Toegang en permissies voor medewerkers
Er zijn twee mogelijkheden om permissies toe te kennen aan een medewerker. Je kan een (nieuwe) medewerker toegang kunt verlenen op administratieniveau en op organisatieniveau.
Medewerker aanmaken op administratieniveau
Wil je een medewerker alleen toegang geven tot één administratie? Dan voeg je de medewerker toe via Toegang en Permissies onder de Administratie Instellingen. Dit doe je door op +Nieuwe medewerker te klikken. Vervolgens voer het e-mailadres van de medewerker in. Om te bepalen welke permissies je de medewerker wilt geven kan je de verschillende permissies aanwijzen om door te lezen wat een permissie precies inhoudt. Zodra de medewerker toegevoegd is ontvangt de medewerker een mail om een wachtwoord aan te maken.
Let op! Je hebt alleen toegang tot deze module als je administratiemanager bent.
Let op: Wanneer je meerdere parken hebt en je wilt een medewerker toegang geven tot meerdere administraties, dan kan de organisatiemanager op organisatieniveau dit doen door voor hem/haar per administratie de permissies in stellen. Logt de medewerker in, dan kan de medewerker tussen de administraties kiezen waar hij/zij toegang toe heeft.
Nieuwe medewerker aanmaken op organisatieniveau
Wil je dat een medewerker toegang krijg tot alle administraties binnen jouw organisatie?
Ga dan naar Medewerkers in de organisatie instellingen.
Om een nieuwe medewerker toe te voegen klik je op +Nieuwe medewerker.
Voer het e-mailadres van de medewerker in. Daarna heb je de keuze om de rechten aan te vinken in de organisatie permissies of in de administratie permissies. Heeft een medewerker toegang tot alle administraties binnen de organisatie dan kan vink je de juiste permissie bij de organisatie permissies aan.
Heeft een medewerker enkel toegang tot enkele administraties binnen de organisatie? Dan vink je enkel de permissies bij de administraties aan waarvoor dit van toepassing is via de administratie permissies.
Op deze manier hoef je niet alle administraties één voor één langs te lopen voor deze medewerker, maar kun je dit in dit overzicht gelijk voor alle onderliggende administraties aanpassen.
Let op! Je hebt alleen toegang tot deze module als je een organisatiemanager bent.
Permissies
Per medewerker kan je bepalen welke permissies toegekend mogen worden.
Toegang
De permissie toegang staat standaard voor iedere medewerker aan. Met deze permissie kun je receptietaken uitvoeren zoals het maken van reserveringen en facturen.
Support
Geeft de mogelijkheid om support te bieden aan gasten via je website. Meer informatie hierover lees je hier.
Receptie uitgebreid
Geeft de mogelijkheid om geavanceerde receptie taken uit te voeren. Hiermee kunnen reserveringen in het verleden aangemaakt worden en beoordelingen ingezien worden. Met dit recht kun je ook gastgegevens, reserveringsgegevens, meterstanden en geblokkeerde periodes exporteren.
Inrichting
Geeft de mogelijkheid om bepaalde instelling te wijzigen van een administratie, zoals types, prijzen, kostenposten, arrangementen en kortingsacties.
Inrichting uitgebreid
Geeft de mogelijkheid om bepaalde instelling te wijzigen van een administratie, zoals types, prijzen, kostenposten, arrangementen en kortingsacties. Daarnaast heb je het recht om de prioriteit van objecten aan te passen.
Eigenaren
Geeft de mogelijkheid om alles omtrent eigenaren te beheren en aan te passen, zoals het maken van periodieke facturen en verhuurafrekeningen. Met dit recht kun je eigenaren en standaard periodieke kosten exporteren.
Financieel
Geeft de mogelijkheid om financiële handelingen uit te voeren in een administratie, zoals het aanpassen van bepaalde bedragen. Met dit recht kun je ook factuurregels, betalingen, kanaalafrekeningen en banktransacties inzien.
Financieel uitgebreid
Geeft de mogelijkheid om financiële feiten van het verleden aan te passen in een administratie. Het inzien van vouchers valt ook onder deze permissie. Deze permissie vereist de Financieel permissie voor dezelfde administratie. Met dit recht heb je inzage in de saldibalans, de resultatenrekening, grootboekrekeningen, BTW percentages en vouchers. Met dit recht kun je deze gegevens ook exporteren.
Statistieken
Geeft de mogelijkheid tot inzien van statistieken en financiële overzichten van een administratie. Ook is de koppelfunctie beschikbaar.
Manager
Geeft de mogelijkheid om de medewerkers van een administratie, inclusief hun permissies, te beheren. Het is echter niet mogelijk om toegekende permissies op organisatieniveau te overschrijven. Deze permissie vereist alle andere permissies behalve de support permissie. Als je dit recht hebt, heb je ook gelijk onderstaande rechten en kun je alle handelingen in de administratie verrichten.
Toegang ontzeggen of verwijderen
Gaat een medewerker uit dienst of wil je de toegang ontzetten dan ga je hiervoor naar Toegang en Permissies. Klik op de desbetreffende medewerker. Vervolgens klik je op Toegang Ontzeggen.
Let op: Indien een medewerker op meerdere parken een inlog heeft, dan kan de organisatie manager op organisatieniveau de toegang van deze medewerker ontzeggen. Dit betekent dat de medewerker geen toegang meer heeft tot alle administraties waar hij/zij voorheen kon inloggen.
Om een medewerker te verwijderen ga je naar Medewerkers op organisatieniveau. Klik op de desbetreffende medewerker en klik vervolgens op verwijder.
Rol overnemen
Het is mogelijk om de rol van een medewerker over te nemen om te kunnen zien wat een medewerker met bepaalde permissies wel of niet kan doen binnen Booking Experts. Ga hiervoor naar Toegang en Permissies op administratieniveau of naar Medewerkers op organisatieniveau. Klik vervolgens op de naam van de medewerker en klik op de knop Rol overnemen.
Accepteren van (nieuwe) rollen
Wanneer een gebruiker een nieuwe rol krijgt toegewezen, denk aan een nieuwe administratie binnen de organisatie, dan zal de gebruiker onderaan de rollenpagina een nieuwe rol kunnen accepteren of afwijzen. De rollenpagina kun je hier vinden.