Terugbetalingen
Het komt soms voor dat je de gast een deel van het totaalbedrag van de reservering moet terugbetalen. Dit kan bijvoorbeeld bij het terugbetalen van borg of bij korting. Om een bedrag terug te betalen dient er een bedrag open te staan op de factuur. Dit ontstaat door een mutatie, zoals het aanpassen van de borg kostenpost in de reservering. Naast terugbetalingen van reserveringen kunnen verhuurafrekeningen een groot deel van jouw te betalen facturen beslaan.
De facturen met openstaande bedragen vind je bij te betalen facturen. Er zijn twee manieren om terugbetalingen uit te voeren in Booking Experts. Dit kun je middels een betaalbatch doen of via de betaalprovider Mollie.
Terugbetalen via betaalbatch
Via het overzicht van te betalen facturen kun je de terug te betalen bedragen selecteren en samenvoegen in een betaalbatch. Hiervoor dien je wel een IBAN nummer te hebben van de ontvanger.
Zorg ervoor dat het sjabloon 'Verzoek gast om IBAN-nummer' aanstaat. Hierdoor zul je proactief jouw gasten vragen voor het IBAN-nummer. Dit maakt terugbetalingen een stukje makkelijker.
Na het aanmaken van het batchbestand kun je een bankbestand exporteren en importeren bij de bank. Vervolgens bevestig je de betaalbatch zodat de betalingen automatisch toegevoegd worden aan de facturen.
Het kan voorkomen dat het bedrag van de batchbetaling hoger is dan wat is toegestaan bij jouw bank. Knip de batchbetaling dan in stukjes.
Terugbetalingen via Mollie
Het is ook mogelijk om reserveringen terug te betalen via Mollie. Hiervoor is het noodzakelijk dat de initiële betaling ook uitgevoerd is door Mollie. Dit kan dus een online of een pin betaling zijn.
Wanneer je terugbetaling start via Mollie duurt het vaak 24 uur voordat de betaling verwerkt is. Dit is afhankelijk van de betaalmethode van de gast.