Batchbestand aanmaken
Wil je in bulk betalingen aan gasten en/of eigenaren doen? Dat kan als het IBAN-nummer bekend is. Hiervoor maak je een SEPA batch bestand. Dit kun je uploaden bij je bank zodat deze betaald worden. In dit support artikel geven we je daar uitleg over.
1. Maken van een betaalbatch
2. Inzien van gemaakte betaalbatches
3. Wijzigen of terugdraaien van een gemaakte betaalbatch
4. Opnieuw exporteren van een betaalbatch
5. Facturen achteraf uitsluiten van een betaalbatch
6. Hoe kan ik maar enkele reserveringen terugbetalen en niet alles?
7. Bank batch limiet overschrijven
Maken van een betaalbatch
Je kunt per factuur handmatig een betaling terugboeken. Het gaat een stuk sneller als je dit in bulk doet. Dit kan door middel van een betaalbatch.
1. Ga naar het tabblad Financieel;
2. Klik in het rechtersubmenu op Te betalen facturen;
3. Gebruik de filters om de juiste facturen uit te filteren;
Tip: standaard tonen we (maximaal) 25 facturen op de pagina. Je kan ervoor kiezen om er tot maximaal 500 te tonen.
4. Selecteer één of meerdere facturen met de selectievakjes aan de linkerkant voor de factuur;
Tip: selecteer alleen facturen met een ingevoerd IBAN-nummer, hiervoor kun je bij de filtering een vinkje aanzetten. Alleen facturen die gekoppeld zijn aan een IBAN-nummer kunnen namelijk via een batch bestand door de bank uitbetaald worden.
5. Klik in de gele balk op + Betaalbatch maken;
6. Geef een eigen gekozen referentie op. De referentie is extern, het wordt namelijk aan de ontvanger van de betaling als onderwerp bij de transactie getoond. Het juiste factuurnummer wordt daar automatisch aan toegevoegd;
7. Je ziet nu een overzicht van de betaalbatch. Rechts bovenaan kun je met de blauwe knop de betaalbatch exporteren;
8. Lees het batch bestand in bij de bank. Is de betaling via de bank geslaagd? Bevestig de terugbetaling dan in Booking Experts. Hiermee worden de terug te betalen bedragen gemarkeerd als voldaan.
Inzien van gemaakte betaalbatches
Wil je een reeds gemaakte betaalbatch inzien? Dat kan!
1. Ga naar het tabblad Financieel;
2. Klik in het rechtersubmenu op Te betalen facturen;
3. Klik op Betaalbatches, onder de titel Te betalen facturen;
4. Door op de juiste referentie te klikken, kan je de betaalbatch inzien.
Wijzigen of terug draaien van een gemaakte betaalbatch
Heb je bijvoorbeeld een factuur gewijzigd en wil je de betaalbatch wijzigen? Dan doe je dat als volgt.
1. Ga naar het tabblad Financieel;
2. Klik in het rechtersubmenu op Te betalen facturen;
3. Klik op Betaalbatches, onder de titel Te betalen facturen;
4. Klik op de juiste referentie;
5. Rechts bovenaan kan je op de knop Terugdraaien klikken. De terugdraaiing wordt automatisch op de gekoppelde facturen verwerkt.
Opnieuw exporteren van een betaalbatch
Wil je een betaalbatch opnieuw exporteren, omdat je deze bijvoorbeeld kwijt bent? Dan doe je dat als volgt.
1. Ga naar het tabblad Financieel;
2. Klik in het rechtersubmenu op Te betalen facturen;
3. Klik op Betaalbatches, onder de titel Te betalen facturen;
4. Klik op de juiste referentie;
5. 5. Heb je de batch nog niet bevestigd? Dan kan je hem rechts bovenaan direct exporteren. Is de batch al bevestigd? Dan zul je dit eerst moeten terugdraaien. Vervolgens kan je de batch opnieuw downloaden.
Facturen achteraf uitsluiten van een betaalbatch
Heb je bijvoorbeeld een factuur gewijzigd en wil je de betaalbatch wijzigen? Dan doe je dat als volgt.
1. Ga naar het tabblad Financieel;
2. Klik in het rechtersubmenu op Te betalen facturen;
3. Klik op Betaalbatches, onder de titel Te betalen facturen;
4. Klik op de juiste referentie;
5. Heb je de batch nog niet bevestigd? Dan kan je hem rechts bovenaan direct verwijderen. Is de batch al wel bevestigd? Dan kun je hem rechts bovenaan eerst terugdraaien. Daarna kun je de gewenste factuur selecteren met het selectievakje aan de linkerkant en deze verwijderen van de batch. Vervolgens exporteer je de batch opnieuw. Na het inlezen bij de bank, kun je de betaling bevestigen.
Hoe kan ik maar enkele reserveringen terugbetalen en niet alles?
Wil je maar enkele facturen opnemen in een betaalbatch? Dat kan! We leggen je hier uit hoe je dat doet.
1. Ga naar het tabblad Financieel;
2. Klik in het rechtersubmenu op Te betalen facturen;
3. Gebruik eventueel de filters (bijvoorbeeld alleen reserveringsfacturen) of zoek op bijvoorbeeld een kanaal en selecteer aan de linkerkant één of alle facturen. Vervolgens maak je van deze selectie het batchbestand. Na het inlezen bij de bank, kan je de batch bevestigen.
Bank batch limiet overschrijven
Hanteert jouw bank een limiet voor terugbetalingen in bulk? Dan kan je daar bij het maken van de batch rekening mee houden of achteraf de betaalbatch kleiner maken. Hoe je achteraf een betaalbatch terugdraait, leggen we hier uit. We leggen je hier uit hoe je rekening kunt houden met de bank limiet.
Ons advies is om meerdere, kleinere batches te maken. Bij het maken van een batch bestand, tonen we standaard(maximaal) 25 facturen op de pagina. Dit is wellicht erg weinig. Je kan ervoor kiezen om er tot maximaal 500 te tonen. Als je de batch bijvoorbeeld voor maximaal 100 facturen tegelijkertijd maakt, zul je minder snel over de limiet van de bank heengaan. Afhankelijk van de hoogte van de terugbetalingen én de banklimiet, kies je het voor jou gewenste aantal per pagina.