Reserveringstaken
Met reserveringstaken kun je verschillende processen omtrent reserveringen automatiseren. Het BEX PMS zal op basis van deze instellingen automatische taken voor types en kostenposten genereren.
Je kan ook periodieke taken voor objecten, faciliteiten en periodieke kostenposten aanmaken.
Automatische taken aanmaken
Automatische taken voor reserveringen maak je grotendeels aan zoals andere taken. Je kan takenlijsten en uitvoerders toewijzen en aanvinken dat een taak gecontroleerd en gefactureerd moet worden. Er zijn echter enkele extra opties. Je kan bijvoorbeeld het aantal taken per reservering, gast of huisdier specificeren en aangeven wanneer de taak moet worden uitgevoerd. Dit kan bijvoorbeeld een bepaald aantal dagen voor de aankomstdatum zijn of tussen de aankomst- en vertrekdatum. Als je een taak aanmaakt, kies je of deze voor een type of kostenpost geldig is.
Taken voor types
Nadat gasten zijn vertrokken, wil je hun accommodatie schoonmaken. Kies 'Wanneer een type wordt geboekt' onder 'Toepasbaarheid' en dan 'Van toepassing op alle types'. De taak wordt nu automatisch gegenereerd voor elke reservering. Je hoeft dus niet elke keer een aparte taak aan te maken wanneer een accommodatie is geboekt en naderhand schoongemaakt moet worden. Vergeet niet bovenin de takenlijst van de schoonmaakdienst te selecteren, zodat de taak in de juiste takenplanning terecht komt. Op deze manier kan je makkelijk een uitvoerder toewijzen.
Wil je gasten die in een van je luxe huizen verblijven een fles champagne cadeau doen? Je kan namelijk ook specifieke types aangeven onder 'Van toepassing op specifieke types'. Kies dan 1 x per reservering onder 'Hoe vaak moet de taak aangemaakt worden?'.
Taken voor kostenposten
Wanneer gasten bijvoorbeeld de kostenpost 'Fietsverhuur' bij een reservering erbij boeken, kan je een automatische taak creëren om te garanderen dat de fietsen op tijd klaar staan. Kies 'Op de dag van de aankomst' onder 'Wanneer moet de taken uitgevoerd worden?'. Net als bij het aanmaken en bewerken van gewone taken, kan je ervoor kiezen dat de taak het inchecken blokkert indien deze niet is afgerond. Je kan de taak ook aan een specifieke uitvoerder toewijzen, bijvoorbeeld als een van je medewerkers verantwoordelijk is voor de fietsverhuur. Of kies 'Niet standaard toewijzen' als je meer flexibiliteit in de planning van je taken wil behouden.