Reservering annuleren

šŸ‡¬šŸ‡§ English translation

Wanneer een reservering wordt geannuleerd, wordt aan de hand van het ingevoerde annuleringsbeleid bepaald of er annuleringskosten in rekening worden gebracht. Je kunt een annulering ook ongedaan maken. 

1. Reservering annuleren
2. Annulering ongedaan maken
3. Foutmelding annulering ongedaan maken
4. Annuleringsfactuur volledig crediteren
5. Bedrag annuleringsfactuur aanpassen
6. Terugbetaling annulering verwerken
7. Annuleringsfactuur opnieuw aanmaken


Reservering annuleren

1. Zoek de reservering via de algemene zoekfunctie;
2. Klik op  Annuleer om de reservering te annuleren; 

Let op: Een uitgecheckte reservering kun je niet annuleren. Je kunt eerst de uitcheck terugdraaien en vervolgens de reservering annuleren;

3. Wanneer de laatste gewone factuur in concept staat, dan wordt deze verwijderd en hoeft er verder niets te ondernomen worden. Is er reeds een factuur verstuurd dan wordt deze factuur automatisch gecrediteerd;
4. Indien er een annuleringsbeleid is ingesteld op basis waarvan de gast annuleringskosten moet betalen, dan wordt automatisch de annuleringsfactuur gemaakt;
5. De factuur kan na controle verstuurd worden;
6. De betalingen worden automatisch overgeheveld en de gast krijgt eventueel een betaallink waarmee hij het restant kan voldoen. Krijgt de gast geld terug? Dan zie je dat ook.  Hieronder leggen we uit hoe je de terugbetaling correct verwerkt, in het hoofdstuk Terugbetaling annulering verwerken. 


Annulering ongedaan maken

Een annulering kun je ongedaan maken waardoor de reservering weer de status Bevestigd krijgt. Er wordt automatisch een nieuwe mutatiefactuur gemaakt.

1. Klik op  Maak annulering ongedaan;
2. Klik vervolgens op  Ok om de wijziging door te voeren; 
3. De annuleringsfactuur is nu gecrediteerd en een nieuwe mutatiefactuur is aangemaakt;
4. Verstuur de factuur om de reservering te bevestigen.  


Foutmelding annulering ongedaan maken

Wil je een annulering ongedaan maken en krijg je een foutmelding? Dat kan kloppen, een annulering kan namelijk niet teruggedraaid worden in het geval er een nieuwe reservering is geplaatst op dezelfde accommodatie voor dezelfde periode.

Natuurlijk hebben we hier een oplossing voor. Kopieer de nieuwe reservering naar een andere accommodatie. Daarna kun je de annulering wel ongedaan maken omdat de accommodatie weer vrij is. 


Annuleringsfactuur volledig crediteren

Wanneer je achteraf besluit geen annuleringskosten in rekening te willen brengen, kan op de volgende manier een reeds verstuurde annuleringsfactuur worden gecrediteerd:

  1. Open de reservering;
  2. Scroll naar beneden en klik onder de annuleringsfactuur op Bekijk factuur;
  3. Vervolgens klik je rechts bovenaan op Maak credit factuur;

Let op: het gaat om onopvallende, lichtgrijze letters.

4. Verstuur de creditfactuur. 

Bedrag annuleringsfactuur aanpassen

Staat er verkeerde annuleringskosten op de factuur en wil je een ander annuleringsbedrag rekenen? Dus niet de volledige factuur crediteren? Hiervoor zijn twee stappen nodig: de oude annuleringsfactuur crediteren en de reservering kopiƫren. Hieronder leggen we precies uit hoe je dat doet.

  1. Open de reservering;
  2. Scroll naar beneden en klik onder de annuleringsfactuur op Bekijk factuur
  3. Vervolgens klik je rechts bovenaan op Maak credit factuur;

Let op: het gaat om onopvallende, lichtgrijze letters.

4. Verstuur de creditfactuur; 
5. Ga terug naar de reservering; 
6. Boek de betaling af met de +Betaling knop;
Let op: voert dus een - (min) bedrag in om het af te boeken en zorg dat je dezelfde betaalmethode gebruikt als zometeen voor het opboeken op de kopie reservering.
7. Klik op  Betaling toevoegen;
8. Ga helemaal naar boven en klik op Kopieer;
9. Scroll naar de factuur en boek de betaling van net op (nu in de plus);

Let op: Gebruik hiervoor dezelfde betaalmethode om verwarring te voorkomen. 
10. Scroll naar boven. en annuleer de reservering;
11. Je hebt nu een nieuwe annuleringsfactuur die je naar wens kunt bewerken. Pas de factuur eerst aan voordat je hem verstuurd. Je kunt namelijk alleen een conceptfactuur bewerken.

Terugbetaling annulering verwerken

Wanneer je een reservering hebt geannuleerd, kan het voorkomen dat je de gast (gedeeltelijk) moet terugbetalen. Je verwerkt dit op twee plaatsen:

1. In Booking Experts - Boek op de factuur een negatieve betaling (min bedrag); 

2. In Molie - Doe de daadwerkelijke terugbetaling. In Mollie kan je een betaling ook gedeeltelijk terugstorten. 

Terugstorten via Mollie


Annuleringsfactuur opnieuw aanmaken

Wanneer een annuleringsfactuur wordt opgemaakt, dan wordt er naar het annuleringsbeleid en de kostenposten gekeken. Wanneer de reservering wordt geannuleerd wordt er een concept creditfactuur en concept annuleringsfactuur opgemaakt. Wanneer er vervolgens een wijziging in het annuleringsbeleid van een kostenpost wordt doorgevoerd, dan wordt deze wijziging niet meegenomen in de concept annuleringsfactuur. De aanpassing van de kostenpost heeft namelijk na die tijd plaatsgevonden. Wanneer je de annuleringsfactuur opnieuw wil opmaken, zodat de kostenpost op de annuleringsfactuur komt te staan:

1. Klik op Bewerk;
2. Klik op  Annuleringsfactuur opnieuw aanmaken.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.