Salto KS: installatie & opstarten

Salto KS (KaaS: Keys as a Service) is een schaalbare, cloudgebaseerde oplossing voor toegangscontrole die is gebouwd om te voldoen aan de huidige en toekomstige behoeften van bedrijven. Alles wat je nodig hebt is een Salto draadloos slim deurslot, een IQ en een apparaat met een internetverbinding. Jij en je gasten genieten van het gemak van toegang op afstand of deuren ontgrendelen zonder sleutel. Dit alles wordt beheerd vanuit een volledig extern, cloudgebaseerd platform voor slim toegangsbeheer met geavanceerde beveiligingsmaatregelen.

In onze App Store lees je meer over wat Salto KS jou kan bieden.

Hoe installeer je de app?

Als je ingelogd bent in je Booking Experts PMS, ga je in de lichtgroene menubalk naar de App Store. Klik hiervoor op het marktkraam icoontje. Typ 'Salto KS' in de zoekbalk en klik op het juiste resultaat. Je bent nu op de detailpagina van de app. Klik op de groene knop ‘+Installeer’ om de app te installeren.

In het volgende scherm kun je precies zien welke informatie uitgelezen en verstuurd wordt door Salto KS. Onderaan deze pagina ga je je administraties koppelen. Zet het vinkje ‘Toegang’ aan voor elke administratie waarvoor je Salto KS wilt toepassen. Klik dan op ‘Installeer’ om de app te autoriseren en de installatie af te ronden.

Je kunt nu teruggaan naar de Salto KS detailpagina om de app verder in te richten.

Een Salto KS abonnement opzetten

Een actief Salto KS abonnement is nodig om de Booking Experts integratie app goed te laten werken. Neem contact op met Salto om je account in te stellen! Voor de integratie is het ook nodig dat een admin gebruiker inlogt op SaltoKS via een aparte mobiele admin app, beschikbaar in de Google play store en Apple app store. Let op: dit is een aparte app die niet integreert met Booking Experts, alleen voor admin-gebruikers!

App inrichten

Ten eerste moet Salto KS expliciet geautoriseerd worden om toegang te krijgen tot je app. Op de app pagina zijn er verschillende commando's die je kunt gebruiken om de app te beheren. Klik op 'Autoriseer SaltoKS' en je wordt doorgestuurd naar de Salto KS inlogpagina. Nadat je bent ingelogd en toestemming hebt gegeven, is de app geautoriseerd.

Administraties koppelen

Vervolgens moeten je administraties gekoppeld worden met de Salto KS site. Klik bij Commando’s op 'Administratie instellingen' en voeg een nieuwe administratie toe door op de blauwe knop te klikken.

Selecteer de juiste administratie en de bijbehorende Salto KS site. Zodra je de Salto KS site hebt geselecteerd, worden er nog een paar opties getoond:

• Standaard gastrol: Kies de standaard rol die zal worden toegewezen aan gebruikers die in Salto KS zijn aangemaakt.
• Methode voor toegangscontrole: Hier zie je twee checkbox opties en een tijdsbuffer instelling.
• Checkbox Toegangscontrole d.m.v. keytags: door dit vakje aan te vinken wordt de toegangsmethode ingeschakeld die fysieke key tags gebruikt.
• Checkbox Toegangscontrole op afstand d.m.v. online slotenbeheer: als je dit selectievakje inschakelt, wordt de toegangsmethode ingeschakeld waarbij een beveiligde online omgeving wordt gebruikt om deuren op afstand te openen.
• Verzend e-mail voor toegang online slotenbeheer X uur voor check-in: dit bepaalt wanneer je gasten de e-mail met de link voor toegang op afstand voor de tweede toegangsmethode ontvangen. Voer in hoeveel uur voor de check-in tijd van je gasten de link voor toegang op afstand moet worden verzonden.

Hoe werken de toegangscontrolemethoden

Toegangsgroepen

Voor elke bevestigde reservering wordt automatisch een zogenaamde 'toegangsgroep' aangemaakt. Een toegangsgroep bepaalt wanneer welke deuren toegankelijk zijn voor welke personen. Toegang wordt verleend voor de duur van de reservering (van inchecktijd tot uitchecktijd, met 30 minuten extra speling), is geldig voor het slot dat is gekoppeld aan het object in de reservering en is gekoppeld aan de hoofdboeker van de reservering.

Toegangscontrole met keytag

Met deze methode wordt automatisch een fysieke keytag gekoppeld aan de toegangsgroep. De detailpagina van de toegangsgroep (waarover hieronder meer) toont het tagnummer van de toegewezen keytag. Keytags worden willekeurig toegewezen, op voorwaarde dat ze niet al gekoppeld zijn aan een andere overlappende reservering. Er is één keytag per reservering. Als de gasten inchecken, kan de receptiemedewerker het tagnummer controleren en de juiste keytag aan de gast geven.

Toegangscontrole met online slotenbeheer

Bij deze methode ontvangt de hoofdboeker twee e-mails die toegang geven tot een beveiligde online omgeving. Deze omgeving bevat een digitale schakelaar om de deur te vergrendelen en te ontgrendelen. Eén e-mail bevat een link naar de online omgeving, de andere bevat een toegangscode om de gast te verifiëren. Deze code hoeft maar één keer ingevoerd te worden. Bij het kiezen van deze methode stel je in wanneer de gast de e-mails ontvangt.

De parameters van de online omgeving zijn hetzelfde als voor de toegangsgroep: alleen geldig voor de duur van de reservering en alleen voor het bijbehorende slot. De hoofdboeker kan deze toegang delen met andere gasten, maar de geldigheid blijft hetzelfde.

De Salto KS IQ verbinding instellen

Na het toevoegen van de administratie, zie je de administratie overzichtspagina met een sectie getiteld: 'Beschikbare IQ's voor [administratienaam]'. Als je niets ziet in deze sectie, klik dan op de 'IQ's opnieuw laden' knop.

Je ziet nu een lijst met IQ's voor je Salto KS locatie. Deze moeten worden ingesteld met gegevens van je mobiele app voor een goede werking van toegang op afstand voor gasten. Volg voor elke IQ deze stappen:

1. Klik op de knop 'Instellen'.
2. Voer de gegenereerde OTP van de mobiele app en je gebruikers-PIN in.
3. Klik op de knop 'Opslaan'.

Salto KS sloten koppelen aan accommodaties

Vervolgens moet je ervoor zorgen dat de Salto KS sloten gekoppeld zijn aan het juiste object in je BEX PMS.

Klik vanuit de administratiepagina op de blauwe knop 'Koppel Salto KS sloten aan een object'. Hier zie je een lijst met al je objecten met een dropdown ernaast. In de dropdown vind je alle sloten die je bij het instellen van je Salto KS account hebt geregistreerd. Selecteer voor elk object het juiste Salto KS slot uit het dropdown menu. Klik op 'Opslaan' als je klaar bent.

Andere commando's

Vanaf de hoofdpagina van de Salto KS app heb je nu al de commando's 'Autoriseer SaltoKS' en 'Administratie instellingen' gebruikt. Maar er zijn er nog twee.

Lijst met gebeurtenissen

Klik op de knop 'Gebeurtenissen' om een chronologische lijst te zien van alle gebeurtenissen rond alle sloten in alle toegangsgroepen voor je organisatie. Dit zijn registraties van het openen of sluiten van een slot. Om bepaalde gebeurtenissen te vinden, kun je zoeken op het boekingsnummer, de objectnaam, de administratienaam of de Salto KS slotnaam.

Lijst met toegangsgroepen

Klik op de knop 'Toegangsgroepen' om een lijst te zien met alle toegangsgroepen die zijn aangemaakt voor reserveringen. Als je dit scherm voor het eerst opent, zie je misschien nog geen toegangsgroepen in de lijst. Klik gewoon op 'Synchroniseren met BEX' rechtsboven en de pagina wordt bijgewerkt met alle toegangsgroepen voor bevestigde reserveringen van de aankomende 5 dagen. Daarna wordt deze pagina automatisch gesynchroniseerd, waarbij toegangsgroepen worden aangemaakt na bevestiging van een reservering en de details worden bijgewerkt als deze zijn gewijzigd. De toegangsgroep wordt verwijderd na het uitchecken of als de reservering wordt geannuleerd.

Selecteer een van de toegangsgroepen om de details te zien. Deze pagina toont wat identificerende informatie over de reservering en toont de gebeurtenissen die aangeven wanneer het verbonden Salto KS slot werd vergrendeld/ontgrendeld of geweigerd. Geweigerd betekent dat er een poging is gedaan, maar dat het niet lukte.

E-mail voor toegang tot online slotenbeheer opnieuw verzenden vanuit reservering

Zoals te zien is in de afbeelding hierboven, kun je een e-mail voor online toegang naar een specifieke gast sturen vanuit de reserveringspagina. Gebruik deze optie om de e-mails met de link en de toegangscode voor het online slotenbeheer opnieuw te versturen.

🇬🇧 🇩🇪