Exact Online App
In onze App Store is de Exact Online app beschikbaar. Hiermee koppel je je administratie handig met het boekhoudpakket van Exact Online.
Installeren van de applicatie
Om de applicatie te kunnen installeren dien je toegang te hebben tot de App Store, er komt in dit geval een marktkraampje boven in je menubalk van Booking Experts te staan. Hiervoor heb je de rechten van een organisatiemanager nodig. Heb je deze rechten niet? Neem dan contact op met je organisatiemanager. In de App Store kan je in de zoekbalk Exact Online invoeren om de app op te zoeken. Via het filter Categorie kan je uiteraard ook op Boekhouding filteren. Daarna verschijnt de app van Exact Online. Klik de app aan en klik vervolgens op +Installeer.
Vervolgens zie je een overzicht van wat de app allemaal kan inzien in je administratie(s). Kies de administratie(s) waarvoor deze app geïnstalleerd moet worden en klik op Installeer.
Exact Online Autoriseren
Wanneer de app geïnstalleerd is klik je op Terug naar de app om door te gaan. Kies bij de commando's voor Autoriseer Exact Online. Daarna log je in met je Exact Online inloggegevens. Wanneer de connectie is geautoriseerd klik je op OK om door te gaan.
Configuraties
Om de journaalposten naar Exact Online te kunnen sturen dient de administratie gekoppeld te worden.
Let op! Bij instellingen dien je de juiste omgeving te controleren betreffende het land van je Exact Online administratie.
Kies bij de commando's voor Configuraties en klik op +Toevoegen. Selecteer de administratie welke je wilt koppelen en de Exact Online administratie. Daarna klik je op Configuratie toevoegen.
Vervolgens klik je op Bewerken om de configuratie verder in te stellen.
Stel de volgende onderdelen naar wens in. Booking Experts administratie, Exact Online administratie, Memoriaal dagboek, code voor geen BTW, frequentie, startdatum, einddatum, Automatische synchronisatie aan of uit en de vertraging in dagen.
Frequentie: Wij raden je aan om in het begin dagelijks te synchroniseren. Hierdoor kan je sneller opmerken of er fouten ontstaan. Loopt alles goed dan kan je overstappen op maandelijks synchroniseren. Hierdoor is het mogelijk om nog wijzigingen aan te brengen voordat de journaalposten gesynchroniseerd worden. Na het journaliseren dien je eerst de boeking in Exact Online te verwijderen voordat je deze opnieuw kan synchroniseren.
Let op! indien je een einddatum instelt, in combinatie met een vertraging van een x aantal dagen zal je einddatum dus later moeten zijn om de laatste journaalposten te kunnen synchroniseren)
Heb je alles juist ingesteld? Sla de wijzigingen dan op. Indien alle instellingen correct zijn dien je de configuratie te activeren. Hiervoor klik je op de Activeer knop.
Journaalposten uit het verleden alvast synchroniseren
Om bij een nieuw aangemaakte configuratie de journaalposten in het verleden alvast te synchroniseren (zonder te hoeven wachten op de automatische synchronisatie), klik je op Synchroniseer.
Indien er journaalposten zijn, zullen deze zichtbaar worden in het overzicht, je kan deze inzien door op Bekijk te klikken.
Mislukte Journaalposten opnieuw synchroniseren
Het kan voorkomen dat, door verkeerde instellingen, een journaalpost niet gesynchroniseerd kan worden. Ga naar de betreffende configuratie en klik bij de journaalposten op Bekijk.
Indien journaalposten niet gesynchroniseerd konden worden, worden deze in het overzicht weergegeven met bij Gesynchroniseerd op Nee. Klik op de betreffende journaalpost om de foutmelding in te zien.Hier vind je een overzicht van de mislukte regels in de journaalpost.
Na het doen van de nodige aanpassingen kun je de journaalpost opnieuw synchroniseren door op Synchroniseer opnieuw te klikken.
Het is ook mogelijk om alle mislukte journaalposten in 1 keer opnieuw te synchroniseren in het overzicht. Dit kan per jaar. Het systeem update alleen de boekingen die in Exact verwijderd zijn.
Gesynchroniseerde journaalposten opnieuw synchroniseren
Door wijzigingen in het verleden, of een aanpassing in je grootboekrekening structuur, kan het zijn dat de bestaande synchronisaties niet meer overeenkomen met de gegevens in Booking Experts.
Deze aansluiting wil je uiteraard weer herstellen, hiervoor kun je de reeds gedane synchronisaties opnieuw synchroniseren. Ga hiervoor naar de betreffende configuratie, klik bij de journaalposten op Bekijk en klik op de gewenste startdatum.
Let op! Verwijder eerst de betreffende journaalpost in Exact Online voordat je de volgende stap uitvoert en je deze opnieuw synchroniseert.
Klik op Synchroniseer opnieuw om de journaalpost opnieuw te synchroniseren en deze te updaten in Exact Online.
Foutmeldingen
De meest voorkomende foutmeldingen lees je hier.