Automatische taken

🇬🇧 English translation

In dit support artikel lees je hoe je automatische taken aan kan maken in Booking Experts.

Met automatische taken kun je taken aanmaken die gelden voor reserveringen, kostenposten en standaard periodieke kostenposten. Dubbele automatische taken worden samengebundeld tot één automatische taak die je kunt hergebruiken. Hierdoor blijft het overzicht van de automatische taken inzichtelijk.

1. Reserveringen
2. Toepassing per kostenpost
3. Toepassing voor objecten
4. Automatische taken bewerken/verwijderen
5. Automatische taken zoeken
6. Automatische taken per reservering


Reserveringen

Sommige taken moeten van toepassing zijn op elke reservering, ongeacht de kostenposten die van toepassing zijn op de reservering. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat je werkt met een All-in prijs waarbij je wel een eindschoonmaak taak wilt aanmaken voor elke reservering.

1. Ga naar het tabblad Taken;
2. Kies in het rechter submenu voor Automatische Taken;
3. Kies voor het tabblad voor Reserveringen;
4. Klik op +Nieuw;

5. Voer de informatie over de taak in:

  • Geef een omschrijving aan de taak;
  • Geef aan wanneer de taak moet gebeuren (voor aankomst, bij aankomst, elke dag tussen aankomst en vertrek, op vertrekdatum of met een vaste frequentie);
  • Selecteer de takenlijst waaraan de taak gekoppeld moet worden;
  • Indien gewenst kun je een vaste uitvoerder kiezen;
  • Als de accommodatie geblokkeerd moet worden wanneer de taak niet afgevinkt is, vink dan blokkade aan;
  • Geef het aantal per verblijf, persoon of huisdier aan;
  • Stel per accommodatiesoort in op welke types de automatische taak van toepassing is.

6. Klik op Automatische taak toevoegen.



Toepassing per kostenpost

Om een automatische taak een nieuwe directe toepassing te geven per kostenpost dien je de volgende stappen te doorlopen:

1. Ga naar het tabblad Inrichting;
2. Kies in het rechter submenu voor Kosten;
3. Klik bij op de kostenpost om te bewerken;
4. Kies bij Maak automatisch taken voor de taak die je aan de kostenpost wilt toevoegen;
5. Indien de taak niet bestaat kun je er een toevoegen. Als je de taak aangemaakt hebt, kun je de taak direct terugvinden in de dropdown;
6. Sla de wijzigingen op door de kostenpost te bewaren.


Toepassing voor objecten

Het is mogelijk om een volledige planning te maken voor de algemene ruimten en objecten die niet verhuurd worden. Dit doe je door je algemene ruimtes als faciliteiten aan te maken.

1. Ga naar het tabblad Taken;
2. Kies in het rechter submenu voor Automatische Taken;
3. Kies voor het tabblad voor Objecten;
4. Klik op +Nieuw;

5. Voer de informatie over de taak in:

  • Geef een omschrijving aan de taak;
  • Geef aan op welke datum de taak moet starten;
  • Geef de frequentie aan waarmee de taak ingepland moet worden (Elke x aantal dagen of wanneer er voor x periode geen reservering is geweest op de accommodatie
  • Selecteer de takenlijst waaraan de taak gekoppeld moet worden;
  • Als de accommodatie geblokkeerd moet worden wanneer de taak niet afgevinkt is, vink danblokkade aan;
  • Geef aan voor welke accommodatie(s) de taak geldt;
  • Indien het een taak is die elke x aantal dagen moet plaatsvinden, dan krijg je de mogelijkheid om de faciliteiten te selecteren. Er worden namelijk geen reserveringen geplaatst op faciliteiten waaraan je de taak kunt koppelen.

6. Klik op Automatische taak toevoegen.


Automatische taken bewerken/verwijderen

1. Ga naar het tabblad Taken;
2. Kies in het rechter submenu voor Automatische taken;
3. Klik op de taak die je wilt bewerken of verwijderen;
4. Selecteer Bewerk of Verwijder;
5. Wijzig de gewenste gegevens;
6. Sla de wijzigingen op.


Automatische taken zoeken

Het is mogelijk om te zoeken naar automatische taken middels de zoekbalk. Hierdoor kun je sneller naar een automatische taak zoeken.


Automatische taken per reservering

Bij het openen van de taken van een reservering kun je zien waar deze taken precies aan gekoppeld zijn. Dit kunnen taken zijn die in een kostenpost zijn aangemaakt. Door op een automatische taak te klikken word je doorgestuurd naar de kostenpost.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.