Betalingen

🇬🇧 English translation

Het innen van betalingen behoort tot de kern van de werkzaamheden van jouw vakantiepark. Via Booking Experts loopt dit grotendeels automatisch. Het komt ook voor dat je betalingen wil controleren of dat je handmatig betalingen wil op boeken, bijvoorbeeld als gasten via overboeking of aan de kassa betalen. 

1. Overzicht van alle betalingen
2. Online betaling
3. Betaling op één factuur opboeken
4. Betaling op één reservering opboeken
5. Handmatig meerdere betalingen opboeken in factuuroverzicht
6. Bankbestand: in bulk betalingen inlezen
7. Betaling terugdraaien
8. Betalingen overhevelen


Overzicht van alle betalingen

In het overzicht  Betalingen kun je alle geboekte betalingen terugvinden die door de betaalprovider zijn binnengekomen of handmatig zijn toegevoegd. Deze zijn standaard gefilterd voor het hele jaar, deze kun je vervolgens filteren op kwartaal, maand, dag of voor een afwijkende (specifieke) periode. Verder kun je ook filteren op betaalmethode en medewerker. 

1. Kies in het rechter submenu voor  Betalingen;
2. Filter naar wens op datum/periode, betaalmethode, medewerker en/of grootboekrekening.


Online betaling

Je stuurt je gast naar een online betaling. De eerste betaling gaat vaak direct via de zoek & boek. Bij de overige betaaltermijnen sturen wij de gast e-mails om hem te herinneren aan de betalingen.

Als betalingen via de zoek & boek of betaallink gedaan worden, dan wordt de betaalstatus direct bijgewerkt in Booking Experts. Booking Experts krijgt namelijk een seintje van jouw betaalprovider als via de zoek & boek of onze betaallink betaald wordt. 

Onder aan iedere handmatig verstuurde factuur staat de volgende vermelding: 

€_____ dient voor ____ betaald te worden. Wij verzoeken u online te betalen door app.bookingexperts.nl/pay te bezoeken en de volgende code in te vullen ______.

Deze code is uniek. Aan deze tekst kun je eventueel zelf een voettekst toevoegen.

Wanneer de gast die link volgt, dan kan deze daar de unieke code invoeren om vervolgens de betaling te verrichten.

Hiervoor kunnen dan de ingestelde betaalmethoden van de betaalprovider gebruikt worden.

Betaalt een gast niet via de betaallink, maar bijvoorbeeld contant bij aankomst of via overboeking? Dan zul je zelf de betaling moeten opboeken in Booking Experts. Hoe je dat doet, lees je hieronder. 


Betaling op één factuur opboeken

Je kunt op verschillende manieren een betaling toevoegen op een factuur. Wij leggen hier uit hoe je de betaling op een specifieke factuur toevoegt. 

1. Open de factuur waar je een betaling op wil boeken (bijvoorbeeld door rechts bovenaan te zoeken op het factuurnummer);
2. Klik aan de rechterzijde op   Betaling toevoegen;


3. Geeft het bedrag op, geef aan hoe je de betaling hebt ontvangen, selecteer een kassa, vink aan of de klant een notificatie moet ontvangen van de ontvangen betaling (bijvoorbeeld voor het ontvangen van een betaling middels bankoverschrijving), voeg (indien wenselijk) een notitie toe en voeg de betaling toe.


Betaling op één reservering opboeken

Je kunt op verschillende manieren een betaling toevoegen op een reservering. Wij leggen hier uit hoe je de betaling op een specifieke reservering toevoegt, bijvoorbeeld als de gast bij aankomst betaalt. 

1. Open de reservering (via het dashboard bij de aankomende check-ins of zoek de reservering via het zoekveld rechts bovenaan);
2. Ga onderaan de reservering naar de betreffende factuur; 
3. Kies voor  +Betaling.


Handmatig meerdere betalingen opboeken in factuuroverzicht

Er zijn verschillende methodes om een betaling op een factuur te boeken. Één daarvan is vanuit het overzicht van de verzonden facturen. Je gebruikt deze methode om snel meerdere betalingen op te boeken. 

Volg de onderstaande stappen voor het handmatig opboeken van een betaling op een factuur.

1. Ga naar het tabblad   Financieel;
2. Kies in het rechter submenu voor   Verzonden facturen;
3. Als je met je muis over de facturen zweeft, dan heb je de mogelijkheid om een betaling toe te voegen. Kies   + Betaling bij de factuur waar je een betaling wil opboeken;

4. Geef het bedrag op, geef aan hoe je de betaling hebt ontvangen (geef, indien van toepassing, aan via welke kassa de betaling is ontvangen), vink aan of de klant een notificatie moet ontvangen van de ontvangen betaling (bijvoorbeeld voor het ontvangen van een betaling middels bankoverschrijving) en klik tot slot op  Betaling toevoegen.


Bankbestand: in bulk betalingen inlezen

Heb jij veel overboekingen? Dan wil jij mogelijk banktransacties inlezen in Booking Experts. Betalingen die we op basis van kenmerk of bedrag kunnen matchen zetten we vast klaar. Dit is een module in Booking Experts en staat niet standaard voor elke administratie aan. Wanneer je hier gebruik van wilt maken kun je dit via de chat kenbaar maken aan Support. 

1. Ga naar het tabblad   Financieel;
2. Kies in het rechtersubmenu voor   Banktransacties;
3.  
Upload een banktransactie bestand in het CAMT.053-formaat. (De meeste banken ondersteunen het CAMT.053-formaat naast het verouderde MT940-formaat);

4. Open een betaling door er op te  klikken;

5. Op basis van naam, bedrag of kenmerk wordt een  match gemaakt. Desgewenst kun je een andere factuur hierbij zoeken indien niet de juiste match is gemaakt;


6. Selecteer de  factuur waar je de betaling op wil boeken en kies een betaalmethode;

7. Klik op Opslaan en koppelen om de betaling aan de factuur/facturen te koppelen. Wil je betaling niet koppelen aan een factuur dan kun je klikken op negeer betaling.

Alle gekoppelde betalingen danwel genegeerde betalingen kun je terugvinden bij het tabblad   Afgehandeld.

Een genegeerde betaling kun je weer in gebruik nemen door te klikken op   transactie weer in behandeling nemen.


Betaling terugdraaien

Het kan voorkomen dat er een betaling op een factuur wordt geboekt waarvan achteraf blijkt dat dit een fout was. In zo'n geval wil je de opgeboekte betaling kunnen terugdraaien of terugboeken. In Booking Experts kun je vanuit een factuur of reservering altijd een betaling terugdraaien. 

Online betaling
Bij online betalingen kun je dit doen met het terugdraai symbooltje welke in een reservering kunt vinden in het grijze menu rechts bij  Acties.

Pin of contante betalingen (via kassa) 
Is de betaling via de kassa (pin of contant) gedaan? Dan draai je de betaling terug door de reservering of factuur te openen en te kiezen voor  + Betaling. Je voert dan een - (min) bedrag in en kiest daarbij dezelfde betaalmethode als waarmee de oorspronkelijke betaling gedaan is. 


Betaling overhevelen

Heb je bijvoorbeeld een reservering geannuleerd en wil je een nieuwe reservering maken voor deze gast? En moeten daarbij de betalingen overgeheveld worden van de oude- naar de nieuwe factuur? Dat doe je als volgt. 

1. Annuleer de oude reservering. De annuleringsfactuur kun je op € 0 zetten en daarna verstuur je de factuur handmatig. Zo krijg de gast geen e-mail, maar worden de betalingen wél overgeheveld;2. Er ontstaat dan een teveel betaald bedrag. Kies voor +Betaling;

3. Hier boek je het openstaande bedrag af door - (min) bedrag in te voeren;

Let op: gebruik dezelfde betaalmethode hier als straks met het opboeken op de nieuwe reservering! Zo klopt je administratie. 

4. Ga naar de nieuwe reservering en kies bij de factuur voor +Betaling;

5. Vervolgens kun je de betaling die je negatief hebt geboekt bij stap 1 handmatig op de nieuwe factuur boeken als zijnde een + (plus) betaling.
Let op: kies hier weer dezelfde betaalmethode! 

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.