Vouchers

🇬🇧 English translation

Een openstaande betaling op een reservering kun je aan de gast terugbetalen als voucher. In dit support artikel leggen we uit hoe dat werkt. 

1. Inleidende video
2. Wat is een voucher?
3. Voucher aanmaken voor reservering
4. Voucher online verzilveren
5. Voucher in de backoffice verzilveren
6. Vouchers importeren
7. Vouchers exporteren
8. Veelgestelde vragen


📹 - Vouchers


Wat is een voucher?

Een voucher is een unieke code die een geldbedrag vertegenwoordigt. De gast kan bij het maken van een nieuwe reservering de unieke code aan jou doorgeven, waardoor hij de waarde van het geldbedrag als korting op de nieuwe reservering ontvangt.

Een overzicht van de vouchers vind je hier:
1. Ga naar het tabblad Reserveringen;
2. Kies in het rechter submenu Vouchers

Standaard tonen we alleen de vouchers met tegoed, maar als je het vinkje Met tegoed uitzet zie je alle vouchers. 

Heb je alle rechten in Booking Experts, dan kun je de vouchers inzien en kun je het e-mailadres aanpassen. Heb je niet alle rechten? Dan zijn de codes onherkenbaar gemaakt om misbruik van de codes door medewerkers tegen te gaan. 

Er zijn twee betaalmethodes voor de vouchers. Namelijk vouchers (voor betalingen door het verzilveren van een voucher) en uitbetaald als vouchers voor tegoed wat op een voucher geplaatst wordt). De betaalmethodes komen terecht op het grootboeknummer 2030 'Vouchers in omloop'. 


Voucher aanmaken voor reservering

Je maakt een voucher aan vanuit de geannuleerde reservering. 

1. Zoek met het zoekveld rechts bovenaan de gewenste reservering;
2. Open de reservering;
3. Verwerk de annulering, maar laat hierbij het juiste bedrag 'openstaan';

4. Rechts bovenaan de reservering zie je dat er een terugbetaling moet worden gedaan en daar vind je ook de mogelijkheid: Voucher uitgifte;

5. Klik op de knop Voucher uitgifte;
6. Je krijgt de mogelijkheid om automatisch een code door Booking Experts te laten genereren of om zelf een code in te voeren;

Let op: Zorg ervoor dat je geen eenvoudige code gebruikt, zoals: Vakantiepark1, Vakantiepark2, Vakantiepark3, etc. Kwaadwillige gasten kunnen dan codes gaan 'raden' en zo gratis reserveringen maken. De codes die Booking Experts maakt, zijn moeilijk te raden en daarom adviseren wij hier gebruik van te maken. Je kunt wel gebruik maken van eigen codes als je deze eerder, buiten Booking Experts, om aangemaakt hebt. 

7. Je kunt een notificatie van de voucher naar de gast sturen. Je vindt de bijgaande e-mail bij de sjablonen onder de Overige administratie instellingen;
8. De voucher wordt onherkenbaar gemaakt na het verzenden van de voucher. Indien je alle rechten hebt, dan kun je deze voucher inzien;
9. Vervolgens kan de gast de voucher inwisselen bij jou. Daarover lees je hieronder meer. 


Voucher online verzilveren

Een gast kan tijdens het maken van een reservering de voucher verzilveren. Als de gast een type gekozen heeft, kan hij vanaf stap 1 in de zoek & boek zijn voucher verzilveren. De gast ziet dan direct de betaalstatus:

  1. Er moet bijbetaald worden - de gast ziet direct welk bedrag hij moet bijbetalen;
  2. De voucher dekt precies de reservering - de gast ziet dat hij niet hoeft bij te betalen en dat de voucher volledig verbruikt is;
  3. Er blijft een openstaand bedrag op de voucher staan - de gast ziet direct welk bedrag nog op de voucher staat.

Let op: geeft de gast aan dat de code ongeldig is? Controleer dan of de gast de hoofdletters correct overneemt bij het invoeren van de voucher. 


Voucher in de backoffice verzilveren

De gast kan de korting verzilveren door de voucher door te geven aan jou. Vervolgens verwerk je de voucher in de backoffice om de korting te berekenen. 

1. Zoek de reservering van de gast op via het zoekveld rechts bovenaan en open deze reservering of maak een nieuwe reservering voor de gast; 
2. Onderaan de reservering bij de factuur vind je de mogelijkheid om de voucher in te wisselen;

3. Klik op de knop Voucher inwisselen
4. Voer de voucher in en klik op Voucher inwisselen;

5. Vervolgens opent de factuur en zie je onderaan dat (een deel) betaald is met de voucher; 

Let op: Is het bedrag van de reservering hoger dan het bedrag van de voucher? Dan moet de gast bijbetalen of het resterende bedrag met een andere voucher aanvullen. Is het bedrag van de reservering lager dan het bedrag van de voucher? Dan blijft het resterende tegoed openstaan. De gast kan dit tegoed verzilveren op een nieuwe reservering. 


Vouchers importeren

Maak jij de overstap naar Booking Experts en neem je vouchers mee uit je oude reserveringssysteem? Dan kan je deze in Booking Experts importeren.

1. Ga naar het tabblad Reserveringen;
2. Kies in het rechtermenu voor Vouchers;
3. Rechts onderaan kun je kiezen voor Importeer;

4. Download het bestand en vul dit bestand in;
5. Vervolgens voeg je het bestand toe en kies je voor Uploaden;
6. De vouchers zijn nu direct te verzilveren door de gast.

 Let op: Zie jij de mogelijkheid niet om te importeren? Dan heb je waarschijnlijk niet de juiste rechten in Booking Experts. Vraag een collega om jou meer rechten toe te kennen. Je moet namelijk alle rechten hebben, enkel het toegangsrecht is niet verplicht om te importeren. 


Vouchers exporteren

Het is mogelijk om de uitgegeven vouchers te exporteren. 

1. Ga naar het tabblad Reserveringen;
2. Klik in het rechter submenu op Vouchers;
3. Klik onderaan de pagina op de knop Exporteer.

In dit export bestand vind je de volgende gegevens:

  • De gemaskeerde voucher code;
  • Het reserveringsnummer waarop de voucher uitgegeven is;
  • Aankomst- en vetrekdatum van de originele reservering;
  • De datum van annuleren;
  • De reden tot annuleren;
  • Het totaal uitgegeven voucher bedrag;
  • Het openstaande voucherbedrag;
  • De naam van de gast;
  • Het e-mail adres van de gast.

Veelgestelde vragen

  • Kan de vouchers ingewisseld worden voor geld of uitbetaald worden aan de horeca? 

    Een voucher kun je niet uitbetalen aan de gast en ook kan het niet verzilverd worden als kassabetaling bij de horeca. Vouchers zijn alleen gemaakt om in te wisselen op reserveringen. 

    Wil je toch een terugbetaling doen aan de gast - bijvoorbeeld een klein openstaand bedrag, wat niet in verhouding staat met de nachtprijs - dan kan je dit verwerken door op de reservering in de backoffice een kostenpost op te boeken die gekoppeld is aan ''geen btw''. Vervolgens kun je dat bedrag handmatig, buiten Booking Experts om, aan de gast betalen. 
  • Kan ik losse vouchers uitgeven als cadeaubon?

    Je kunt nog geen losse vouchers uitgeven. Een voucher maak je nu altijd aan op basis van een betaalde reservering. 
  • Kan ik algemene vouchers aanmaken, bijvoorbeeld van € 100?

    Voucher zijn altijd uniek en gebaseerd op een betaling op een reservering. We willen in de toekomst wel toevoegen dat je zelf vouchers kunt aanmaken, zonder een voorgaande betaling van de gast.

    Wil je nu al een ‘algemene’ voucher of korting met een code maken? Dan kan je een kortingsactie in combinatie met couponcode gebruiken. 
  • Kan een gast bepalen welk deel van de voucher hij wil verzilveren?

    Als je een voucher verzilvert, dan wordt het totale bedrag verrekent. Je kunt hierbij niet zelf bepalen wat je wilt inzetten, bijvoorbeeld € 200,- voor een verblijf in juli en € 300 voor een verblijf in december. Het systeem maakt de voucher zo snel mogelijk 'op'. Maar: blijft er een bedrag openstaan? Dan blijft het openstaande bedrag natuurlijk beschikbaar op de voucher voor een volgende reservering. 

    Wil je één voucher toch verdelen over verschillende nieuwe reserveringen? Dan kun je dit natuurlijk omzeilen door op de reservering eerst een betaling op te boeken, daarna het restant te betalen met de voucher en ten slotte het eerst geboekte bedrag terugdraaien. Zo blijft er tegoed vrij op de voucher en moet de gast het restant bedrag van de eerste reservering betalen. 
  • Hoe lang is een voucher geldig?

    Vouchers zijn onbeperkt geldig. 
  • Ik wil een gast achteraf toch zijn geld teruggeven. Hoe maak ik de voucher ongeldig?

    1.  Eerst maak je de annulering ongedaan, bovenaan de reservering; 
    2. Vervolgens wordt er weer een nieuwe factuur gemaakt. Deze factuur verzend je handmatig. Daarna kan je de factuur opboeken met de vouchercode van de gast;
    3. Vervolgens annuleer je de reservering opnieuw en ipv dat je dan weer een voucher aanmaakt, betaal je de gast terug zoals je dat normaal ook deed.
  • Kan de voucher op een andere locatie van mijn organisatie verzilverd worden? 

    Het is mogelijk om een voucher op een andere locatie van de organisatie te verzilveren. Hiervoor dient een instelling op organisatie niveau aangezet te worden om dit toe te staan.

  • Wanneer wordt de omzet geboekt bij het gebruik van vouchers?

    Bij de nieuwe reservering. De oude reservering wordt namelijk gecrediteerd, dus de voucher omzet valt dan op de nieuwe reservering. Afhankelijk van de instellingen van jouw administratie, is dit vaak de einddatum van de reservering.
Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.

Verder nog hulp nodig? Neem contact op Neem contact op