt de reservering door het versturen van de eerste factuur. 

1. Open de reservering. Dit kun je doen door rechts bovenaan in de menubalk de reservering te zoeken of door de reservering te zoeken in de lijst van reserveringen;

2. Maak een keuze tussen  Per e-mail versturen of Handmatig;

Uitleg: Je hebt bij reserveringsbevestigingen en andere informatie e-mails de mogelijkheid om deze per e-mail of handmatig te versturen. Wanneer je ervoor kiest om per e-mail te verzenden zal de gast dit ontvangen op hun e-mail account. Je kan er ook voor kiezen om 'handmatig' te versturen. De gast ontvangt dit dan niet. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer gasten aan de balie iets veranderd willen hebben op hun factuur en er een kostenpost op de factuur moet worden toegevoegd of worden verwijderd. Het handmatig versturen van een factuur wordt pas gelogd wanneer er gelikt wordt op Download.

3. Klik onderaan op Verstuur bevestiging;
4. Met het versturen van de factuur, is de reservering bevestigd. 

Let op: Als je de bevestiging via de handmatig, ofwel: via post, wilt versturen, klink dan op de button Download.

Binnen de reservering houden wij allerlei gegevens bij, waaronder manier waarop de reserveringsbevestiging verstuurd is. Als iets per e-mail verstuurd is, dan zie je dat terug aan de rechterkant bij de Acties. 

Wanneer dit handmatig is geweest zie je onder de laatste acties niets staan. Dit omdat het systeem niet weet of je daadwerkelijk de reserveringsbevestiging met factuur geprint hebt en deze op de post hebt gedaan.


Reservering bewerken

Soms wil je een reservering bewerken. Bijvoorbeeld als een gast een nieuw adres heeft, er een nieuw huisdier is die mee gaat op vakantie of als iemand toch een weekje langer wil verblijven. Dit doe je allemaal vanuit de reservering in Booking Experts. 

Gegevens wijzigen

Open de reservering. Dit kun je doen door rechts bovenaan in de menubalk de reservering te zoeken of door de reservering te zoeken in de lijst van reserveringen. Vervolgens kun je op veel plaatsen op het potloodje klikken om een wijziging door te voeren. Bijvoorbeeld informatie over de gast, labels of de aankomst- en vertrek data. 

Bestelling wijzigen

Je kan ook de bestelling wijzigen, ofwel hetgeen men bijgeboekt heeft aan extra's. Dat wil zeggen arrangementen en kostenposten. Hiervoor kun je bij de bestelling de buttons gebruiken:

Extra informatie: Arrangementen zijn kortingen op de huur met bijkomende verplichte extra's. Pakketten zijn arrangementen zonder korting op de huur. Extra's zijn kostenposten. 

Onderdeel (factuurregel) bestelling aanpassen

Soms wil je alleen een onderdeel van een factuur wijzigen. Bijvoorbeeld omdat iemand geen reserveringskosten hoeft te betalen of omdat je met iemand een afwijkende huurprijs overeen komt. Dit doe je als volgt:

1. Om een regel te verwijderen, klik je op de prullenbak achter de betreffende bestellingsregel:

2. Om een afwijkende prijs in te stellen, klik je op het potloodje:

  • Voor de huurregel kan je direct een afwijkende prijs invoeren;
  • Op standaard kostenposten kan je een korting geven van een percentage of een vast bedrag;
  • Voor een variabele kostenpost kan je net zoals bij de huur een afwijkende prijs opgeven. 

Let op: een medewerker moet hiervoor het recht Receptie uitgebreid hebben. 

Gewijzigde reserveringsprijs

Wijzigt de reserveringsprijs door je wijzigingen? Dan krijg je drie mogelijkheden te zien bovenaan de reservering.

  •  Afboeken: dit gebruik je als men niet voor de extra's moet betalen;
  • Markeer als bevestigd: dit betekent dat je de wijziging handmatig verstuurd. Ofwel: per post;
  • Stuur gast een bevestiging: in de meeste gevallen wil je de gast e-mailen over de wijziging, zodat de gast vanuit daar online kan betalen. Daarvoor kies je deze optie. 


Reservering annuleren

Wanneer een reservering wordt geannuleerd, wordt aan de hand van het ingevoerde annuleringsbeleid bepaald of er annuleringskosten in rekening worden gebracht. Je kunt een annulering ook ongedaan maken. 

1. Zoek de reservering via de algemene zoekfunctie of in de lijst met reserveringen;
2. Klik op   Annuleer om de reservering te annuleren;

Let op: Een uitgecheckte reservering kun je niet annuleren. Je kunt eerst de uitcheck terugdraaien en vervolgens de reservering annuleren;

3. Voer een datum en reden van annulering in en klik op Annuleer deze reservering;

4. Wanneer er geen betaling is gedaan, dan zal er geen melding volgen. Indien er een annuleringsbeleid is ingesteld op basis waarvan de gast annuleringskosten moet betalen, dan zal het systeem zelf de berekening maken voor het bedrag dat alsnog betaald moet worden. Als de reservering al (deels) betaald is, dan krijg je bovenaan de reservering een melding te zien. Kies wat je wil doen met het openstaande bedrag:

  •  Afboeken: dit gebruik je als men niet voor de extra's moet betalen;
  • Markeer als bevestigd: dit betekent dat je de wijziging handmatig verstuurd. Ofwel: per post;
  • Stuur gast een bevestiging: in de meeste gevallen wil je de gast e-mailen over de wijziging, zodat de gast vanuit daar online kan betalen. Daarvoor kies je deze optie. 

5. Indien de gast teveel betaald heeft, kun je dit openstaande bedrag handmatig afboeken of op een voucher uitkeren. 

Of;


Annulering ongedaan maken

Een annulering kun je ongedaan maken waardoor de reservering weer de status  Bevestigd krijgt. 

1. Open de annuleerde reservering; 
2. Klik op Maak annulering ongedaan;

Let op: Krijg je een foutmelding bij het annuleren?

Wil je een annulering ongedaan maken en krijg je een foutmelding? Dat kan kloppen, een annulering kan namelijk niet teruggedraaid worden in het geval er een nieuwe reservering is geplaatst op dezelfde accommodatie voor dezelfde periode. Natuurlijk hebben we hier een oplossing voor. Kopieer de nieuwe reservering naar een andere accommodatie. Daarna kun je de annulering wel ongedaan maken omdat de accommodatie weer vrij is. Dit doe je rechts bovenaan de reservering met de knop Meer....

3. Indien het bedrag wijzigt, kies dan wat je wil doen met het openstaande bedrag: 

  •  Afboeken: dit gebruik je als men niet voor de extra's moet betalen;
  • Markeer als bevestigd: dit betekent dat je de wijziging handmatig verstuurd. Ofwel: per post;
  • Stuur gast een bevestiging: in de meeste gevallen wil je de gast e-mailen over de wijziging, zodat de gast vanuit daar online kan betalen. Daarvoor kies je deze optie. 


Bedrag annuleringsfactuur aanpassen

Staat er verkeerde annuleringskosten op de factuur en wil je een ander annuleringsbedrag rekenen? Dan kan je op de factuurregel een korting toepassen. 

1. Open de gewenste annulering;
2. Klik op het potloodje achter de factuurregel;

3. Stel de gewenste korting in, bijvoorbeeld 100% als iemand geen annuleringskosten betaalt;

4. Zie de korting terug op de factuur. Indien het klopt, kun je bovenaan de reservering de wijziging versturen of afboeken.


Reservering labelen

Je kunt als gebruiker een reservering labelen, omdat er voor deze reservering bijvoorbeeld nog iets moet worden voorbereid voor aankomst. Door er een label aan te hangen wordt je hier aan herinnert. Ook in het overzicht van reserveringen verschijnt het desbetreffende label en kun je hier zelfs op filteren.

1. Zoek de reservering via de algemene zoekfunctie of in de lijst met reserveringen;
2. Beslis of je het label wil koppelen aan alleen deze reservering of aan de gast, zodat het bij alle reserveringen van deze gast terugkomt;
3. Klik achter labels op het potloodje;

4. Selecteer een   Label door de naam in te voeren of te kiezen uit het dropdown menu;

Tip: Je kunt meerdere labels tegelijk toevoegen.

5. Klik op  Opslaan om de labels definitief toe te voegen.


Notitie bij reservering achterlaten

Je kunt notities gebruiken om iets specifieks te noteren over een reservering, accommodatie of een gast, wat belangrijk is voor je collega's om te weten. 

Binnen Booking Experts is op verschillende plekken mogelijk een interne notitie achter te laten door middel van een memo blok.

Deze mogelijkheid is er bij:
- Reserveringen;
- Gastenkaarten;
- Eigenaren;
- Kanalen;
- Facturen;
- Taken. 

Het memo veld is altijd zichtbaar bij de genoemde plekken onderaan het scherm. Het veld is altijd zichtbaar als de mogelijkheid er is, je hoeft hier niet zelf eerst een module of een instelling voor aan te passen. Zie bijvoorbeeld hieronder bij een reservering:

Door op het pijltje naar boven te klikken, kun je het veld groter maken en hier een (langere) tekst aan toevoegen of een langere tekst volledig te lezen. Ook kun je deze daarna het veld weer kleiner maken door op het pijltje naar beneden te klikken.

Let op: Kies altijd voor Opslaan om de notitie te bewaren. 

Om duidelijk en overzichtelijk te houden wie wanneer een notitie heeft toegevoegd raden wij altijd aan om de datum en je initialen te noteren. De notities worden namelijk niet gelogd en worden daarom niet zichtbaar bij de laatste acties.

Let op: dit veld is voor intern gebruik. Gasten en/of eigenaren zien dit niet terug in Booking Experts. Wanneer een gast of een eigenaar beroep doet op zijn recht op inzage (ze kunnen dan de persoonsgegevens inzien), dan worden de notities wel meegenomen.


Betalingsoverzicht reservering

In de reservering kun je zien wat er gefactureerd is, betaald en openstaand.

1. Navigeer naar de reservering of factuur;
2. Bekijk bij de betaalstatus hoe het ervoor staat.


Afwijkende betalingsregeling

Bij het versturen van een factuur via de backoffice kun je ervoor kiezen om een afwijkende betalingsregeling te treffen.

Standaard wordt uitgegaan van de geldende betalingsregeling. Op basis van de ingestelde betalingsregeling zal de aanbetaling bij het versturen van de factuur bovenin getoond worden. Het is mogelijk om hier van af te wijken door nog een betaaltermijn toe te voegen of te verwijderen; 

Vervolgens kan de factuur verstuurd worden door op   Verstuur factuur te klikken. Bij de bevestiging zit tevens een link voor de betaling.


Betalingsregeling resetten

Het betaaltermijn van een factuur kan tussentijds aangepast worden wanneer er bijvoorbeeld een andere afspraak met de gast is gemaakt.

1. Zoek de factuur waarvan je de betaaltermijn wenst aan te passen;
2. Klik op   Bekijk factuur;
3. Onderaan de factuur vind je de knop  Reset betaalregeling. Wanneer je hierop klikt kun je de huidige betaalregeling overschrijven;

4. Vul de nieuwe  betaaltermijn(en) in;
5. Klik op   Opslaan.


Logboek downloaden

Alle verzonden facturen en opgeboekte betalingen worden bijgehouden in het logboek. Bij het niet voldoen van de betaling kun je het gehele opgebouwde dossier downloaden en doorsturen naar een incassobureau. 

1. Ga naar het tabblad   Financieel;
2. Kies in het rechter submenu voor   Verzonden facturen;
3.Open de factuur waarvan je het logboek wil downloaden;
4. Klik aan de rechterkant (onderin) op  Download logboek om het zip-bestand te downloaden.


Reservering met voorkeur

Wanneer er een reservering wordt ingevoerd via de backoffice en de huurder heeft een voorkeur voor een specifieke accommodatie, dan kun je deze reservering met voorkeur inboeken. Op basis van je instellingen kan het zo zijn dat de gast voor deze voorkeursboeking een extra bedrag betaalt

Tijdens het maken van de reservering geef je middels het vinkje 'Gast heeft specifiek gekozen voor deze accommodatie' aan dat er sprake is van een voorkeursboeking.   

Wil je achteraf de reservering vastzetten op een reservering? Dan kan dat natuurlijk ook. 

1. Open de gewenste reservering;
2. Klik achter de accommodatie op het potlood;

3. Zet het vinkje aan bij Gast heeft specifiek gekozen voor deze accommodatie en kies of er een nieuwe factuur moet komen. Vervolgens klik je op Toepassen.

Extra informatie: Door middel van een punaise zie je in de reservering terug dat deze met voorkeur geboekt is, ofwel: vastgezet is op een accommodatie. 


Reservering lange termijn 

Wanneer een bezoeker voor lange termijn de accommodatie reserveert maar je wel in de tussentijd wilt afrekenen dan kun je binnen BookingExperts hier een reservering voor maken en deze na afloop van de periode weer kopiëren naar een volgende maand. 

Aanmaken lange termijn reservering:

1. Maak een reservering zoals je gewend bent voor een maand;
2. Maak op de accommodatie een geblokkeerde periode voor de aansluitende, resterende periode;
3. Wanneer de uitcheckdatum is bereikt kun je de reservering kopiëren naar een volgende periode. Klik hiervoor op Meer... en daarna op Kopieer;

4. Indien gewenst kun je de accommodatie aanpassen;
5. De periode wordt dezelfde periode geselecteerd als de voorafgaande periode, hier kun je van afwijken door een andere einddatum te selecteren;
6. Indien de bestelling overgenomen moet worden van de vorige reservering dan kun je dit aanvinken;
7. Klik vervolgens op   Kopieer.


Reservering overnemen

Mocht een bezoeker zijn of haar reservering niet zelf kunnen afmaken, dan kun je de reservering overnemen van de bezoeker. Je rondt de reservering dan af in de backoffice. 

1. Ga naar het tabblad  Reserveringen;
2. Ga naar het subtab  Nog niet bevestigd;
3. Open de betreffende reservering;

4. Klik op de knop Overnemen.


Factuur versturen

De gast moet natuurlijk voor zijn reservering betalen. Dat doe je door de factuur te versturen. 

Nieuwe reservering
Als je een nieuwe reservering inboekt, kan je de factuur versturen via de knop Bevestig en verstuur factuur. 

Betaande reservering
Wil je voor een bestaande reservering de factuur opnieuw sturen, bijvoorbeeld omdat de gast de factuur kwijt is? Dan kan je dat als volgt doen:

1. Open de gewenste reservering;

Tip: Zoek de reservering snel met het zoekveld rechts bovenaan Booking Experts!

2. Navigeer naar het kopje Betaalstatus aan de linkerkant;
3. Kies voor Opnieuw versturen;

4. Maak de keuze tussen per e-mail of handmatig versturen en klik op Factuur opnieuw versturen.


Groepsboeking maken

Wil je een groepsboeking maken? Dan leggen we je hier precies uit hoe je dat doet. 


Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.