Vipio: installatie & opstarten
Vipio is een distributiekanaal met Europees bereik dat een breed scala aan accommodaties omvat, waaronder campings, vakantieparken, hotels, B&B's en vakantiehuizen. Bekijk het aanbod op Vipio en ontdek of jouw accommodaties erbij passen
In onze App Store lees je meer over wat Vipio jou kan bieden.
Hoe installeer je de app?
Als je ingelogd bent in je Booking Experts PMS, ga je in de lichtgroene menubalk naar de App Store. Klik hiervoor op het marktkraam icoontje. Typ ‘Vipio’ in de zoekbalk en klik op het juiste resultaat. Je bent nu op de detailpagina van de app. Klik op de groene knop ‘+Installeer’ om de app te installeren.
In het volgende scherm kun je precies zien welke informatie uitgelezen en verstuurd wordt door Vipio. Onderaan deze pagina ga je je administraties koppelen. Zet het vinkje ‘Toegang’ aan voor elke administratie waarvoor je Vipio wilt toepassen. Klik dan op ‘Installeer’ om de app te autoriseren en de installatie af te ronden.
Je kunt nu de directe samenwerking met Vipio opzetten.
Bij het installeren van de app wordt automatisch het kanaal ‘Vipio’ aangemaakt in je PMS. Hierbij wordt de standaard betalingsregeling toegepast. Wil je een andere betalingsregeling aanhouden? Dan kun je dit aanpassen in de kanaalinstellingen van Vipio. Ga hiervoor naar het overzicht van kanalen in het instellingenmenu (tandwiel icoontje) en klik op het kanaal ‘Vipio’. Vervolgens klik je op ‘Bewerk’, hier kun je in het blokje ‘Betalingsregelingen’ een andere betalingsregeling kiezen.
Belangrijke instellingen
Bij Vipio is het belangrijk dat je ervoor zorgt dat je kosten correct zijn ingesteld, en dat de commissie die je in je contract met Vipio hebt afgesproken goed weergegeven wordt in de kanaalfactuur.
Verplichte kosten met voorwaarden
Vipio haalt je beschikbaarheid, prijzen en media uit BEX PMS. Het haalt ook je kosten op, maar deze worden niet altijd op dezelfde manier toegepast als in BEX. Extra aandacht is vereist voor kosten die in BEX PMS zijn ingesteld als verplichte kosten met bepaalde voorwaarden, die daardoor niet op alle reserveringen worden toegepast.
Als je gasten wilt laten betalen voor het meenemen van een huisdier, heb je mogelijk een verplichte kostenpost voor huisdieren ingesteld die wordt geactiveerd wanneer een huisdier wordt vermeld in de gastengroep van de reservering. Omdat Vipio deze triggers negeert wanneer de kosten 'verplicht' zijn, komen deze huisdierkosten op alle reserveringen te staan die via Vipio zijn geboekt, ongeacht of de gasten daadwerkelijk een huisdier meenemen.
Kijk ook eens naar je kosten voor zaken als handdoeken of beddengoed. Zijn deze ingesteld met voorwaarden die ervoor kunnen zorgen dat ze via Vipio onjuist worden toegepast?
Oplossing
Stel een aparte kostenpost in voor Vipio. In de instellingen, kies 'selectie door gast' in plaats van 'verplicht'. Zorg er ook voor dat deze kosten alleen worden toegepast op het kanaal Vipio. De overige kosteninstellingen moeten hetzelfde zijn als voor de oorspronkelijke kostenpost. Vergeet niet het kanaal Vipio uit te sluiten in je oorspronkelijke kostenpost!
Omdat Vipio kosten dus anders verwerkt, hoef je je geen zorgen te maken dat Vipio-gasten nu zelf kunnen kiezen om voor een huisdier te betalen. Vipio past de huisdierkosten nog steeds toe op elke reservering die een huisdier vermeldt. Hetzelfde geldt voor andere kosten met voorwaarden.
Commissie verwerken in kanaalfactuur
Je hebt een contract afgesloten met Vipio, waarbij je een bepaald percentage aan commissie betaald voor reserveringen die via Vipio bij jou geboekt worden. Deze commissie wordt berekend over de huur en de verplichte kostenposten.
De toeristenbelasting is een verplichte kostenpost. Echter, Vipio rekent geen commissie over toeristenbelasting. Als dit niet rechtgetrokken wordt, betaal je dus teveel commissie aan Vipio.
Oplossing
Je betaalt de commissie aan Vipio via een kanaalfactuur. Op deze kanaalfactuur staat een kostenpost, 'commissie Vipio', die de prijsberekening 'Percentage van de huur en verplichte kostenposten' heeft. Het percentage is afhankelijk van jouw contract met Vipio.
In deze kostenpost wordt de toeristenbelasting dus nog meegenomen.
Je moet bij elke kanaalfactuur aan Vipio het teveel aan toeristenbelasting handmatig corrigeren. Zorg ervoor dat, in de instellingen van de kostenpost, het vinkje voor ‘Aanpasbare prijs’ aan staat. Hierdoor kan het berekende bedrag handmatig aangepast worden.
Controleer en corrigeer elke Vipio kanaalfactuur