Factuurregels samenvoegen of groeperen op de factuur
Je kunt kostenposten samenvoegen op een factuurregel. Hiermee kun je kostenposten gebundeld weergeven op de factuur aan de gast, maar gescheiden houden in de backoffice.
Bijvoorbeeld:
Alle kostenposten die gekenmerkt zijn als huur samenvoegen tot 1 factuurregel;
Alle verplichte kostenposten samenvoegen tot 1 factuurregel.
Om kostenposten te kunnen samenvoegen op een factuur moet er een nieuwe factuur weergaveregel worden aangemaakt.
Factuur weergaveregels aanmaken
Ga naar het tabblad Financieel en kies voor Factuur weergaveregels. Klik vervolgens op +Nieuwe factuur weergaveregel. Geef de factuur weergaveregel een naam en een omschrijving.
Geef door middel van het aan- of uitzetten van het vinkje aan of je wil dat de gast de inhoud van de factuurregel kan zien bij Toon kosten die onderdeel van deze regel zijn aan de klant.
Daarnaast heb je de mogelijkheid om het vinkje groepeert huur op facturen aan en uit te zetten. Hiermee worden alle kosten welke tellen als huur gegroepeerd op de factuur waardoor de gast niet kan zien welke kostenposten hieronder vallen. Heb je een kortingsactie aangemaakt welke telt als huur? Deze zie je dan ook niet meer terug op de factuur als je dit vinkje aan zet.
Of kosten die onderdeel zijn van deze regel op de factuur getoond worden, wordt ook bepaald door het gebruikte factuursjabloon waarbij je naast deze instelling aangeeft dat factuurregels samengevoegd dienen te worden.
Kostenpost toevoegen aan factuur weergaveregel
Om een kostenpost toe te voegen aan een factuur weergaveregel kan je de volgende stappen volgen. Ga naar het tabblad Inrichting en kies voor Kostenposten. Klik op de gewenste kostenpost en klik op bewerk. Ga vervolgens naar het tabblad Facturatie. Hier kies je voor Gebruik naam van kostenpost voor factuurregel als je de kostenpost op een eigen factuurregel wilt tonen. Wil je de kostenpost samenvoegen op 1 factuurregel? Kies dan voor Voeg samen met andere kostenposten op 1 factuurregel. Kies je factuurregel waar deze kostenpost mee samengevoegd mag worden en sla de wijzigingen op.
Factuur backoffice
In de backoffice zijn de kostenposten die gekoppeld zijn aan een factuur weergaveregel gelabeld. Op deze manier worden ze apart weergegeven, maar is wel duidelijk dat ze aan een factuur weergaveregel gekoppeld zijn.
Factuur gast
De gast ziet alleen de naam van de gebundelde factuur weergaveregel en niet de 'losse' onderdelen zoals wij deze in de backoffice zien.
Zorg er wel voor dat het BTW percentage gelijk is van alle kostenposten, anders valt het niet onder 1 weergaveregel.
Korting niet zichtbaar op gastfactuur
Heb je een korting aangemaakt maar ziet de gast op de factuur niet dat er sprake is van een korting? In dat geval heb je een factuur weergaveregel aangemaakt waarmee je alles wat als 'huur' gekenmerkt is wordt samengevoegd op de factuur. Dit kun je gemakkelijk zien aan het gele balkje in de factuur waar 'Huur' staat. Aangezien korting ook huur is worden deze samengevoegd op de factuur naar de gast en ziet deze alleen het totaalbedrag op de factuur.
Commissie niet zichtbaar op verhuurafrekening
Is de commissie is niet zichtbaar op de verhuurafrekening? Ga dan via het Tandwieltje naar de Sjablonen en vervolgens naar de Factuursjablonen. Klik op het sjabloon welke je wenst aan te passen en klik op bewerk. Vink vervolgens het vinkje Factuurregels samenvoegen uit.