Eigenaar aanmaken en bewerken
Eigenaren kun je individueel aanmaken of deze kunnen geïmporteerd worden.
Eigenaar aanmaken
Ga naar het tabblad Eigenaren en klik op +Nieuw. Vul de gevraagde velden in.
Zet de eigenaar op Actief als je wilt dat de eigenaar kan inloggen en als je de eigenaar wilt factureren.
Eigenaren importeren
Hiervoor ga je naar het tabblad Eigenaren en klik onderaan de pagina op Importeer.
Vervolgens volg je de stappen voor het importeren. Indien gewenst download je eerst het voorbeeld CSV bestand. Hierin voer je alle informatie van de eigenaren in welke je wilt gaan importeren.
Tip! Let goed op de ingangsdatum van de eigenaren. Houd hier de datum aan waarop je de eerste factuur wilt gaan versturen. Stel je rekent maandelijks met de eigenaren af en de eerste maand die je wilt gaan afrekenen is april. Dan voer je 1 april als ingangsdatum in.
Eigenaar gegevens bewerken
Wil je het gekoppelde e-mailadres van een eigenaar wijzigen? Voeg dan eerst een nieuwe gekoppelde gebruiker toe en ontkoppel dan de gebruiker waarvan je het e-mailadres wilt verwijderen. Het is ook mogelijk om meerdere gekoppelde gebruikers toe te voegen aan een eigenaar. Alle gekoppelde gebruikers hebben dan dezelfde rechten en zullen ook alle e-mails ontvangen.
Wisselen van eigenaar
Het kan zijn dat je midden in het jaar moet wisselen van eigenaar bij een object. Staat de nieuwe eigenaar nog niet in je systeem? Dan maak je eerst een nieuwe eigenaar aan. Vervolgens kan je de nieuwe eigenaar koppelen aan de accommodatie. Hiervoor ga je naar het object waarvan de eigenaar aangepast moet worden. Ga vervolgens naar het tabblad eigenaar. Klik op +Nieuwe afspraak. Deze afspraak laat je ingaan op de datum van de overdracht en selecteer je de eigenaar die je reeds hebt aangemaakt. Doorloop de stappen voor deze eigenaar zoals je het wenst en voeg onderaan de pagina de afspraak toe. Vervolgens zie je terug dat je de nieuwe eigenaar hebt aangemaakt.
Facturen verwerken bij gewijzigde eigenaar
Het kan zijn dat je midden in het jaar een object aan een andere eigenaar verkoopt. Vaak worden de jaarkosten bij de notaris reeds verrekend, hierdoor moet je bij het object een nieuwe afspraak toevoegen vanaf de overdrachtsdatum en de betaling die reeds gedaan is verrekenen.
Wegens reeds gemaakte facturen kan het zijn dat je in dit proces een foutmelding krijgt. In deze foutmelding worden de facturen weergegeven welke deze wijziging tegenhouden.
Om dit alsnog te kunnen doen dien je de volgende stappen te doorlopen. Open de blokkerende factuur/facturen in een nieuw tabblad. Crediteer deze en verstuur deze handmatig. Op de originele periodieke factuur staat nu een bedrag open dat terugbetaald dient te worden. Doe dit niet direct. Voer de afspraak van de nieuwe eigenaar toe vanaf de overdrachtsdatum. Maak tot de overdrachtsdatum een nieuwe periodieke factuur voor de oude eigenaar en verstuur deze handmatig. Dan ontvangt de eigenaar hier geen bericht van. Vervolgens kun je de nieuwe factuur verrekenen met de oude factuur.
Maak vanaf de overdrachtsdatum een nieuwe periodieke factuur voor de nieuwe eigenaar tot het einde van het jaar en verstuur deze naar de nieuwe eigenaar.