Groepsboekingen inzien en bewerken
Overzicht reserveringen
In het overzicht van de reserveringen zie je terug wat groepsboekingen zijn. Hiervoor klik je in de groene menubalk op Reserveringen. Daar zie je achter groepsboekingen een vierkantje met een letter. Letter A staat voor de hoofdboeker en daarna krijgt elke onderliggende boeking de volgende letter.
Hoe ziet een groepsboeking eruit?
In het reserveringsscherm zie je dat er meerdere boekingen zijn. Elke boeking is aangeduid met een letter. Je kan klikken op een boeking om dan de onderliggende informatie in te zien en aan te vullen. Denk aan het invoeren van de gastenlijst en de kentekens.
De boeker ontvangt de gebruikelijke e-mails vanuit Booking Experts, zoals de reserveringsbevestiging, het verzoek tot het invullen van de gastenlijst en kenteken en de e-mails met betalingsherinneringen.
Indien je bij iedere onderliggende boeking hetzelfde e-mailadres invult bij de boeker gegevens zal de boeker van iedere onderliggende boeking dezelfde e-mails ontvangen. Het is niet mogelijk om de e-mails enkel naar de hoofdboeker te versturen omdat het voor iedere onderliggende boeking noodzakelijk is om eventuele kentekens en gastenlijsten in te voeren.
Boeker gegevens, gastenlijst en kenteken(s) invoeren
In iedere onderliggende boeking kan je de boeker gegevens, gastenlijst en kenteken(s) invoeren. Klik hiervoor op de gewenste onderliggende boeking. Aan de linkerkan van de boeking kan je de boeker gegevens invoeren. Aan de rechterkant kan je onder het kopje Reservering klikken op het hoofdje om de gastenlijst in te voeren. Klik je op het auto icoontje dan kan je het kenteken invoeren.
Reserveringsbevestiging
Na het maken van een groepsboeking, wordt de reserveringsbevestiging alleen naar de hoofdboeker gestuurd. Hij ziet in de reserveringsbevestiging ook informatie over alle onderliggende reserveringen: namelijk de in- en uitcheck datum, het type en (indien met voorkeur geboekt) het geboekte object en het aantal personen.
Deze informatie wordt ingeladen door middel van de tag: {{ locals.reservation_summary }}. Dit staat standaard in je reserveringsbevestiging. Wil je die informatie ook in andere sjablonen of auto e-mails tonen? Dan kan je die e-mail bewerken en de tag toevoegen.
Als je een wijziging doet aan de sjablonen, pas dit aan voor alle talen!
Factuur
Is er een groepsboeking gemaakt? Dan ziet de factuur voor de gast er ook iets anders uit dan je gewend bent. Op de eerste pagina tonen we een samenvatting van de boeking, ofwel: het totaalbedrag. Hierbij staat ook de QR-code om de betaling te voldoen.
Vanaf de tweede pagina tonen we de specificatie per onderliggende reservering. Zo kan de gast eventueel zelf de kosten verdelen/verrekenen met zijn medegasten.
Boeking afsplitsen
Het is mogelijk om een boeking af te splitsen van een groepsboeking. Dit kan je nodig hebben als bijvoorbeeld de boeking op 1 object geannuleerd moet worden of als de gast van deze boeking toch een eigen factuur wenst.
Open de groepsreservering en selecteer de boeking welke je wil afsplitsen. Klik vervolgens onder het kopje reservering op de Meer knop en vervolgens op Afsplitsen naar losse boeking.
Van de geselecteerde boeking wordt dan een losse reservering gemaakt. Je kan de afgesplitste boeking nu bevestigen of annuleren.