iCal meldingen
Tijdens het importeren van de iCal blokkades kan het voorkomen dat er conflicten plaatsvinden. Hieronder lichten wij een aantal voorbeelden toe.
Accepteert afspraken zonder domein
Wanneer je beschikbaarheid importeert en exporteert met één of meerdere externe partijen dan kan onderstaande situatie ontstaan wanneer de iCal-kalender feeds (geblokkeerde periodes) importeert en niet splitst per domein.
In Booking Experts wordt een reservering geplaatst, deze beschikbaarheid wordt via de iCal ge-exporteert naar een externe partij. Deze partij zet de periode als geblokkeerd in de iCal kalender. Vervolgens wanneer het systeem beschikbaarheid importeert ziet hij deze geblokkeerde periode en haalt hij deze op. Booking Experts krijgt dan een conflict omdat de periode al bezet is, wat correct is omdat het immers dezelfde reservering betreft. Dit is alleen door iCal niet te herkennen als dezelfde reservering. Je krijgt als medewerker van Booking Experts een receptiebericht dat er een conflict is ontstaan in de import. Als je dit opent zul je zien dat het om dezelfde reservering gaat en kun je de melding negeren. We kunnen dit alleen niet voorkomen.
Wanneer je een iCal kalender wilt importeren gaat het systeem er standaard van uit dat de iCal kalender feeds (blokkeringen) bevat waarbij het domein wordt gescheiden. Lukt het niet om een domein te vinden dan krijg je hiervan een melding in het scherm. Je kunt de iCal dan wel gebruiken echter dien je de optie Accepteert afspraken zonder domein aan te vinken met bovenstaande in acht nemend.
Heeft een iCal kalender een gescheiden domein dan zal deze situatie zich niet voordoen, omdat dan alleen de beschikbaarheid dat is aangemaakt door dat domein wordt opgehaald.
Verschillende partijen gebruiken iCal op verschillende manieren. Dit leidt tot verschillende problemen. Een aantal eigenschappen die een iCal feed wel of niet kan hebben:
Domein UID's:
Dit betekent dat we de reserveringen van meerdere partijen uit elkaar kunnen houden. Het ontbreken hiervan kan problemen geven bij het importeren van meerdere feeds bij één accommodatie.
Stabiele UID's:
Dit betekent dat het uid van één reservering altijd hetzelfde is. Door het ontbreken hiervan kunnen reserveringen niet in eigen de administratie overgenomen worden. Ook veroorzaakt het veel conflicten.
Data:
Dit betekent dat de feed data bevat ipv specifieke tijden. Dit heeft geen effect op importeren, maar het kan zijn dat voor een systeem dat datums in de iCal feed heeft onze feed (of elke andere feed met data) niet werkt.
Een voorbeeld van een situatie waarin geen stabiele UID's gebruikt worden:
Periode 01-01 tot 10-01 staat er een reservering in systeem A, deze zou normaal gesproken = UID 1 krijgen.
Periode 11-01 tot 18-01 staat er een reservering in Booking Experts, deze zou normaal gesproken = UID 2 krijgen.
Periode 19-01 tot 22-01 heeft de eigenaar geblokkeerd voor onderhoud, deze zou normaal gesproken = UID 3 krijgen.
Het andere systeem kan hier vervolgens hun eigen ID's aan meegeven, waardoor wij deze niet meer kunnen matchen in het systeem, dit zorgt voor conflicten. Ook kan het andere systeem hier bijvoorbeeld 1 blokkade van maken = ID 4. Wat ook weer voor conflicten zorgt.
Je past vervolgens iets aan in je reservering, deze wordt geannuleerd.
De iCal schiet dit door naar hun systeem. Maar doordat het ID niet overeen komt, verwijderen zij niet de blokkade maar sturen ze deze weer terug. Daarbij kan het ook zijn dat voordat zij het verwerkt hebben, ID 4 uit het voorbeeld van 1 lange blokkade al weer ingeladen is.
De periode wordt weer geblokkeerd (er komt wederom een conflict, want geen van de andere ID's komen overeen met die van 4).
Melding geen prijs bij blokkering omzetten naar reservering
Bij het omzetten van een blokkering naar een reservering kan je de melding krijgen dat het omzetten niet kan, omdat er geen prijs is bepaald, ondanks dat er wel prijzen zijn ingevoerd.
Als je deze melding krijgt, dan heeft de reservering waarschijnlijk een afwijkende periode ten opzichte van de ingevoerde prijzen. Heb je bijvoorbeeld een weekendprijs van vrijdag tot maandag en een blokkering van vrijdag tot zondag, dan kan Booking Experts geen prijs berekenen voor de periode en dus de reservering niet aanmaken.
Wat je dan kunt doen is tijdelijk een prijsperiode maken die aansluit op de periode waarin de blokkering is gemaakt. Vervolgens zet je de blokkering om naar een reservering en haal je de zojuist aangemaakte prijs weer uit je prijslijst.
Alleen importeren bij geen conflict
Aangezien sommige partijen geen domein meegeven in de iCal feed kan dit leiden tot onnodig veel interne berichten over conflicten. In de iCal koppeling kun je nu een vinkje zetten indien je alleen wilt importeren wanneer de imports niet leiden tot een conflict.
iCal blokkade op clustertype
Als er een iCal blokkade binnenkomt op een clustertype, dan worden de onderliggende objecten niet automatisch geblokkeerd.
Je wilt voorkomen dat de onderliggende objecten boekbaar zijn als het gegroepeerde type gereserveerd wordt. Dit doe je door zelfblokkades op de onderliggende objecten te zetten.
Om je op de hoogte te brengen van een iCal blokkade op een clustertype sturen we een receptie bericht. Dit receptie bericht kun je oplossen door voor het clustertype een reservering te maken: door de reservering worden ook de onderliggende objecten geblokkeerd.
De onderliggende objecten worden niet automatisch geblokkeerd via de iCal omdat je als organisatie de mogelijkheid wilt hebben om in een bepaalde periode de groep niet aan te bieden maar wel de afzonderlijke objecten.
iCal overschrijf periodes niet mogelijk
Binnen de iCal koppeling kan je conflicten binnenkrijgen. Soms heb je bijvoorbeeld periodes die overlappen. Dit kan zijn doordat een boeking gewijzigd (verlengd) is. In veel gevallen tonen we dan de mogelijkheid om de periodes te overschrijven. Als je ervoor kiest om de periodes te overschijven, dan worden de periodes die overlappen verwijderd.
Let op: Je kan alleen handmatig aangemaakte periodes overschijven. Handmatig aangemaakt betekent: door jou als organisatie of door de eigenaar aangemaakte periodes. Andere iCal periodes kan je niet overschrijven, want anders wordt dit automatisch opnieuw geïmporteerd via de iCal als de opnieuw iCal synchroniseert.