Koole Controls
Door Booking Experts en Koole Controls te integreren kun je het incheckproces automatiseren. Dit betekent dat er automatisch een deurcode naar de gast wordt gestuurd, waardoor er geen fysieke sleutel meer nodig is.
Koole Controls is ook betrokken bij de klimaatbeheersing binnen de accommodatie. Door een koppeling met waterpompen, airconditioning of centrale verwarming wordt de temperatuur in het pand geregeld om het comfort van de gast te verhogen en de kosten voor de organisatie te verlagen. Denk hierbij aan automatische warme ontvangst, nachttemperaturen en leegstandstemperaturen.
Installatie
Om de Koole Controls app te gebruiken, moet je deze installeren vanuit de App Store.
Na het installeren van de app moet je Koole Controls autoriseren. Hiervoor heb je de volgende gegevens nodig van jouw contactpersoon van Koole Controls:
Client ID
De Client ID is voor alle Booking Experts gebruikers BookingExperts
Client Secret
Dit is een unieke code
Voordat je Koole Controls kunt autoriseren, moet je ervoor zorgen dat je Koole Controls omgeving is ingericht. Stem dit af met jouw contactpersoon.
Administraties en accommodaties koppelen
Na autorisatie kun je je administraties en accommodaties toevoegen en koppelen met Koole Controls. Klik hiervoor op het commando "Gekoppelde administraties".
Bij het koppelen van je administraties heb je de optie om een vakje aan te vinken voor het automatisch verzenden van de pincodes. Het is raadzaam om deze optie in te schakelen voor een optimale automatisering.
Zodra de administratie is gekoppeld, worden automatisch alle accommodaties getoond die in Koole Controls zijn aangemaakt. Als je merkt dat een accommodatie ontbreekt, dan moet je deze aanmaken in je Koole Controls omgeving.
Sjabloon
Tijdens de installatie van de app wordt een applicatieberichtsjabloon gemaakt. Je kunt deze sjabloon hier vinden. In deze sjabloon kun je de tekst aanpassen die naar de gast wordt gestuurd.
Je kunt ook aankomstinformatie toevoegen die je wilt overbrengen.
De informatie in de sjabloon wordt automatisch (indien ingesteld in de app) 6 uur voor de check-in tijd naar de gast gestuurd.
Het is mogelijk om deze sjabloon ook via SMS te versturen, als die optie beschikbaar is. Je kunt deze optie aanvinken bij de sjablooninstellingen.
Als de reservering binnen 6 uur voor de check-in tijd wordt verplaatst naar een andere accommodatie, wordt er een nieuwe code naar de gast gestuurd.
Koole maakt altijd een pincode aan voor een reservering. Alleen wordt het sjabloon pas verstuurd als de reserveringfactuur volledig betaald is of als het een eigenaren reservering betreft. Wel kan je de pincode altijd handmatig versturen via de app.