Exact Online App

🇬🇧 Engelse vertaling

Met de komst van de App Store is de boekhoudkoppeling met Exact Online omgezet naar een applicatie. In dit artikel leggen we uit hoe je deze kan installeren voor je eigen administratie(s).

1. Installeren van de applicatie
2. Administraties koppelen
3. Mislukte Journaalposten opnieuw synchroniseren
4. Gesynchroniseerde journaalposten opnieuw synchroniseren
5. Foutmeldingen


1. Installeren van de applicatie

Om de applicatie te kunnen installeren dien je toegang te hebben tot de App Store, er komt in dit geval een marktkraampje boven in je menubalk van Booking Experts te staan. Indien je dit nog niet hebt, vraag Support om de App Store voor je te activeren.

1. Klik op het icoontje voor de   App Store;
2. Kies vervolgens de  Exact Online;

3. Klik bij de applicatie op   +Installeer;

4. Hier zie je een overzicht van wat de applicatie allemaal kan inzien in je administratie(s);
5. Kies de administratie(s) waarvoor deze applicatie geïnstalleerd moet worden en klik op   Installeer;

6. De app is geautoriseerd. Klik op  OK om door te gaan;

7. Kies bij   Commando's voor Autoriseer Exact Online;

8. Log in met je Exact Online inloggegevens;

9. De connectie is geautoriseerd. Klik op   OK om door te gaan;

De applicatie is succesvol geïnstalleerd! 🎉


2. Administraties koppelen

Om de journaalposten naar Exact Online te kunnen sturen dient de administratie gekoppeld te worden. 
Let op! Bij instellingen dien je de juiste omgeving te controleren betreffende het land van je Exact Online administratie.

1. Kies bij   Commando's voor Configuraties;

2. Klik op + Toevoegen;

3. Kies de administratie die je wilt koppelen en de overeenkomende administratie in Exact Online;
4. Voeg de configuratie toe;

5. Klik op  Bewerken om de configuratie te fine-tunen;

6. Stel de volgende onderdelen naar wens in:

  • Booking Experts administratie;
  • Exact Online administratie;
  • Memoriaal dagboek;
  • Code voor geen BTW;
  • Frequentie;
    • Maandelijks;
    • Dagelijks;
  • Startdatum;
  • Einddatum; (let op! indien je een einddatum instelt, in combinatie met een vertraging van een x aantal dagen zal je einddatum dus later moeten zijn om de laatste journaalposten te kunnen synchroniseren)
  • Automatische synchronisatie aan of uit;
  • Vertraging in dagen.

7. Sla de wijzigingen op;
8. Indien alle instellingen correct zijn dien je de configuratie te  Activeren;

9. Om bij een nieuw aangemaakte configuratie de journaalposten in het verleden alvast te synchroniseren (zonder te hoeven wachten op de automatische synchronisatie), klik je op  Synchroniseer;

10. Indien er journaalposten zijn, zullen deze zichtbaar worden in het overzicht, je kan deze inzien door op  Bekijk te klikken.


3. Mislukte Journaalposten opnieuw synchroniseren

Het kan voorkomen dat, door verkeerde instellingen, een journaalpost niet gesynchroniseerd kan worden. Deze journaalposten worden in het overzicht van punt 10 hierboven weergegeven. Ga naar de betreffende configuratie en klik bij de journaalposten op  Bekijk.

Indien journaalposten niet gesynchroniseerd konden worden, worden deze in het overzicht weergegeven met bij  Gesynchroniseerd op Nee. Klik op de betreffende journaalpost om de foutmelding in te zien.Hier vind je een overzicht van de mislukte regels in de journaalpost.

Na het doen van de nodige aanpassingen kun je de journaalpost opnieuw synchroniseren door op  Synchroniseer opnieuw te klikken.

Het is ook mogelijk om alle mislukte journaalposten in 1 keer opnieuw te synchroniseren in het overzicht. Dit kan per jaar. Hij update alleen de boekingen die in Exact verwijderd zijn.


4. Gesynchroniseerde journaalposten opnieuw synchroniseren

Door wijzigingen in het verleden, of een aanpassing in je grootboekrekening structuur, kan het zijn dat de bestaande synchronisaties niet meer overeenkomen met de gegevens in Booking Experts.

Deze aansluiting wil je uiteraard weer herstellen, hiervoor kun je de reeds gedane synchronisaties opnieuw synchroniseren. 

1. Ga naar de betreffende configuratie;
2. Klik bij de journaalposten op   Bekijk;
3. Klik op de gewenste startdatum;

Let op! Verwijder eerst de betreffende journaalpost in Exact Online voordat je de volgende stap uitvoert en je deze opnieuw synchroniseert. 

4. Klik op  Synchroniseer opnieuw om de journaalpost opnieuw te synchroniseren en deze te updaten in Exact Online.


5. Foutmeldingen

Hieronder staan de meest voorkomende foutmeldingen en oplossingen voor de koppeling met Exact online.

  • Laag (9.0%): Laag (9.0%): Ongeldig: Type (Rekening af te dragen btw) Ongeldig: Type (Rekening te vorderen btw)

De foutmelding betekent dat deze journaalposten niet gesynchroniseerd kunnen worden door de BTW codes. Het type van de rekening in Exact is namelijk niet geldig voor BTW. Dit kun je oplossen door het type in Exact aan te passen.

Bij 'Rekening af te dragen / te vorderen BTW is het trucje is om daar de rekening in te vullen voor het te betalen BTW. Welk nummer je daar gebruikt voor laag of hoog. 

  • Ontbrekend: BTW-code

De BTW-codes die zijn ingesteld in Booking Experts komen niet overeen met de codes die bekend zijn in Exact Online. Je dient de BTW-codes in Booking Experts aan te passen naar de code in Exact Online.

  • Journaalpost van XXXX: Niet toegestaan: Btw-code

Bij Exact Online dient het dagboek ingesteld te zijn op BTW.

  • De grootboekrekening 1000 is nu type ''Cash'' (10)

Dit los je op door in Exact het grootboek op te zoeken en daar het type te wijzigen zodat het een algemene rekening wordt. Soms is het niet mogelijk om een grootboekrekening te wijzigen in Exact, bijvoorbeeld als het gaat om een vaste grootboekrekening/dagboekrekeningen zoals Kas en Bank of als het een grootboekrekeningtype is van een categorie met beperkingen. 

In dat geval maak je in Exact een nieuwe rekening aan, omdat wij tussenrekeneningen gebruiken voor de kas. Denk aan een grootboek ‘kas Booking Experts’ met een eigen nummer. Dan zetten we vanuit Booking Experts alle contanten daarop. We raden aan om hiervoor een apart nummer te gebruiken, zodat je een goed overzicht behoudt. Door de andere nummers zie je direct dat er verschillende instellingen gelden. 

Let op, het nieuwe grootboek moet dus niet van het soort cash zijn, maar een algemene rekening.

  • Journaalpost: 07-07-2020: Geblokkeerd: Grootboekrekening: 85071 - Omzet Cafetaria

Je dient in Exact in te loggen en de grootboekrekening te deblokkeren. Vervolgens kan dit opnieuw gesynchroniseerd worden vanuit Booking Experts.

  • Journaalpost: 09-07-2020: Failed to parse response: { "error":"invalid_grant","error_description":"The user is not active" }

Een gebruiker stelt de autorisatie in; ofwel je geeft Booking Experts als het ware een machtiging om namens de gebruiker boekingen te doen in Exact Online. Als deze gebruiker geen toegang meer heeft tot Exact, wordt ook de koppeling met Booking Experts verbroken. Er moet dan een nieuwe autorisatie gedaan worden, door een gebruiker die nog wel toegang heeft in Exact. 

  • Value": "Forbidden - User division is not within division scope.

Deze foutmelding verhelp je door de Exact Online App opnieuw te autoriseren vanuit Booking Experts. Klik bovenaan Booking Experts op het marktkraampje. Dan navigeer je naar Exact Online en daar klik je op Autoriseer Exact Online. 

  • "Ledger account 'Ongecategoriseerde omzet' has no number and can therefore not be synced. Please update the ledger account in Booking Experts so that it has a number."

Dit betekent dat grootboekrekening 'Ongecategoriseerde omzet' geen nummer heeft en hierdoor niet gesynchroniseerd kan worden. Werk dit grootboeknummer in Booking Experts bij, zodat het een nummer heeft. Vervolgens kun je de journaalpost opnieuw synchroniseren.

  • Ledger account '1300 - Reserveringen' is of a wrong type: '20 - Accounts receivable'

Alle rekeningen die via Booking Experts gebruiken richting Exact moeten van het type ‘algemeen’ zijn. Je kunt er dan voor kiezen om een nieuwe rekening aan te maken in Exact “Debiteuren BE” op bijvoorbeeld het eerste vrije nummer 1301 bijvoorbeeld. Je hoeft dan alleen nog het nummer 1300 in Booking Experts uiteraard even aanpassen naar 1301 uiteraard.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.