Factureren bij vertrek
Binnen Booking Experts zijn er twee verschillende methodes voor het factureren gasten: (1) bij bevestiging en (2) bij vertrek. In dit artikel gaan we dieper in op de methode 'Facturatie bij vertrek'.
Facturatie bij vertrek in een notendop
Facturatie bij vertrek houdt in dat er pas een gastfactuur gemaakt wordt zodra je de gast uitcheckt. Bij het bevestigen van de reservering wordt er dan ook geen gastfactuur meegestuurd, maar in plaats daarvan ontvangt de gast een boekingsbevestiging met een overzicht van de bestelling, informatie rondom de betalingsregeling en de bijbehorende betaallink. Door gasten te factureren bij vertrek is het niet meer nodig om voor elke wijziging in de bestelling de oude factuur te crediteren en een nieuwe factuur aan te maken. Wijzigingen kunnen dus te allen tijde doorgevoerd worden middels een nieuwe boekingsbevestiging. Hierdoor heb je vaak dus slechts één factuur per boeking.
Facturatie bij vertrek activeren
Deze facturatie methode kan ingesteld worden binnen de 'Administratie instellingen' onder het tandwieltje. Hier kan het tabblad 'Financieel' geopend worden en als je vervolgens naar onder scrollt zie je kopje 'Accounting' staan. Hier kun je het vinkje voor 'Facturatie bij vertrek' aanzetten.
Voor factureren bij vertrek dien je af te stappen van het concept 'Omzet verdelen over maanden'.
Omzet wordt standaard geboekt op vertrekdatum, waardoor het niet mogelijk is om retroactief de omzet te verdelen over maanden. Je dient dit zelf te doen in het boekhoudpakket. Alleen wanneer de realisatieperiode na de factuurdatum ligt, wordt de omzet verdeeld over maanden. Wanneer de realisatieperiode voor de factuurdatum ligt, wordt de omzet op de factuurdatum geboekt.
Voor het uitschakelen van omzet verdelen over maanden dien je boekjaren aan te maken en te sluiten. Dit heeft te maken met het feit dat dit een enorme wijziging teweegbrengt van journaalposten. Boekjaren kun je hier aanmaken.
Reserveringen met facturatie bij vertrek
De werkwijze rondom reserveringen is anders dan bij facturatie bij bevestiging. Zo ontstaat er een pas een factuur wanneer jij de gast hebt uitgecheckt, waardoor er geen creditfacturen en gecrediteerde facturen ontstaan. Ook zijn er een aantal kleine verschillen in de reserveringskaart.
Factuur op de reservering
Zoals gezegd wordt er niet direct een factuur aangemaakt bij bevestiging van de reservering, maar pas op het moment van uitcheck. Het is echter wel mogelijk om onder het kopje 'Factuur' in de reserveringskaart handmatig een gastfactuur aan te maken.
Wanneer er handmatig een gastfactuur aangemaakt wordt op de reserveringskaart, komt deze factuur in dezelfde situatie terecht als bij 'Facturatie bij bevestiging'. Voor iedere wijziging op de reserveringskaart dien je dan dus weer een nieuwe factuur te maken en de oude te crediteren.
Betalingen
Aangezien er bij facturatie bij vertrek nog geen factuur is voor de uitcheck, worden betalingen niet op de factuur geregistreerd, maar op de reservering. Zodra er een factuur gemaakt wordt, worden de betalingen ook daarop geregistreerd. Voor de betalingsregeling geldt eveneens dat deze gekoppeld is aan de reservering. De betalingsregeling kan dan ook terug worden gevonden onder 'Betaalstatus' in de reserveringskaart. Via de drie puntjes, kun je hier eventueel de betalingsregeling aanpassen, een voucher inwisselen, of de journaalposten van de betalingen bekijken.
Reservering wijzigen
Wijzigingen in de reserveringen worden geregistreerd op de boeking. Als je een extra toevoegt zal de order ten opzichte van de laatst verstuurde boekingsbevestiging worden aangepast. Hiervoor krijg je in de reservering een melding met twee opties: (1) overslaan: de bestelling is aangepast, maar de gast ontvangt hiervan geen nieuwe bevestiging, en (2) stuur boekingsbevestiging opnieuw.
Reservering uitchecken
Wanneer de gast wordt uitgecheckt, wordt er automatisch een factuur gemaakt. Wil je deze versturen naar de gast? Dan kan dat via de drie puntjes bij 'Betaalstatus' of via de factuur zelf.
Bij groepsreserveringen dien je elke onderliggende reservering uitgecheckt te hebben voor het maken van de gastfactuur.
Boekhouding facturatie bij vertrek
Betalingen van reserveringen worden anders geregistreerd dan bij facturatie bij bevestiging. Er is immers nog geen factuur aanwezig, waardoor de betalingen worden gekoppeld aan de reservering. Na het maken van de gastfactuur worden de betalingen van boeking overgeheveld naar de factuur.
Journalisering van betalingen
Wanneer je gaat werken met facturatie bij vertrek, wordt er automatisch een nieuwe grootboekrekening aangemaakt: 2050 Vooruitbetalingen. Betalingen worden in eerste instantie namelijk als vooruitbetalingen gejournaliseerd.
Op de grootboekrekening Vooruitbetalingen wordt standaard het BTW-laag tarief toegepast. Dit is conform de wetgeving van de Belastingdienst. Zorg er dan ook voor dat deze grootboekrekening aanwezig is jouw boekhoudpakket.
Wanneer de eindfactuur bij het uitchecken van de reservering aangemaakt is, wordt de omzet verdeeld over de juiste grootboekrekeningen en wordt de vooruitbetaling tegengeboekt.
Openstaande betalingen
Voor facturatie bij vertrek geldt dat openstaande betalingen voor reserveringen worden geregistreerd met het boekingsnummer. Je kunt deze reserveringen uit het overzicht van 'Openstaande betalingen' filteren door het documenttype 'Boeking' te selecteren.
Wat gebeurt er met de huidige reserveringen?
Voor reserveringen die reeds een factuur hebben, verandert er niets. Wanneer er wijzigingen zijn, zal hiervoor een nieuwe factuur moeten worden gemaakt. Je administratie omzetten naar facturatie bij vertrek heeft zodoende alleen impact op nieuwe reserveringen: hiervoor zal geen factuur meer worden gemaakt bij bevestiging.
Waarom kan de omzet niet meer verdeeld worden over maanden?
De huuromzet wordt gejournaliseerd op einddatum. Op dit moment kan daarom de huuromzet niet retroactief verdeeld worden over de maanden. Je kunt dit wel zelf doen. Hoe? Je maakt hierbij gebruik van de statistieken. Vergelijk de gerealiseerde omzet per maand in de statistieken met de omzet per maand in het boekhoudpakket en maak hiervoor een correctie journaalpost.
Heeft facturatie bij vertrek invloed op commissieafspraken?
Ja! Mocht je werken met de afrekeningsmethode 'op bevestigingsdatum', raden we je aan dit te veranderen. Deze afrekeningsmethode werkt op het moment dat er een factuur aanwezig is. Dit is bij facturatie bij vertrek pas op het moment van uitchecken van de reservering. Tot dat moment kan er dus geen verhuurafrekening gemaakt worden voor deze reservering.