Toegang en permissies voor medewerkers

🇬🇧 English translation

Er zijn twee mogelijkheden om permissies toe te kennen aan een medewerker. In dit artikel leggen we uit hoe je een nieuwe medewerker toegang kunt verlenen op administratieniveau en op organisatieniveau, hoe je de permissies van een medewerker kunt aanpassen en de toegang van een medewerker kunt ontzeggen. 

1. Medewerker aanmaken op administratieniveau
2. Medewerker aanmaken op organisatieniveau
3. Permissies
4. Permissies aanpassen van een bestaande medewerker
5. Toegang ontzeggen van een medewerker
6. Laatst ingelogde tijd


Medewerker aanmaken op administratieniveau

Wil je een medewerker alleen toegang geven tot één administratie? Dan leggen wij hieronder uit hoe je dat doet.

Let op: Je hebt alleen toegang tot deze module als je administratie beheerder bent.

1. Klik rechts bovenin op het  Tandwieltje;
2. Kies in het rechter submenu voor  Toegang en permissies. Je bent dan direct op het tabblad Medewerkers;
3. Klik op  + Medewerker toegang geven;

4. Voer het e-mailadres in van de medewerker.  

Let op: Het e-mailadres dat hier ingevuld wordt zal ook gebruikt worden voor het versturen van mails door Booking Experts, zoals bijvoorbeeld de update e-mails en de reactie wanneer er vanuit het systeem een vraag gesteld wordt;

5. De medewerker ontvangt een e-mail met een link waarmee hij het account kan aanmaken door het kiezen van een wachtwoord en vervolgens eventueel zijn/haar profielfoto toe te voegen; 
6. Nadat het mailadres is ingesteld, bepaal je de permissies van deze medewerker en kies je voor  Wijzigingen opslaan. Dit kun je doen door de vinkjes aan- of uit te zetten. Hieronder vind je de uitleg over de rechten.

Let op: Wanneer je meerdere parken hebt en je wilt een medewerker toegang geven tot meerdere administraties, dan kan de organisatie beheerder op organisatieniveau dit doen door voor hem/haar per administratie de permissies in stellen. Logt de medewerker in, dan kan de medewerker tussen de administraties kiezen waar hij/zij toegang tot heeft.  


Nieuwe medewerker aanmaken op organisatieniveau

Wil je dat een medewerker toegang krijg tot alle administraties binnen jouw organisatie? Dan leggen wij hieronder uit hoe je dat doet. 

Let op! Je hebt alleen toegang tot deze module als je een organisatie beheerder bent. Een organisatie beheerder ben je als je de beheerder bent van alle onderliggende parken.

1. Klik rechts bovenin op het  Tandwieltje;
2. Klik vervolgens onder het tab organisatie instellingen op   Medewerkers;

In dit overzicht kun je een nieuwe medewerker toevoegen en gelijk alle rechten toewijzen op organisatieniveau. Moet de medewerker bijvoorbeeld toegang krijgen tot 5 van de 10 administraties? Dan kun je hier snel en gemakkelijk de rechten voor deze medewerker instellen.

3. Klik op de button  + Nieuwe medewerker;

4. Stel het e-mailadres in;
5. Stel de permissies in. Je hebt de mogelijkheid om permissies op organisatieniveau in te stellen. Dit betekent dat je een permissie voor gelijk alle onderliggende administraties instelt. Wil je dit niet? Dan kun je permissies op administratieniveau instellen;

6. Klik op  Medewerker toevoegen.

Op deze manier hoef je niet alle administraties één voor één langs te lopen voor deze medewerker, maar kun je dit in dit overzicht gelijk voor alle onderliggende administraties aanpassen.


Permissies

Per medewerker kun je bepalen welke permissies hij op een park heeft. 

De  Basisrechten staan voor elke medewerker standaard aan. Met dit recht kun je receptie taken uitvoeren, zoals het maken van reserveringen en facturen. 

De overige te bepalen permissies zijn:

1. Support: Geeft de mogelijkheid om on call te zijn (support te bieden) voor een administratie. Jouw supportgegevens zullen dan in de zoek & boek worden getoond.

2.  Manager: Geeft de mogelijkheid om de medewerkers van een administratie, inclusief hun permissies, te beheren. Het is echter niet mogelijk om toegekende permissies op organisatieniveau te overschrijven. Deze permissie vereist alle andere permissies behalve de support permissie. Als je dit recht hebt, heb je ook gelijk onderstaande rechten en kun je alle handelingen in de administratie verrichten.

3.  Receptie uitgebreid: Geeft de mogelijkheid om geavanceerde receptie taken uit te voeren. Hiermee kunnen reserveringen in het verleden aangemaakt worden en beoordelingen ingezien worden. Met dit recht kun je ook gastgegevens, reserveringsgegevens, meterstanden en geblokkeerde periodes exporteren.

4.  Inrichting:  Geeft de mogelijkheid om bepaalde instelling te wijzigen van een administratie, zoals types, prijzen, kostenposten, arrangementen en kortingsacties.

5.  Eigenaren: Geeft de mogelijkheid om alles omtrent eigenaren te beheren en aan te passen, zoals het maken van periodieke facturen en verhuurafrekeningen. Met dit recht kun je eigenaren en standaard periodieke kosten exporteren.

6.  Financieel:  Geeft de mogelijkheid om financiële handelingen uit te voeren in een administratie, zoals het aanpassen van bepaalde bedragen. Met dit recht kun je ook factuurregels, betalingen, kanaalafrekeningen en banktransacties inzien.

7.  Financieel uitgebreid:  Geeft de mogelijkheid om financiële feiten van het verleden aan te passen in een administratie. Het inzien van vouchers valt ook onder deze permissie. Deze permissie vereist de Financieel permissie voor dezelfde administratie. Met dit recht heb je inzage in de saldibalans, de resultatenrekening, grootboekrekeningen, BTW percentages en vouchers. Met dit recht kun je deze gegevens ook exporteren.

8.  Statistieken:  Geeft de mogelijkheid tot inzien van statistieken en financiële overzichten van een administratie. Ook is de koppelfunctie beschikbaar.


Permissies wijzigen van een bestaande medewerker

Wil je een permissie aan- of uitvinken voor een medewerker en dit voor meerdere administraties? Dan kan dat ook in dit overzicht. Je kunt hiervoor de filters gebruiken om je zoekopdracht te verfijnen. 

Door met je muis over de naam van de medewerker te zweven, krijg je als organisatie beheerder de bewerk button te zien. Wanneer je hier op klikt kun je de permissies van de medewerker aanpassen. 


Toegang ontzeggen

Wanneer een medewerker niet meer mag inloggen vanwege bijvoorbeeld beëindiging dienstverband, dan kan je de toegang voor deze medewerker ontzeggen.

1. Ga via het  tandwieltje naar de parkinstellingen;
2. Klik in het rechter submenu op  Toegang en permissies;
3. Zweef met je muis over de regel van de medewerker, zodat je de bewerk knop en toegang ontzeggen knop tevoorschijn ziet komen;
4. Klik vervolgens op  Toegang ontzeggen.

Let op: Indien een medewerker op meerdere parken een inlog heeft, dan kan de organisatie beheerder op organisatieniveau de toegang van deze medewerker ontzeggen. Dit betekent dat de medewerker geen toegang meer heeft tot alle administraties waar hij/zij voorheen kon inloggen.


Laatst ingelogde tijd

De laatst ingelogde tijd gaat over het moment waarop je voor het laatst een geslaagde inlog poging hebt gedaan. Het kan dus zijn dat dit bijvoorbeeld 7 dagen geleden is en dat je nu nog steeds ingelogd bent.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.