Booking.com

In dit support artikel krijg je uitleg over de koppeling met Booking.com. Hieronder de onderwerpen:

  1. Wat wij synchroniseren
  2. Wat kan jij doen om de koppeling op te zetten?
  3. Wat hebben wij vervolgens van jou nodig om de gegevens te synchroniseren?
  4. Hoe worden reserveringen via Booking.com verwerkt?
  5. Hoe snel is de koppeling?
  6. Wat gebeurt er mocht de koppeling geen respons geven?
  7. Krijg ik bericht wanneer de koppeling geen respons geeft en Booking.com overstapt op de mail?
  8. Hoe worden annuleringen verwerkt?
  9. Mijn accommodatie is niet online, maar er is wel een koppeling, hoe kan dit?
  10. Veiligheidsmarge van x aantal accommodaties
  11. Ik heb per accommodatietype maar 1 verhuurbare accommodatie, wordt deze dan niet gesynchroniseerd door de veiligheidsmarge?
  12. Ik heb meerdere accommodaties onder 1 Hotel ID staan bij Booking.com, kan ik ook 1 enkele accommodatie koppelen?
  13. Blijven de prijzen zoals ik ze eerder had ingevoerd bij Booking.com bewaard wanneer ik besluit de koppeling aan te zetten?
  14. Worden de creditcard gegevens die ik via Booking.com ontvang opgeslagen?
  15. Met wie kan ik contact opnemen bij Booking.com?
  16. Kan ik in de koppeling ook aangeven hoeveel accommodaties van een bepaald type ik beschikbaar wil stellen voor Booking.com?
  17. Beschikbaarheid op 2 accommodaties, dus gesplitst, is dat mogelijk?
  18. Bieden jullie een mogelijkheid om geld te innen van een virtuele creditcard?
  19. De factuur van Booking.com komt niet overeen met de factuur uit Booking Experts, hoe kan dit?
  20. Kan Booking.com de betaling voor mij ontvangen?
  21. Ik ga overstappen naar Booking Experts, hoe worden de reeds bij Booking.com ontvangen reserveringen verwerkt?
  22. De gast heeft een voorkeurstaal aangegeven die ik ook ondersteun, alleen staat de communicatie op Engels?
  23. Ik krijg de volgende melding: "Er is een update binnengekomen van Booking.com waarbij de reservering oorspronkelijk op een andere manier is aangemaakt.", wat moet ik hiermee doen?
  24. Zijn kortingen ook zichtbaar bij Booking.com?
  25. Welke e-mails versturen we naar Booking.com?

Wat wij synchroniseren

Wanneer je gekoppeld bent met Booking.com zorgen wij voor de juiste:

  • Beschikbaarheid; 
  • Prijzen op basis van het totaal aantal personen;
  • Invoer van de reserveringen in je reserveringssysteem.

Hierbij heb je twee mogelijkheden:

  1. Het synchroniseren van kale huurprijzen;
  2. Het synchroniseren van all-in prijzen.

In beide gevallen dien je in je 'Voorwaarden' pagina bij 'Extra kosten & toeslagen' aan te geven welke kosten in- of exclusief zijn binnen de getoonde prijs.

Let op! Wanneer je kiest voor synchronisatie van all-in prijzen dien je zelf te zorgen voor de juiste instellingen bij de verschillende (verplichte) kostenposten. 

Wat kan jij doen om de koppeling op te zetten?

Wanneer je nog geen account hebt bij Booking.com:

  1. Meld je aan bij Booking.com;
  2. Maak afspraken omtrent commissies en dergelijke;
  3. Maak de types aan in Booking.com, hierbij dien je ook foto's toe te voegen.

Wanneer je reeds een account hebt bij Booking.com en/of bovenstaande stappen hebt doorlopen:

  1. Selecteer ons als channel manager;
  2. Kies voor een volledige verbinding (in twee richtingen): de provider verwerkt zowel 'Prijzen & Beschikbaarheid' als 'Reserveringen';
  3. Booking Experts ontvangt hiervan een bericht welke geaccepteerd dient te worden;
  4. Daar waar je ons als channel manager gekozen hebt kun je nu de koppeling accepteren;
  5. De koppeling is actief!

Wat hebben wij vervolgens van jou nodig om de gegevens te synchroniseren?

Wanneer de koppeling actief is, is het zaak dat we de gegevens gaan synchroniseren.

Hiervoor hebben wij van jou de volgende gegevens nodig:

  • Je 'Hotel ID' binnen Booking.com;

Het Hotel ID is nodig om de koppeling op te zetten. Daarnaast zal Booking.com in al hun communicatie vragen naar het Hotel ID van de organisatie.

  • Een overzicht van de accommodatie ID's in Booking.com (dit is je Hotel ID met een nummer erachter) met corresponderend type ID in Booking Experts;

Om op type niveau de koppeling op te kunnen zetten gebruiken we het Type ID van het type in Booking Experts én het Accommodatie ID van Booking.com.

Het Accommodatie ID van Booking.com is altijd het Hotel ID met een volgnummer. Hierdoor kun je altijd de controle uitoefenen of een bepaalde gekoppelde accommodatie ook daadwerkelijk bij een Hotel ID hoort.

Om het Accommodatie ID van Booking.com terug te vinden dien je binnen het Booking.com Extranet te navigeren naar het betreffende Hotel ID. Kies in het hoofdmenu voor "Accommodatie > Indeling Accommodatie". Hierna krijg je een overzicht te zien met de accommodaties met bijbehorend ID.

  • Voorbeeld hiervan is: Accommodatie ID: 23012801 met type ID: 7634;
  • De (verschillende) rate plan ID's: Hiermee kun je sturen op (non-)refundable rates met hun eigen voorwaarden.

Binnen Booking.com kun je werken met verschillende prijsstellingen, aan een betreffende prijsstelling kun je andere voorwaarden hangen, waardoor je bijvoorbeeld goedkoper kan boeken maar vervolgens niet meer gratis mag annuleren.

Om verschillende prijsprofielen van een organisatie in te zien dien je binnen het Booking.com Extranet te navigeren naar het betreffende Hotel ID. Kies in het hoofdmenu voor "Prijzen & Beschikbaarheid > Prijsprofielen".

Onder de naam van het prijsprofiel vindt je vervolgens het ID. Ook zie je hier of de het prijsprofiel als zijnde Niet-restitueerbaar (Non-refundable) is ingesteld.

Hoe worden reserveringen via Booking.com verwerkt?

Wanneer je gast een reservering maakt via Booking.com zal deze de volgende stappen doorlopen:

  1. Het maken van de reservering, hierbij heeft je gast een overzicht van de verschillende kosten welke bij de prijs in zitten of nog gefactureerd worden;
  2. De gast ontvangt naast de bevestiging van Booking.com een bevestiging uit Booking Experts namens het park, waarin de reservering nogmaals bevestigd wordt en de gast een eventuele betaling kan doen;
  3. De bezoeker wordt doorgeleid naar de frontoffice en zal verder via de normale weg verwerkt worden;
  4. De reservering wordt verder opgenomen zoals elk andere reservering, hierdoor worden ook bijvoorbeeld auto-emails naar deze reserveringen gestuurd.

Hoe snel is de koppeling?

De koppeling functioneert snel. Wijzigingen worden vaak binnen 1 minuut verwerkt.

Wat gebeurt er mocht de koppeling geen respons geven?

Als wij een reservering van Booking.com niet ophalen binnen 30 minuten krijgen wij daarover bericht. Daarmee hebben we een garantie dat we reserveringen niet kunnen missen.

Krijg ik bericht wanneer de koppeling geen respons geeft en Booking.com overstapt op de mail?

Omdat je van elke reservering van Booking.com al een mailtje ontvangt is het niet overzichtelijk wanneer een reservering niet automatisch in het systeem geschoten is.

Wanneer dit het geval is krijgen wij hiervan bericht zoals hierboven beschreven. Wij zullen je van deze reservering op de hoogte brengen waarna je deze zelf kan invoeren.

Hoe worden annuleringen verwerkt?

Wanneer een reservering geannuleerd wordt in Booking.com wordt deze annulering doorgevoerd in Booking Experts.

Hiervan krijg je een intern bericht, zo kun je de juiste annuleringsfactuur aanmaken indien nodig en deze verzenden.

Interne berichten bij annulering

Mijn accommodatie is niet online, maar er is wel een koppeling, hoe kan dit?

Er zijn meerdere redenen waardoor je accommodatie niet online kan zijn bij Booking.com deze zijn:

  1. De accommodatie is niet zicht- en boekbaar omdat:
    1. Wij nog niet de juiste toegang tot Booking.com, zoals beschreven bij punt 4, hebben;
    2. De accommodatie in Booking.com is ingesteld voor een ander aantal personen dan in Booking Experts;
    3. Booking.com de koppeling gesloten heeft vanwege nog niet betaalde facturen;
    4. De accommodatie staat nog gesloten in het Extranet van Booking.com. Om deze te openen kun je contact opnemen met je account manager van Booking.com.

Veiligheidsmarge van x aantal accommodaties

Bij het opsturen van beschikbaarheid naar Booking.com wordt enkel beschikbaarheid weergegeven wanneer een accommodatie voor de volledige aaneengesloten periode geboekt kan worden.

Bij het boeken van meerdere accommodaties in 1 reservering wordt er voor de tweede accommodatie hier niet naar gekeken, het kan dus zijn dat de tweede beschikbaarheid verdeeld is over 3 verschillende accommodaties. Hierdoor zal de reservering op de tweede accommodatie niet geplaatst kunnen worden.

Dit resulteert in een dubbele boeking, iets dat onwenselijk is. Support kan een voor jou gewenste veiligheidsmarge invoeren in de koppeling. Hierdoor kun je bijvoorbeeld altijd 1 accommodatie achterhouden voor Booking.com.

Ik heb per accommodatietype maar 1 verhuurbare accommodatie, wordt deze dan niet gesynchroniseerd door de veiligheidsmarge?

Wanneer je maar 1 verhuurbare accommodatie onder een bepaald type aanbied, wordt deze niet achtergehouden. Dit gebeurt enkel wanneer je meer dan 1 accommodatie onder een bepaald type gekoppeld hebt om dubbele boekingen te voorkomen bij een groepsboeking.

Ik heb meerdere accommodaties onder 1 Hotel ID staan bij Booking.com, kan ik ook 1 enkele accommodatie koppelen?

Het is niet mogelijk om binnen 1 Hotel ID van Booking.com om één enkele accommodatie te koppelen. Wanneer de koppeling ingesteld wordt is dit voor elke accommodatie binnen dit Hotel ID.


Wat je kunt doen mocht je dit willen is voor de enkele accommodatie een nieuw Hotel ID aan te maken en hier de accommodatie op te plaatsen.

Blijven de prijzen zoals ik ze eerder had ingevoerd bij Booking.com bewaard wanneer ik besluit de koppeling aan te zetten?

De prijzen die je eerder handmatig ingevoerd hebt bij de verschillende accommodaties in Booking.com worden niet door Booking.com bewaard wanneer de koppeling op actief wordt gezet.

Worden de creditcard gegevens die ik via Booking.com ontvang opgeslagen?

Wij slaan de gegevens omtrent de creditcard van de gast niet op in de reservering.

Deze restrictie is vanuit Booking.com en niet vanuit Booking Experts bepaald.

Booking.com heeft strikte regels wat betreft de beveiliging van creditcard gegevens. De gebruikers die gekoppeld zijn met Booking.com moeten hier tijdens de verwerking van reserveringen dan ook goed bij opletten.

De regels zijn opgezet vanwege de privacy gevoeligheid van de informatie. Het volgende is dan ook van toepassing op creditcard gegevens bij reserveringen via Booking.com:

  • De creditcard gegevens worden opgeslagen voor maximaal 10 dagen;
  • Deze gegevens kunnen tot een maximum van 3 keer weergeven worden per reservering;
  • Daarnaast kan de CVC-informatie maximaal 1 keer weergeven worden per reservering.

Eenmaal het maximum bereikt, dan verdwijnt de mogelijkheid tot het inzien van de creditcard gegevens. 

Booking Experts waarschuwt de gebruiker dat het aantal keer inzien van de gegevens een maximum heeft, door middel van een melding bij deze link:

Kan ik in de koppeling ook aangeven hoeveel accommodaties van een bepaald type ik beschikbaar wil stellen voor Booking.com?

Je kunt middels allotments aangeven hoeveel accommodaties van een bepaald type je wilt aanbieden bij een bepaalde touroperator.

Wanneer het allotment is volgeboekt krijg je hiervan een intern bericht, je kunt dan - indien gewenst - het allotment vergroten mocht je nog een aantal accommodaties beschikbaar willen maken.

Beschikbaarheid op 2 accommodaties, dus gesplitst, is dat mogelijk?

Voor een reservering van Booking.com kijken wij naar de beschikbaarheid op de accommodatie voor de volledige 'Length of Stay' oftewel 'lengte van verblijf'.

Wanneer je bijvoorbeeld twee accommodaties binnen een bepaald type aansluitend beschikbaar hebt splitsen wij niet de reservering in 2 om hem toch binnen te halen.

Voorbeeld:

  • Type Vrijzicht heeft twee accommodaties, A en B;
  • Accommodatie A heeft beschikbaarheid van maandag tot en met vrijdag;
  • Accommodatie B heeft beschikbaarheid van vrijdag tot en met maandag;
  • Bij Booking.com is het vervolgens niet mogelijk om een reservering te maken voor maandag tot en met maandag.

Bieden jullie een mogelijkheid om geld te innen van een virtuele creditcard?

Nee, dit kan je alleen bij Booking.com doen. Zij hebben alle gegevens m.b.t de creditcard. Dit gaan buiten Booking Experts om. Wij kunnen geen machtigingen uitvoeren op een creditcard.

De factuur van Booking.com komt niet overeen met de factuur uit Booking Experts, hoe kan dit?

Wanneer een gast bij Booking.com een 4 persoons accommodatie boekt voor 2 gasten zullen zij de bijkomende kosten door Booking.com berekend krijgen op de maximale capaciteit van de accommodatie. Dit is een probleem dat bij Booking.com bekend is, maar welke zij niet kunnen verhelpen. Als voorbeeld:

  • De huur voor een week is €500,-;
  • Schoonmaakkosten zijn €75,-;
  • Toeristenbelasting is €1,- per persoon, per nacht.

In dit geval zal de gast van Booking.com een totaal te zien krijgen van: 

Huur: €500,- + schoonmaakkosten: €75,- + toeristenbelasting: €1,- x (7 x 4) = €603,- totaal.

Vanuit Booking Experts zal de gast een factuur krijgen waarbij zij wél op basis van het aantal gasten de toeristenbelasting dienen te betalen:

Huur: €500,- + schoonmaakkosten: €75,- + toeristenbelasting: €1,- x (7 x 2) = €589,- totaal.

Kan Booking.com de betaling voor mij ontvangen?

Booking.com biedt deze mogelijkheid,  echter is dit niet aan te raden. Waarom:

Booking Experts biedt niet de mogelijkheid om voor Booking.com een touroperator reserveringsfactuur uit te splitsen bij een reservering via dit kanaal. Deze service is later door Booking.com toegevoegd maar is niet de core-business van Booking.com. Zij zorgen voor een groot bereik en maken de reservering in jouw systeem.

Wanneer je met Booking Experts werkt ben je zelf voorzien van een  volledig geïntegreerd en geautomatiseerd betalingssysteem. Hierdoor worden facturen direct verwerkt wanneer er een betaling op gedaan wordt en kan je bij Mollie deze terugvinden wanneer nodig. Daarnaast krijg je van Booking.com een virtuele creditcard welke te belasten is.

Daar het reserveren bij Booking.com vaak inhoud dat de gast kostenloos mag annuleren kun je de mogelijkheid geven om het volledige bedrag bij aankomst te laten voldoen. Uiteraard met de mogelijkheid om de gast vooraf al te laten betalen via de betaallink.

Indien een gast toch besluit te annuleren, hoef je in dit geval geen betalingen terug te storten en heb je hier geen overbodig werk aan.

Ik ga overstappen naar Booking Experts, hoe worden de reeds bij Booking.com ontvangen reserveringen verwerkt?

Wanneer je gaat overstappen op Booking Experts zullen wij al je reserveringen importeren. Dit wordt gedaan vanuit een export van reserveringen uit je oude systeem. Hierbij worden de Booking.com reserveringen ook meegenomen. Vaak zien we dat hierbij het externe reserveringsnummer van Booking.com niet toegevoegd is.

Om de reservering automatisch te kunnen verwerken na de overstap, middels de koppeling, is het zaak dat het externe reserveringsnummer vanuit Booking.com aan deze reserveringen wordt toegevoegd. 

Bij de import zal als touroperator 'Booking.com' moeten worden meegegeven in het veld 'Touroperator', na de import zullen wij deze samenvoegen in de koppeling.

Wanneer het externe reserveringsnummer is toegevoegd aan de reservering, zal bij toekomstige wijzigingen aan de reservering dit automatisch verwerkt worden in Booking Experts.

De gast heeft een voorkeurstaal aangegeven die ik ook ondersteun, alleen staat de communicatie op Engels?

Booking.com geeft niet de voorkeurstaal mee in de reservering. Wanneer de taal geen Nederlands is valt Booking.com terug op Engels voor de communicatie met de gast.

Op deze manier worden dan ook de reserveringen in Booking Experts gezet.

Ik krijg de volgende melding: "Er is een update binnengekomen van Booking.com waarbij de reservering oorspronkelijk op een andere manier is aangemaakt.", wat moet ik hiermee doen?

Wanneer je deze melding krijgt, heeft de koppeling een update van Booking.com ontvangen op een reservering die niet in Booking Experts gevonden kon worden op basis van het externe reserveringsnummer in combinatie met het externe kamer ID.

Dit kan twee oorzaken hebben:

  1. De reservering is geïmporteerd waardoor het externe reserveringsnummer en kamer ID niet bekend zijn. Je dient de betreffende geïmporteerde reservering te koppelen aan het wijzigingsverzoek van Booking.com;
  2. De reservering bestaat reeds in Booking Experts en is door de koppeling ingeschoten, echter heeft de gast later nog een accommodatie of kamer bij geboekt in dezelfde reservering. Je dient hier handmatig een reservering aan te maken om vervolgens de 'nieuwe/extra kamer' te koppelen aan deze reservering.

Punt twee komt voort uit het feit dat Booking.com reserveringen één keer aanbied in de koppeling. In het geval dat de gast een kamer bij boekt in dezelfde reservering wordt er dus niet een nieuw reserveringsverzoek aangemaakt maar een bestaande reservering aangepast.

Zijn kortingen ook zichtbaar bij Booking.com?

Wij synchroniseren de huurprijzen met Booking.com, hierin zitten de kortingen die zijn ingesteld in Booking Experts verwerkt. De korting wordt dus wel berekend maar niet getoond. 

Welke e-mails versturen we naar Booking.com?

Booking.com gebruikt een alias e-mailadres voor de gast. Alle e-mails die jij (vanuit Booking Experts) richting de gast verstuurd, worden via dit e-mailadres doorgestuurd naar het e-mailadres van de gast.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.

Verder nog hulp nodig? Neem contact op Neem contact op