KABA Toegangssysteem koppeling

In dit support artikel lees je hoe een koppeling met KABA toegangssystemen kan maken in Booking Experts.

1. KABA Toegangssysteem koppeling instellen
2. Kaarttypes aanmaken of bewerken
3. Toegangskaart regels aanmaken, bewerken of verwijderen
4. Automatisch genereren op aankomstdag
5. E-mail of SMS nogmaals naar de gast versturen
6. Deur- of kamernaam instellen bij de accommodatie
7. Wanneer worden de e-mails / SMS berichten verstuurd?
8. Kan ik het SMS bericht wijzigen dat gestuurd wordt?


KABA Toegangssysteem koppeling instellen

Binnen de koppeling met KABA is er één manier waarop gewerkt kan worden:

  • Met digitale deurcodes.

Om de koppeling met het systeem van KABA tot stand te brengen dien je eerst gebruik te kunnen maken van de module ‘toegangscontrole’. Wanneer je organisatie deze module nog niet aan heeft staan, neem dan contact op met support.

  1. Ga naar het tabblad Toegang;
  2. Kies in het rechter submenu voor Toegangssystemen;
  3. Klik op de knop nieuw en kies voor KABA;
  4. Hier word je vervolgens gevraagd om de volgende gegevens in te voeren. Al deze gegevens dien je bij KABA op te vragen:
    1. URL, bijvoorbeeld https://www.kaba-ecode.com/KWWS_WS/KWWSService.asmx;
    2. Loginnaam;
    3. Wachtwoord;
    4. Sitenaam;
  5. Daarnaast dien je aan te geven of je kaarten automatisch wilt genereren;
  6. Vink 'Stuur een SMS-notificatie naar de gast voor aangemaakte deurcodes' aan indien gewenst;
  7. Klik op Toegangssysteem toevoegen om de gegevens op te slaan.

Vervolgens dien je één (of meerdere) kaarttype(s) aan te maken in Booking Experts. Je maakt meerdere kaarttypes aan als je bijvoorbeeld voor elke locatie een apart type wilt gebruiken.


Kaarttypes aanmaken of bewerken

  1. Kies in het rechter submenu voor Kaarttypes;
  2. Klik op de knop nieuw en vul de gegevens in:
    - Naam;
    - Kaarttype;
    - Printtekst;
    - Eventueel een afwijkende aankomst- en vertrektijd;
  3. Klik op Kaarttype toevoegen om de gegevens op te slaan.

Om een kaarttype te bewerken klik je op d e naam van de gewenste kaart.

Na het aanmaken van de kaarten dien je bij de kaarten verschillende regels aan te maken. Hiermee kun je ervoor zorgen dat de kaarten voor alle accommodaties op het juiste moment en wijze gegenereerd worden.


Toegangskaart regels aanmaken, bewerken of verwijderen

  1. Kies in het rechter submenu voor Automatisch genereren;
  2. Klik op de knop Nieuwe kaartregel en vul de gegevens in:
    1. Kies het kaarttype waarvoor je de regel wilt instellen;
    2. Kies de identificatiemethode voor deze regel;
    3. Vink, indien gewenst, Zet alle kaartnummers op één kaart aan om per reservering alle kaartnummers onder één kaart aan te maken;
    4. Kies of de regel toegepast moet worden via kostenposten, indien dit het geval is dien je dit bij de betreffende kostenpost aan te geven;
    5. Kies of de regel toegepast moet worden op alle reserveringen en kies hoevaak deze aangemaakt moet worden:
      1. Per stuk;
      2. Per persoon, kies de gastgroepen waarvoor deze kaart aangemaakt moet worden;
      3. Per verblijf;
      4. Kies of de regel geldt voor alle types, één specifiek type of dat deze geldt voor één specifieke type groep;
    6. Klik op Kaartregel toevoegen om de gegevens op te slaan.

Om een toegangskaart regel te bewerken klik je op de naam van het betreffende kaarttype waarvoor het van toepassing is bij de gewenste regel.

Om een toegangskaart regel te verwijderen klik je op Verwijder bij de gewenste regel.


Automatisch genereren op aankomstdag

Binnen de koppeling met KABA geven wij de mogelijkheid om voor een reservering automatisch toegangskaarten aan te maken. Voor het actief worden van de kaart dient de aankomstdag overeen te komen met de dag van vandaag en dient de reservering bevestigd te zijn.

Wanneer je hiervan gebruik wilt maken dien je dit in te stellen bij het toegangspoortsysteem:

  1. Ga naar het tabblad Toegang;
  2. Kies in het rechter submenu voor Toegangssystemen;
  3. Klik op het toegangssysteem om te bewerken;
  4. Selecteer Toegangskaarten automatisch genereren;
  5. Klik op Toegangssysteem bewaren om de gegevens op te slaan.

E-mail of SMS nogmaals naar de gast versturen

Door omstandigheden kan het zijn dat de gast de e-mail en de SMS met de toegangscode kwijt is. Om deze opnieuw te versturen dien je de volgende stappen te doorlopen:

  1. Ga naar de betreffende reservering;
  2. Klik bij Toegangskaarten op het aantal kaarten;
  3. Klik op het Kaart ID om de kaart te openen;
  4. Klik op Verstuur naar de gast om de e-mail (en indien ingesteld de SMS) nogmaals te versturen.

Om in te kunnen zien welke SMS berichten er verstuurd zijn, kun je je eigen MessageBird account koppelen aan je administratie. Lees hier hoe je dit doet.


Deur- of kamernaam instellen bij de accommodatie

Binnen KABA kan het zijn dat je accommodatienummer van Booking Experts niet overeen komt met het nummer (deurnaam) dat gebruikt wordt binnen KABA. Bij de betreffende accommodatie kun je instellen welk nummer correspondeert met deze accommodatie.

  1. Ga hiervoor naar de betreffende accommodatie;
  2. Klik op Bewerk;
  3. Voer de Deur- of kamernaam in;
  4. Klik op Accommodatie bewaren om de gegevens op te slaan.

Wanneer worden de e-mails / SMS berichten verstuurd?

Een notificatie van de deurcode wordt enkel gestuurd wanneer de gastfactuur volledig voldaan is. Indien dit niet het geval is, zul je als organisatie deze notificatie handmatig naar de gast moeten sturen vanuit de betreffende kaart zoals hier beschreven.

De notificaties worden tussen 08:00 uur en 22:00 uur gestuurd, twee dagen voor aankomst.

Voorbeeld:
Stel er wordt een reservering twee dagen voor aankomst na 22:00 uur gemaakt, dan wordt de SMS één dag voor aankomst tussen 08:00 uur en 22:00 uur verstuurd (Amsterdam-Oost UTC +2). Wanneer een reservering één dag voor aankomst wordt gemaakt, zal ook deze tijd aangehouden worden.

Let op: Een uitzondering hierop zijn Booking.com reserveringen waarvoor een garantie is afgegeven (bij het maken van de boeking). Booking.com heeft namelijk haar werkwijze aangepast en VCC's kunnen alleen gecharged worden na aankomst. Hierdoor is een dergelijke reservering niet betaald voor aankomst, waardoor de code niet verstuurd word. Dit levert problemen op voor contactloze parken, waarbij niemand op locatie was om de gast alsnog toegang te geven. Wanneer een reservering via Booking.com een garantie (VCC) heeft afgegeven én er geen bijgeboekte kosten zijn door de gast, zal de code gestuurd worden.


Kan ik het SMS bericht wijzigen dat gestuurd wordt?

Het is mogelijk om het berichtsjabloon Toegangskaarten: Notificatie van deurcode aan te passen. Dit sjabloon wordt zowel voor de e-mail als voor de SMS gebruikt.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.

Verder nog hulp nodig? Neem contact op Neem contact op