ICal koppeling

🇬🇧 English translation

In dit artikel wordt een uitleg gegeven over de werking van de iCal.

1. Beschikbaarheid exporteren
2. Beschikbaarheid importeren
3. ICal blokkering omzetten in een reservering
4. Accepteert afspraken zonder domein
5. AirBnB 'Not available' blokkades uitfilteren
6. Melding geen prijs bij blokkering omzetten naar reservering
7. Synchronisatie frequentie iCal
8. Alleen importeren bij geen conflict
9. ICal blokkade op gegroepeerd type
10. ICal overschrijf periodes niet mogelijk

Je kunt de beschikbaarheid van de accommodatie agenda delen met een andere (externe) agenda. Dit noemen we synchronisatie van de agenda's. De koppeling die dit regelt, heet iCal. Je plakt dan een unieke link van de accommodatie in de externe agenda en je plakt de link van de externe agenda bij de accommodatie in Booking Experts. Elke 15 minuten wordt de synchronisatie door het systeem bijgewerkt. 


Beschikbaarheid exporteren

1. Zoek via het Algemeen Zoekveld de accommodatie waarvan je middels iCal de beschikbaarheid wilt synchroniseren;
2. Selecteer het tabblad iCal;
3. Met deze link kun je de beschikbaarheid Exporteren naar een ander kanaal.


Beschikbaarheid importeren

1. Klik op Voeg een iCal url toe om beschikbaarheid te importeren;

2. Geef het iCal kanaal een Naam;
3. Plak de URL in het venster; 

Indien je een iCal url van 123boeken.nl toevoegt, zorg er dan voor dat je &type=3 aan het einde van de url plaatst. Hiermee worden blokkades per reservering ingeschoten.
Voorbeeld van ontvangen iCal: https://www.123boeken.nl/icalendar/hjgwqr7623874y2gr823tryuge
Voorbeeld van iCal feed na toevoeging: 
https://www.123boeken.nl/icalendar/hjgwqr7623874y2gr823tryuge&type=3

4. Selecteer het Kanaal waar je de reserveringen aan wilt koppelen;

Bij het maken van een iCal zal minstens één domein geslecteerd moeten worden. 

5. Ga naar de accommodatie en klik op het tab iCal;
6. Klik op de iCal;

7. Vink het domein aan en klik op Update iCal channel;

domein

8. Om de import te starten klik op Nu importeren;
9. Als de import gedraaid is dan kun je zien hoeveel periodes er geïmporteerd zijn en of er eventueel conflicten zijn in de bezetting. Om de conflicten te verwerken klik op het nummer van de conflicten;

10. Wanneer er reserveringen voor een conflict zorgen krijg je hier intern bericht van. Deze reserveringen kun je direct aanpassen door in het intern bericht op Oplossen te klikken.

ical_solve
ical solve

iCal blokkering omzetten in een reservering

Een iCal blokkering kun je omzetten in een reservering. Hierdoor kan de reservering in je eigen administratie verwerkt worden. Je voert hierbij zelf de NAW-gegevens van de gast in en maakt een factuur op.
 
1. Klik op de geblokkeerde periode;
2. Kies voor Nieuwe reservering;

3. Om een factuur te maken klik je op Nieuwe factuur;
4. De factuur wordt opgemaakt op basis van de prijzen in Booking Experts. Je kunt de factuur naar wens aanpassen.


Accepteert afspraken zonder domein

Wanneer je beschikbaarheid importeert en exporteert met één of meerdere externe partijen dan kan onderstaande situatie ontstaan wanneer de iCal-kalender feeds (geblokkeerde periodes) importeert en niet splitst per domein. 

In Booking Experts wordt een reservering geplaatst, deze beschikbaarheid wordt via de iCal ge-exporteerd naar een externe partij. Deze partij zet de periode als geblokkeerd in de iCal kalender. Vervolgens wanneer het systeem beschikbaarheid importeert ziet hij deze geblokkeerde periode en haalt hij deze op. Booking Experts krijgt dan een conflict omdat de periode al bezet is, wat correct is omdat het immers dezelfde reservering betreft. Dit is alleen door iCal niet te herkennen als dezelfde reservering. Je krijgt als medewerker van Booking Experts een intern bericht dat er een conflict is ontstaan in de import. Als je dit opent zul je zien dat het om dezelfde reservering gaat en kun je de melding negeren. We kunnen dit alleen niet voorkomen. 

Wanneer je een iCal kalender wilt importeren gaat het systeem er standaard van uit dat de iCal kalender feeds (blokkeringen) bevat waarbij het domein wordt gescheiden. Lukt het niet om een domein te vinden dan krijg je hiervan een melding in het scherm. Je kunt de iCal dan wel gebruiken echter dien je de optie Accepteert afspraken zonder domein aan te vinken met bovenstaande in acht nemend.

Heeft een iCal kalender een gescheiden domein dan zal deze situatie zich niet voordoen, omdat dan alleen de beschikbaarheid dat is aangemaakt door dat domein wordt opgehaald.

Verschillende partijen gebruiken iCal op verschillende manieren. Dit leidt tot verschillende problemen. Een aantal eigenschappen die een iCal feed wel of niet kan hebben:

Domein UID's: Dit betekent dat we de reserveringen van meerdere partijen uit elkaar kunnen houden. Het ontbreken hiervan kan problemen geven bij het importeren van meerdere feeds bij één accommodatie.

Stabiele UID's: Dit betekent dat het uid van één reservering altijd hetzelfde is. Door het ontbreken hiervan kunnen reserveringen niet in eigen de administratie overgenomen worden. Ook veroorzaakt het veel conflicten.

Data: Dit betekent dat de feed data bevat ipv specifieke tijden. Dit heeft geen effect op importeren, maar het kan zijn dat voor een systeem dat datums in de iCal feed heeft onze feed (of elke andere feed met data) niet werkt.

Een voorbeeld van een situatie waarin geen stabiele UID's gebruikt worden:

Periode 01-01 tot 10-01 staat er een reservering in systeem A, deze zou normaal gesproken = UID 1 krijgen.
Periode 11-01 tot 18-01 staat er een reservering in Booking Experts, deze zou normaal gesproken = UID 2 krijgen.
Periode 19-01 tot 22-01 heeft de eigenaar geblokkeerd voor onderhoud, deze zou normaal gesproken = UID 3 krijgen.

Het andere systeem kan hier vervolgens hun eigen ID's aan meegeven, waardoor wij deze niet meer kunnen matchen in het systeem, dit zorgt voor conflicten. Ook kan het andere systeem hier bijvoorbeeld 1 blokkade van maken = ID 4. Wat ook weer voor conflicten zorgt.

Je past vervolgens iets aan in je reservering, deze wordt geannuleerd.

De iCal schiet dit door naar hun systeem. Maar doordat het ID niet overeen komt, verwijderen zij niet de blokkade maar sturen ze deze weer terug. Daarbij kan het ook zijn dat voordat zij het verwerkt hebben, ID 4 uit het voorbeeld van 1 lange blokkade al weer ingeladen is.

De periode wordt weer geblokkeerd (er komt wederom een conflict, want geen van de andere ID's komen overeen met die van 4).

Die blokkade (ID 5) wordt ook weer naar hun systeem gestuurd. Wat resulteert in wederom een volledige blokkade (ID 4).


AirBnB 'Not available' blokkades uitfilteren

Daar AirBnB niet blokkades overeen laat komen met hetgeen door Booking Experts wordt opgestuurd kan het soms voorkomen dat door een iCal feed er blokkades ingeschoten worden onder 'Not available'.

Dit is vervelend daar dit je beschikbaarheid flink kan inperken. Hiervoor kun je een filter toevoegen bij de betreffende iCal feed. Met het filter kun je, blokkades waarbij de notitie gelijk is aan of bepaalde woorden bevat, er voor zorgen dat de blokkade niet geplaatst wordt en je geen intern bericht hiervan krijgt.

1. Ga naar de accommodatie waar je de feed voor wilt aanpassen;
2. Ga naar het tabblad iCal;
3. Klik op de gewenste iCal;
4. Klik op Bewerk om de iCal koppeling te bewerken;

5. Bij Filter kun je bepalen waar het filter aan moet voldoen om deze berichten te negeren;
6. Sla de wijzigingen op.

Nu zul je geen interne berichten meer ontvangen van meldingen waarbij de melding 'not available' bevat.


Melding geen prijs bij blokkering omzetten naar reservering

Bij het omzetten van een blokkering naar een reservering kan je de melding krijgen dat het omzetten niet kan, omdat er geen prijs is bepaald, ondanks dat er wel prijzen zijn ingevoerd.

Als je deze melding krijgt, dan heeft de reservering waarschijnlijk een afwijkende periode ten opzichte van de ingevoerde prijzen. Heb je bijvoorbeeld een weekendprijs van vrijdag tot maandag en een blokkering van vrijdag tot zondag, dan kan Booking Experts geen prijs berekenen voor de periode en dus de reservering niet aanmaken.

Wat je dan kunt doen is tijdelijk een prijsperiode maken die aansluit op de periode waarin de blokkering is gemaakt. Vervolgens zet je de blokkering om naar een reservering en haal je de zojuist aangemaakte prijs weer uit je prijslijst.


Synchronisatie frequentie iCal

Booking Experts stuurt alles rond en haalt alles op via de iCal in maximaal 20 minuten. Bij AirBNB ligt de frequentie lager en gebeurt het maar één keer per uur. Booking Experts heeft geen invloed op de frequentie waarmee AirBNB blokkades verstuurt. 


Alleen importeren bij geen conflict

Aangezien sommige partijen geen domein meegeven in de iCal feed kan dit leiden tot onnodig veel interne berichten over conflicten. In de iCal koppeling kun je nu een vinkje zetten indien je alleen wilt importeren wanneer de imports niet leiden tot een conflict.


iCal blokkade op gegroepeerd type

Als er een iCal blokkade binnenkomt op een gegroepeerd type, dan worden de onderliggende accommodaties niet automatisch geblokkeerd. 

Je wilt voorkomen dat de onderliggende accommodaties boekbaar zijn als het gegroepeerde type gereserveerd wordt. Dit doe je door zelfblokkades op de onderliggende accommodaties te zetten. 

Om je op de hoogte te brengen van een iCal blokkade op een gegroepeerd type sturen we een intern bericht. Dit interne bericht kun je oplossen door voor het gegroepeerde type een reservering te maken: door de reservering worden ook de onderliggende accommodaties geblokkeerd.

De onderliggende accommodaties worden niet automatisch geblokkeerd via de iCal omdat je als organisatie de mogelijkheid wilt hebben om in een bepaalde periode de groep niet aan te bieden maar wel de afzonderlijke accommodaties.

ical gegroepeerd

iCal overschrijf periodes niet mogelijk

Binnen de iCal koppeling kan je conflicten binnenkrijgen. Soms heb je bijvoorbeeld periodes die overlappen. Dit kan zijn doordat een boeking gewijzigd (verlengd) is. In veel gevallen tonen we dan de mogelijkheid om de periodes te overschrijven. Als je ervoor kiest om de periodes te overschijven, dan worden de periodes die overlappen verwijderd. 

Let op: Je kan alleen handmatig aangemaakte periodes overschijven. Handmatig aangemaakt betekent: door jou als organisatie of door de eigenaar aangemaakte periodes. Andere iCal periodes kan je niet overschrijven, want anders wordt dit automatisch opnieuw geïmporteerd via de iCal als de opnieuw iCal synchroniseert.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.

Verder nog hulp nodig? Neem contact op Neem contact op