Verdeel via de vooruitgefactureerde omzet
Het is mogelijk om per grootboekrekening een 'Verdeel via' sleutel in te stellen. Dit houdt in dat de rekening die als 'Verdeel via' sleutel ingezet wordt, als een tussenrekening dient. Hierdoor kunnen financiële boekingen (zoals de omzet) worden gejournaliseerd op de realisatiedatum van de factuur.
Wat is verdelen via de vooruitgefactureerde omzet?
Vooruitgefactureerde omzet is het boeken van inkomsten voordat de dienst (in dit geval de reservering) daadwerkelijk 'geleverd' is aan de gast. Door de grootboekrekening 'Vooruitgefactureerde omzet' te gebruiken als verdeelsleutel, kun je dus zowel je huidige financiële situatie als je verwachte inkomsten in de toekomst laten zien.
Hoe zit dat dan precies?
Door te verdelen via de vooruitgefactureerde omzet stel je de erkenning van de inkomsten voor de geleverde dienst uit zolang die dienst nog niet geleverd is. Dit houdt in dat je de daadwerkelijke erkenning van de inkomsten voor een gemaakte reservering pas boekt op het moment dat gast is uitgecheckt. Tot die tijd worden de verwachte inkomsten op de grootboekrekening 'Vooruitgefactureerde omzet' gezet.
Stap 1: Bij het versturen van de reserveringsfactuur, boek je deze als een debiteurenpost én als een passiefpost onder 'Vooruitgefactureerde omzet'. Deze passiefpost vertegenwoordigt dan als het ware de verplichting om in de toekomst de reservering te 'leveren' aan de gast. Bij de betaling van de factuur wordt de debiteurenpost verminderd en worden liquide middelen (afhankelijk van het soort betaalmethode) verhoogd.
Stap 2: Zodra de reservering aan de gast 'geleverd' is/de gast uitgecheckt is, wordt de vooruitgefactureerde omzet ook daadwerkelijk als omzet erkend. De passiefpost 'Vooruitgefactureerde omzet' wordt dan verminderd, terwijl de daadwerkelijke omzet verhoogd wordt.
Zonder vooruitgefactureerde omzet zou je bij een groeiende omzet een overdreven positief financieel beeld kunnen schetsen, door de vooruitbetalingen als directe inkomsten te boeken. Het lijkt dan alsof je meer verdient dan dat je daadwerkelijk in die periode hebt gerealiseerd.
Wanneer verdelen via de vooruitgefactureerde omzet?
Het is dus handig om de resultaat grootboekrekening, waarbij de omzet nog niet erkend kan worden op de factuurdatum, te verdelen via de vooruitgefactureerde omzet. Dit geldt bijvoorbeeld als je een factuur maakt bij bevestiging/voor de realisatiedatum, terwijl je de omzet boekt op de einddatum van de realisatieperiode.
Verdelen via de vooruitgefactureerde omzet is dus vooral handig als je:
- Factureert bij bevestiging
- Omzet boekt op einddatum van de realisatieperiode
🇬🇧🇩🇪