Vouchers
Een openstaande betaling op een reservering kun je aan de gast terugbetalen als voucher. In dit support artikel leggen we uit hoe dat werkt.
3. Voucher aanmaken voor reservering
5. Voucher in de backoffice verzilveren
8. Standaard geldigheidstermijn instellen
9. Afwijkende geldigheidstermijn of achteraf geldigheidstermijn wijzigen
10. Vouchers op organisatieniveau
📹 - Vouchers
Wat is een voucher?
Een voucher is een unieke code die een geldbedrag vertegenwoordigt. De gast kan bij het maken van een nieuwe reservering de unieke code aan jou doorgeven, waardoor hij de waarde van het geldbedrag als korting op de nieuwe reservering ontvangt.
Een overzicht van de vouchers vind je hier:
1. Ga naar het tabblad Reserveringen;
2. Kies in het rechter submenu Vouchers.
Standaard tonen we alleen de vouchers met tegoed, maar als je het vinkje Met tegoed uitzet zie je alle vouchers.
Er zijn twee betaalmethodes voor de vouchers. Namelijk vouchers (voor betalingen door het verzilveren van een voucher) en uitbetaald als vouchers voor tegoed wat op een voucher geplaatst wordt). De betaalmethodes komen terecht op het grootboeknummer 2030 'Vouchers in omloop'.
Voucher aanmaken voor reservering
Je maakt een voucher aan vanuit de geannuleerde reservering.
1. Zoek met het zoekveld rechts bovenaan de gewenste reservering;
2. Open de reservering;
3. Verwerk de annulering, maar laat hierbij het juiste bedrag 'openstaan';
4. Rechts bovenaan de reservering zie je dat er een terugbetaling moet worden gedaan en daar vind je ook de mogelijkheid: Voucher uitgifte;
5. Klik op de knop Voucher uitgifte;
6. Je krijgt de mogelijkheid om automatisch een code door Booking Experts te laten genereren of om zelf een code in te voeren;
Let op: Zorg ervoor dat je geen eenvoudige code gebruikt, zoals: Vakantiepark1, Vakantiepark2, Vakantiepark3, etc. Kwaadwillige gasten kunnen dan codes gaan 'raden' en zo gratis reserveringen maken. De codes die Booking Experts maakt, zijn moeilijk te raden en daarom adviseren wij hier gebruik van te maken. Je kunt wel gebruik maken van eigen codes als je deze eerder, buiten Booking Experts, om aangemaakt hebt.
7. Je kunt een notificatie van de voucher naar de gast sturen. Je vindt de bijgaande e-mail bij de sjablonen onder de Overige administratie instellingen;
8. De voucher wordt onherkenbaar gemaakt na het verzenden van de voucher. Indien je alle rechten hebt, dan kun je deze voucher inzien;
9. Vervolgens kan de gast de voucher inwisselen bij jou. Daarover lees je hieronder meer.
Voucher online verzilveren
Een gast kan tijdens het maken van een reservering de voucher verzilveren. Als de gast een type gekozen heeft, kan hij vanaf stap 1 in de zoek & boek zijn voucher verzilveren. De gast ziet dan direct de betaalstatus:
- Er moet bijbetaald worden - de gast ziet direct welk bedrag hij moet bijbetalen;
- De voucher dekt precies de reservering - de gast ziet dat hij niet hoeft bij te betalen en dat de voucher volledig verbruikt is;
- Er blijft een openstaand bedrag op de voucher staan - de gast ziet direct welk bedrag nog op de voucher staat.
Let op: geeft de gast aan dat de code ongeldig is? Controleer dan of de gast de hoofdletters correct overneemt bij het invoeren van de voucher.
Voucher in de backoffice verzilveren
De gast kan de korting verzilveren door de voucher door te geven aan jou. Vervolgens verwerk je de voucher in de backoffice om de korting te berekenen.
1. Zoek de reservering van de gast op via het zoekveld rechts bovenaan en open deze reservering of maak een nieuwe reservering voor de gast;
2. Onderaan de reservering bij de factuur vind je de mogelijkheid om de voucher in te wisselen;
3. Klik op de knop Voucher inwisselen;
4. Voer de voucher in en klik op Voucher inwisselen;
5. Vervolgens opent de factuur en zie je onderaan dat (een deel) betaald is met de voucher;
Let op: Is het bedrag van de reservering hoger dan het bedrag van de voucher? Dan moet de gast bijbetalen of het resterende bedrag met een andere voucher aanvullen. Is het bedrag van de reservering lager dan het bedrag van de voucher? Dan blijft het resterende tegoed openstaan. De gast kan dit tegoed verzilveren op een nieuwe reservering.
Vouchers importeren
Maak jij de overstap naar Booking Experts en neem je vouchers mee uit je oude reserveringssysteem? Dan kan je deze in Booking Experts importeren.
1. Ga naar het tabblad Reserveringen;
2. Kies in het rechtermenu voor Vouchers;
3. Rechts onderaan kun je kiezen voor Importeer;
4. Download het bestand en vul dit bestand in;
5. Vervolgens voeg je het bestand toe en kies je voor Uploaden;
6. De vouchers zijn nu direct te verzilveren door de gast.
Let op: Zie jij de mogelijkheid niet om te importeren? Dan heb je waarschijnlijk niet de juiste rechten in Booking Experts. Vraag een collega om jou meer rechten toe te kennen. Je moet namelijk alle rechten hebben, enkel het toegangsrecht is niet verplicht om te importeren.
Vouchers exporteren
Het is mogelijk om de uitgegeven vouchers te exporteren.
1. Ga naar het tabblad Reserveringen;
2. Klik in het rechter submenu op Vouchers;
3. Klik onderaan de pagina op de knop Exporteer.
In dit export bestand vind je de volgende gegevens:
- De gemaskeerde voucher code;
- Het reserveringsnummer waarop de voucher uitgegeven is;
- Aankomst- en vetrekdatum van de originele reservering;
- De datum van annuleren;
- De reden tot annuleren;
- Het totaal uitgegeven voucher bedrag;
- Het openstaande voucherbedrag;
- De naam van de gast;
- Het e-mail adres van de gast.
Standaard geldigheidstermijn instellen
Je stelt op organisatieniveau deze geldigheidstermijn van de voucher in. Uiteraard kan je hier per voucher van afwijken. Je stelt dit als volgt in.
2. Kies voor Overige organisatie instellingen;
3. Stel het aantal dagen na uitgifte in dat de voucher geldig is.
Afwijkende geldigheidstermijn of achteraf geldigheidstermijn wijzigen
2. Kies in het rechtermenu voor Vouchers;
3. Selecteer de vouchers waarvan je datum wil aanpassen;
4. Klik op Bewerken om de selectie aan te passen;
5. Voer de gewenste datum in en klik op Toepassen
Vouchers op organisatieniveau
Op deze pagina kun je de vouchers ook op organisatieniveau gemakkelijk in 1 overzicht terugvinden! Je hoeft dus niet per administratie te zoeken naar de voucher.
Je doet dit als volgt:
1. Ga naar het concern dashboard;
2. Klik in het rechtermenu op ' Vouchers'. Hier zie je alle vouchers van de gehele organisatie. Handig als een gast naar het callcenter belt en je snel de voucher wil inzien.
Je kunt filteren in dit overzicht om bijvoorbeeld maar over twee administraties naar een voucher te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Kan de vouchers ingewisseld worden voor geld of uitbetaald worden aan de horeca?
Een voucher kun je niet uitbetalen aan de gast en ook kan het niet verzilverd worden als kassabetaling bij de horeca. Vouchers zijn alleen gemaakt om in te wisselen op reserveringen.
Wil je toch een terugbetaling doen aan de gast - bijvoorbeeld een klein openstaand bedrag, wat niet in verhouding staat met de nachtprijs - dan kan je dit verwerken door op de reservering in de backoffice een kostenpost op te boeken die gekoppeld is aan ''geen btw''. Vervolgens kun je dat bedrag handmatig, buiten Booking Experts om, aan de gast betalen. - Kan ik algemene vouchers aanmaken, bijvoorbeeld van € 100?
Voucher zijn altijd uniek en gebaseerd op een betaling op een reservering. We willen in de toekomst wel toevoegen dat je zelf vouchers kunt aanmaken, zonder een voorgaande betaling van de gast.
Wil je nu al een ‘algemene’ voucher of korting met een code maken? Dan kan je een kortingsactie in combinatie met couponcode gebruiken. - Kan een gast bepalen welk deel van de voucher hij wil verzilveren?
Als je een voucher verzilvert, dan wordt het totale bedrag verrekent. Je kunt hierbij niet zelf bepalen wat je wilt inzetten, bijvoorbeeld € 200,- voor een verblijf in juli en € 300 voor een verblijf in december. Het systeem maakt de voucher zo snel mogelijk 'op'. Maar: blijft er een bedrag openstaan? Dan blijft het openstaande bedrag natuurlijk beschikbaar op de voucher voor een volgende reservering.
Wil je één voucher toch verdelen over verschillende nieuwe reserveringen? Dan kun je dit natuurlijk omzeilen door op de reservering eerst een betaling op te boeken, daarna het restant te betalen met de voucher en ten slotte het eerst geboekte bedrag terugdraaien. Zo blijft er tegoed vrij op de voucher en moet de gast het restant bedrag van de eerste reservering betalen. - Hoe lang is een voucher geldig?
Vouchers zijn onbeperkt geldig.
- Ik wil een gast achteraf toch zijn geld teruggeven. Hoe maak ik de voucher ongeldig?
Manier 1:
Het is mogelijk om op de betreffende reservering een - betaling te verwerken en op diezelfde reservering vervolgens de voucher op te boeken.
1. Kies voor '+ Betaling' in je factuur en voer het bedrag wat je wilt terugbetalen aan je gast in door middel van een - Betaling;
2. Kies voor de betaalmethode die je hiervoor wilt gebruiken (dezelfde methode als dat je de gast gaat terugbetalen). Voeg de betaling toe;
3. Nu is de betaling niet volledig voldaan, het bedrag van jouw voucher mist nog. Kies voor 'Voucher inwisselen' en vul de betreffende code in.
4. Op deze manier is de betaling voldaan en kun je de gast zijn geld via de eerder gekozen betaalmethode terugbetalen.
Manier 2:
1. Eerst maak je de annulering ongedaan, bovenaan de reservering;
2. Vervolgens wordt de betaalstatus weer teruggezet. Dan markeer je deze al bevestigd. Daarna kan je de factuur opboeken met de vouchercode van de gast;
3. Vervolgens annuleer je de reservering opnieuw en ipv dat je dan weer een voucher aanmaakt, betaal je de gast terug zoals je dat normaal ook deed. - Kan de voucher op een andere locatie van mijn organisatie verzilverd worden?
Het is mogelijk om een voucher op een andere locatie van de organisatie te verzilveren. Hiervoor dient een instelling op organisatie niveau aangezet te worden om dit toe te staan.
1. Navigeer naar het tandwieltje rechts bovenaan;
2. Kies in het rechtermenu voor Overige organisatie instellingen;
3. Zet het vinkje aan en bewaar de wijzigingen.
3. Nu is de betaling niet volledig voldaan, het bedrag van jouw voucher mist nog. Kies voor 'Voucher inwisselen' en vul de betreffende code in.
2. Vervolgens wordt de betaalstatus weer teruggezet. Dan markeer je deze al bevestigd. Daarna kan je de factuur opboeken met de vouchercode van de gast;
- Wanneer wordt de omzet geboekt bij het gebruik van vouchers?
Bij de nieuwe reservering. De oude reservering wordt namelijk gecrediteerd, dus de voucher omzet valt dan op de nieuwe reservering. Afhankelijk van de instellingen van jouw administratie, is dit vaak de einddatum van de reservering. - Krijgt de gast een herinnering voordat de geldigheidstermijn verstrijkt?
Ja, we versturen herinneringsmails naar de gast. Deze worden 180, 90 en 30 dagen voor het verstrijken van de termijn verstuurd.
Let op: dit e-mailsjabloon staat standaard aan! Wil je geen herinneringen versturen? Zorg er dan voor dat je het sjabloon uitzet.
1. Navigeer naar het tandwieltje;
2. Ga in het rechtermenu naar Sjablonen;
3. Zet het schuifje uit bij het sjabloon Voucher herinnering.