Vouchers

Een openstaande betaling op een reservering kun je aan de gast terugbetalen als voucher. In dit support artikel leggen we uit hoe dat werkt. 

1. Wat is een voucher?
2. Hoe maak ik een voucher aan?
3. Hoe neem ik een voucher in?
4. Veelgestelde vragen

📹 - Vouchers

Wat is een voucher?

Een voucher is een unieke code die een geldbedrag vertegenwoordigt. De gast kan bij het maken van een nieuwe reservering de unieke code aan jou doorgeven, waardoor hij de waarde van het geldbedrag als korting op de nieuwe reservering ontvangt.

Een overzicht van de vouchers vind je hier:
1. Ga naar het tabblad Reserveringen;
2. Kies in het rechter submenu Vouchers

Standaard tonen we alleen de vouchers met tegoed, maar als je het vinkje Met tegoed uitzet zie je alle vouchers. 

De codes worden onherkenbaar gemaakt om misbruik van de codes door medewerkers tegen te gaan. Je kunt hier wel zoeken op een code als de gast deze code aan jou geeft. 

Er zijn twee betaalmethodes voor de vouchers. Namelijk vouchers (voor betalingen door het verzilveren van een voucher) en uitbetaald als vouchers voor tegoed wat op een voucher geplaatst wordt). De betaalmethodes komen terecht op het grootboeknummer 2030 'Vouchers in omloop'. 

Hoe maak ik een voucher aan? 

Je maakt een voucher aan vanuit de geannuleerde reservering. 

1. Zoek met het zoekveld rechts bovenaan de gewenste reservering;
2. Open de reservering;
3. Verwerk de annulering, maar laat hierbij het juiste bedrag 'openstaan';

4. Rechts bovenaan de reservering zie je dat er een terugbetaling moet worden gedaan en daar vind je ook de mogelijkheid: Voucher uitgifte;

5. Klik op de knop Voucher uitgifte;
6. Je krijgt de mogelijkheid om automatisch een code door Booking Experts te laten genereren of om zelf een code in te voeren;

Let op: Zorg ervoor dat je geen eenvoudige code gebruikt, zoals: Vakantiepark1, Vakantiepark2, Vakantiepark3, etc. Kwaadwillige gasten kunnen dan codes gaan 'raden' en zo gratis reserveringen maken. De codes die Booking Experts maakt, zijn moeilijk te raden en daarom adviseren wij hier gebruik van te maken. Je kunt wel gebruik maken van eigen codes als je deze eerder, buiten Booking Experts, om aangemaakt hebt. 

7. Je kunt een notificatie van de voucher naar de gast sturen. Je vindt de bijgaande e-mail bij de sjablonen onder de Overige administratie instellingen;
8. De voucher wordt onherkenbaar gemaakt na het verzenden van de voucher.

Let op: Het is belangrijk dat de gast de code goed bewaard. Wij verbergen de code zodat er geen misbruik van de codes gemaakt kan worden door medewerkers. 

9. Vervolgens kan de gast de voucher inwisselen bij jou. Daarover lees je hieronder meer. 

Hoe neem ik een voucher in?

De gast kan de korting verzilveren door de voucher door te geven aan jou. Vervolgens verwerk je de voucher in de backoffice om de korting te berekenen. 

Let op: Gasten kunnen dit nu nog niet zelf via de website verwerken. Booking Experts gaat dit op termijn wel ondersteunen. 

1. Zoek de reservering van de gast op via het zoekveld rechts bovenaan en open deze reservering of maak een nieuwe reservering voor de gast;
2. Onderaan de reservering bij de factuur vind je de mogelijkheid om de voucher in te wisselen;

3. Klik op de knop Voucher inwisselen
4. Voer de voucher in en klik op Voucher inwisselen;

5. Vervolgens opent de factuur en zie je onderaan dat (een deel) betaald is met de voucher; 

Let op: Is het bedrag van de reservering hoger dan het bedrag van de voucher? Dan moet de gast bijbetalen of het resterende bedrag met een andere voucher aanvullen. Is het bedrag van de reservering lager dan het bedrag van de voucher? Dan blijft het resterende tegoed openstaan. De gast kan dit tegoed verzilveren op een nieuwe reservering. 

Veelgestelde vragen

  • Kan de vouchers ingewisseld worden voor geld of uitbetaald worden aan de horeca? 

    Een voucher kun je niet uitbetalen aan de gast en ook kan het niet verzilverd worden als kassabetaling bij de horeca. Vouchers zijn alleen gemaakt om in te wisselen op reserveringen. 

    Wil je toch een terugbetaling doen aan de gast - bijvoorbeeld een klein openstaand bedrag, wat niet in verhouding staat met de nachtprijs - dan kan je dit verwerken door op de reservering in de backoffice een kostenpost op te boeken die gekoppeld is aan ''geen btw''. Vervolgens kun je dat bedrag handmatig, buiten Booking Experts om, aan de gast betalen. 
  • Kan ik losse vouchers uitgeven als cadeaubon?

    Je kunt nog geen losse vouchers uitgeven. Een voucher maak je nu altijd aan op basis van een betaalde reservering. 
  • Kan ik algemene vouchers aanmaken, bijvoorbeeld van € 100?

    Voucher zijn altijd uniek en gebaseerd op een betaling op een reservering. We willen in de toekomst wel toevoegen dat je zelf vouchers kunt aanmaken, zonder een voorgaande betaling van de gast.

    Wil je nu al een ‘algemene’ voucher of korting met een code maken? Dan kan je een kortingsactie in combinatie met couponcode gebruiken. 
  • Kan een gast een voucher via de website inleveren?

    Vouchers zijn nog niet via de website in te leveren. Dit volgt later. In verband met het coronavirus hebben we ervoor gezorgd dat we jullie zo snel mogelijk kunnen helpen met een praktische oplossing in de backoffice. We willen op termijn toevoegen dat men zelf de voucher kan inleveren op de website tijdens het maken van een reservering. Als dit mogelijk is, dan zie je dit terug bij de update meldingen. 
  • Kan een gast bepalen welk deel van de voucher hij wil verzilveren?

    Als je een voucher verzilvert, dan wordt het totale bedrag verrekent. Je kunt hierbij niet zelf bepalen wat je wilt inzetten, bijvoorbeeld € 200,- voor een verblijf in juli en € 300 voor een verblijf in december. Het systeem maakt de voucher zo snel mogelijk 'op'. Maar: blijft er een bedrag openstaan? Dan blijft het openstaande bedrag natuurlijk beschikbaar op de voucher voor een volgende reservering. 

    Wil je één voucher toch verdelen over verschillende nieuwe reserveringen? Dan kun je dit natuurlijk omzeilen door op de reservering eerst een betaling op te boeken, daarna het restant te betalen met de voucher en ten slotte het eerst geboekte bedrag terugdraaien. Zo blijft er tegoed vrij op de voucher en moet de gast het restant bedrag van de eerste reservering betalen. 
  • Hoe lang is een voucher geldig?

    Vouchers zijn onbeperkt geldig. 
  • Ik wil een gast achteraf toch zijn geld teruggeven. Hoe maak ik de voucher ongeldig?

    1. Eerst maak je de annulering ongedaan, bovenaan de reservering; 
    2. Vervolgens wordt er weer een nieuwe factuur gemaakt. Deze factuur verzend je handmatig. Daarna kan je de factuur opboeken met de vouchercode van de gast;
    3. Vervolgens annuleer je de reservering opnieuw en ipv dat je dan weer een voucher aanmaakt, betaal je de gast terug zoals je dat normaal ook deed.
  • De vouchercode van de gast werkt niet, maar op basis van de laatste vier cijfers lijkt er wel een tegoed op te staan.

    In dit geval geeft de gast waarschijnlijk een verkeerde code door aan jou. Let hierbij ook op de hoofdletters!

    Je kunt ook zelf testen of de code klopt. Dit doe je als volgt:

    1. Pas het e-mailadres aan van de reservering waarin je de voucher hebt uitgegeven naar je eigen e-mailadres;

       Let op: noteer het e-mailadres van de gast! Anders ben je dit kwijt.   

    2. Verstuur de vouchercode opnieuw;
    3. Je ontvangt nu op je eigen e-mail de code;
    4. Pas het e-mailadres in de reservering weer aan naar het oorspronkelijke e-mailadres van de gast. 

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.

Verder nog hulp nodig? Neem contact op Neem contact op