Factureren bij vertrek
Bij factureren bij vertrek wordt pas een factuur gemaakt zodra je de gast uitcheckt. Wanneer je een boeking bevestigt, ontvangt de gast een boekingsbevestiging. Er wordt dus in plaats van een factuur een boekingsbevestiging met betaallink verstuurd naar de gast. In het boekingsbevestigingssjabloon wordt onder andere een overzicht van de bestelling gegeven en informatie rondom de betalingsregeling. De gast kan dus gewoon de betaling doen!
Daarnaast is het niet meer nodig om voor elke bestellingswijziging een nieuwe factuur te maken; de wijzigingen zullen enkel doorgevoerd worden op de bestelling. Je kunt wijzigingen ten alle tijden richting de gast bevestigen middels een nieuwe boekingsbevestiging. Pas wanneer je de gast uitcheckt, wordt de eindfactuur opgemaakt. Meestal zul je dus slechts één factuur per boeking hebben.
1.Facturatie bij vertrek activeren
2.Reserveringen bij facturatie bij vertrek
2.5 Groepsboekingen
3.1 Wijzigen na het maken van de gastfactuur
4.1 Betalingen
4.2 Journalisering van betalingen
5. FAQ
1. Facturatie bij vertrek activeren
1. Klik hier om naar Overige administratie instellingen - Financiële instellingen te gaan;2. Scroll naar beneden tot dat je het onderdeel 'Wanneer gast factureren" ziet;3. Kies voor factureren bij vertrek.
Let op! Voor factureren bij vertrek zijn de volgende zaken noodzakelijk:
- Overstappen naar de vernieuwde sjablonen
Omzet verdelen over maanden
Omzet wordt standaard geboekt op vertrekdatum, waardoor het niet mogelijk is om retroactief de omzet te verdelen over maanden. Je dient dit zelf te doen in het boekhoudpakket.
Alleen wanneer de realisatieperiode na de factuurdatum ligt, wordt de omzet verdeeld over maanden. Wanneer de realisatieperiode voor de factuurdatum ligt, wordt de omzet op de factuurdatum geboekt.
Belangrijk! Voor het uitschakelen van omzet verdelen over maanden dien je boekjaren aan te maken en te sluiten. Dit heeft te maken met het feit dat dit een enorme wijziging teweegbrengt van journaalposten. Boekjaren kun je hier aanmaken.
2. Boekingen bij facturatie bij vertrek
De werkwijze rondom boekingen en reserveringen is anders dan bij facturatie bij bevestiging. Zo ontstaat er een pas een factuur wanneer jij de gast hebt uitgecheckt, wijzigingen worden gedaan op de boeking en niet op basis van de factuur waardoor er geen creditfacturen en gecrediteerde facturen ontstaan. Ook is de overzichtspagina van een reservering gewijzigd.
Hieronder wordt elke wijziging t.o.v. de werkwijze bij facturen bij bevestiging uitgelegd.
2.1 Reserveringen maken
Het maken van reserveringen is ongewijzigd. Je doorloopt het reserveringsformulier op de gebruikelijke manier.
2.2 Overzicht reservering
Het overzicht van reserveringen is veranderd. Hieronder volgen de uitgevoerde wijzigingen.
Factuur
Er wordt bij het moment van bevestigen niet automatisch een factuur aangemaakt. De factuur zal gemaakt worden op het moment van uitcheck van de gast. Het is altijd mogelijk om handmatig een factuur te maken. Echter, als je vervolgens wijzigingen doorvoert op de bestelling zul je een nieuwe factuur moeten maken, net zoals in de huidige situatie.
Na het aanmaken van de factuur zal de werking rondom een reservering gelijk zijn aan wat jij gewend was bij facturatie bij bevestiging.
Betalingen
Op dit moment worden betalingen op de factuur geregistreerd. Bij afwezigheid van een factuur, worden betalingen op de reservering geregistreerd. Zodra er een factuur is gemaakt, worden de betalingen ook daarop geregistreerd. Het overzicht van betalingen zie je terug bij ‘Toon historie’ of 'Betaald'.
Betalingsregeling (Inzien en aanpassen)
De betalingsregeling is bij facturatie bij bevestiging gekoppeld aan de factuur. Hier kun jij deze inzien en ook wijzigen. Bij facturatie bij vertrek is er uiteraard nog geen factuur aanwezig. De betalingsregeling is te vinden onder Betalingen op het reserveringsscherm:
Vouchercode
De plek om een vouchercode in te wisselen is gewijzigd. Deze is nu gelijk aan de plek van de betalingsregeling:
De inwisseling van de vouchercode wordt gekoppeld aan de boeking en zal overgeheveld worden naar de factuur wanneer deze is aangemaakt.
2.3 Reservering bevestigen
Bij het maken van een nieuwe reservering stuur je de gast een boekingsbevestiging. In deze boekingsbevestiging zit een bijlage met de order van de boeking in pdf. Voorheen werd hier de factuur pdf meegestuurd. In de boekingsbevestiging wordt de gebruikelijke informatie meegestuurd, zoals de betaallink.
2.4 Reservering wijzigen
Wijzigingen in de reserveringen worden geregistreerd op de boeking. Als jij een extra toevoegt zal de order ten opzichte van de laatst verstuurde boekingsbevestiging worden aangepast. Hiervoor krijg jij in de reservering een melding.
Deze melding geeft jou 2 opties:
Overslaan
Overslaan is vergelijkbaar met aan markeren als bevestigd. Je slaat de wijziging op en de order wordt aangepast naar de actuele bestelling van de boeking zonder de gast hiervan een bevestiging te versturen.
Stuur boekingsbevestiging opnieuw
Je bevestigt de wijzigingen richting de gast middels een nieuwe boekingsbevestiging.
2.5 Groepsreserveringen
Bij groepsreserveringen dien je elke onderliggende reservering uitgecheckt te hebben voor het maken van de gastfactuur.
3. Reservering uitchecken
Wanneer je een reservering gaat uitchecken zul je de volgende opties tegenkomen:
Geen nieuwe gastfactuur maken
De reservering wordt uitgecheckt, maar er wordt nog geen factuur gemaakt. In de reservering krijg je vervolgens de optie om een factuur te maken of een factuur te maken en te sturen naar de gast.
Nieuwe factuur maken
De gastfactuur wordt aangemaakt, maar nog niet verzonden naar de gast.
Nieuwe gastfactuur maken en versturen naar de gast
Je maakt de gastfactuur aan en verstuurt deze direct naar de gast
3.1 Wijzigingen na het maken van de gastfactuur
Voor wijzigingen ten opzichte van de eindfactuur dient er een nieuwe factuur gemaakt te worden, en wordt dus de oude factuur gecrediteerd.
4. Boekhouding
4.1 Betalingen
Betalingen van boekingen worden anders geregistreerd dan gewend. Er is immers nog geen factuur aanwezig. Betalingen worden gekoppeld aan de boeking. Na het maken van de gastfactuur worden de betalingen van boeking overgeheveld naar de factuur.
4.2 Journalisering van betalingen
Betalingen worden als vooruitbetalingen gejournaliseerd. Bij overstap naar facturatie bij vertrek wordt er standaard een nieuwe grootboekrekening aangemaakt: Vooruitbetalingen. Standaard wordt op deze grootboekrekening btw laag tarief toegepast. Dit is conform wetgeving belastingdienst. Zorg ervoor dat deze grootboekrekening ook aanwezig is in jouw boekhoudpakket!
4.3 Openstaande betalingen
Openstaande betalingen voor boekingen worden geregistreerd met het boekingsnummer. Je kunt hierbij filteren dit door documenttype 'Boeking' te selecteren.
5. FAQ
Wat gebeurt er met mijn huidige reserveringen?
Voor reserveringen die reeds een factuur hebben, verandert er niets. Wanneer er wijzigingen zijn, zal hiervoor een nieuwe factuur moeten worden gemaakt. Het heeft alleen impact op nieuwe reserveringen; hiervoor zal geen factuur meer worden gemaakt bij bevestiging.
Waarom kan de omzet niet meer verdeeld worden over maanden?
De huuromzet wordt gejournaliseerd op einddatum. Op dit moment kan daarom de huuromzet niet retroactief verdeeld worden over de maanden. Je kunt dit wel zelf doen. Hoe? Je maakt hierbij gebruik van de statistieken. Vergelijk de gerealiseerde omzet per maand in de statistieken met de omzet per maand in het boekhoudpakket en maak hiervoor een correctie journaalpost.
Heeft facturatie bij vertrek invloed op commissieafspraken?
Ja! Mocht je werken met de afrekeningsmethode "op bevestigingsdatum", raden we je aan dit te veranderen. Deze afrekeningsmethode werkt op het moment dat er een factuur aanwezig is. Dit is bij facturatie bij vertrek pas op het moment van uitchecken van de reservering. Tot dat moment kan er dus geen verhuurafrekening gemaakt worden voor deze reservering.