Factuurregels samenvoegen of groeperen op de factuur
Je kunt kostenposten samenvoegen op een factuurregel. Hiermee kun je kostenposten gebundeld weergeven op de factuur aan de gast, maar gescheiden houden in de backoffice.
Bijvoorbeeld:
- Alle kostenposten die gekenmerkt zijn als huur samenvoegen tot 1 factuurregel;
- Alle verplichte kostenposten samenvoegen tot 1 factuurregel.
Om kostenposten te kunnen samenvoegen op een factuur moet er een nieuwe factuur weergaveregel worden aangemaakt.
1. Factuur weergaveregels aanmaken
2. Kostenpost toevoegen aan factuur weergaveregel
3. Factuur backoffice
4. Factuur klant
5. Korting niet zichtbaar op gastfactuur
6. Commissie niet zichtbaar op verhuurafrekening
Factuur weergaveregels aanmaken
1. Ga naar het tabblad Financieel;
2. Kies in het rechter submenu voor Factuur weergaveregels;
3. Klik op Nieuwe factuur weergaveregel;
4. Geef de factuur weergaveregel een naam en een omschrijving;
5. Geef door middel van het aan- of uit zetten van het vinkje aan of je wil dat de gast de inhoud van de factuurregel kan zien bij Toon kosten die onderdeel van deze regel zijn aan de klant;
6. Klik op Factuur weergaveregel toevoegen.
Kostenpost toevoegen aan factuur weergaveregel
Om een kostenpost toe te voegen aan een factuur weergaveregel volg je de onderstaande stappen.
1. Ga naar het tabblad Inrichting;
2. Kies in het rechter submenu voor Kosten;
3. Klik op de gewenste kostenpost. Er kan ook een nieuwe kostenpost aangemaakt worden;
4. Kies Bewerk bij de kostenpost die je wil toevoegen aan een factuur weergaveregel;
. Selecteer bij Onderdeel van factuur weergaveregel de factuur weergaveregel waar je de kostenpost aan wil toevoegen en sla de wijzigingen op.
Factuur backoffice
In de backoffice zijn de kostenposten die gekoppeld zijn aan een factuur weergaveregel gelabeld. Op deze manier worden ze apart weergegeven, maar is wel duidelijk dat ze aan een factuur weergaveregel gekoppeld zijn.
Factuur klant
De klant ziet alleen de naam van de gebundelde factuur weergaveregel en niet de 'losse' onderdelen zoals wij deze in de backoffice zien. Let op: zorg er wel voor da het BTW percentage gelijk is van alle kostenposten, anders valt het niet onder 1 weergaveregel.
Korting niet zichtbaar op gastfactuur
Heb je een korting aangemaakt maar ziet de gast op de factuur niet dat er sprake is van een korting? In dat geval heb je een factuur weergaveregel aangemaakt waarmee je alles wat als 'huur' gekenmerkt is wordt samengevoegd op de factuur. Dit kun je gemakkelijk zien aan het gele balkje in de factuur waar 'Huur' staat. Aangezien korting ook huur is worden deze samengevoegd op de factuur naar de gast en ziet deze alleen het totaalbedrag op de factuur.
Commissie niet zichtbaar op verhuurafrekening
De commissie is niet zichtbaar op de verhuurafrekening. Hoe zorg ik ervoor dat dit wel zichtbaar is?
1. Ga naar de Organisatieinstellingen (tandwieltje rechts bovenaan);
2. Kies in het rechtermenu voor Sjablonen;
3. Kies bovenaan voor Factuursjablonen;
4. Klik achter het gewenste sjabloon op Bewerk;
5. Vink uit: Factuur weergaveregels groeperen.