Eigenaar wisselen op object
Het kan zijn dat je midden in het jaar of op een onverwacht moment een andere eigenaar moet koppelen aan een object. Hiermee zijn ook lopende facturen gemoeid. Hoe pak je dat aan?
Nieuwe eigenaar toevoegen
De eerste stap is ervoor zorgen dat de nieuwe eigenaar juist in je reserveringssysteem staat. Update de gegevens, of maak een nieuwe eigenaar aan.
Nieuwe eigenaar koppelen aan object
Ga naar het betreffende object, en maak een nieuwe afspraak aan. De ingangsdatum van deze afspraak is de overdrachtsdatum tussen de oude en nieuwe eigenaar. De afspraak van de vorige eigenaar verloopt automatisch op de datum dat de nieuwe afspraak ingaat.
Facturen afronden van 'oude' eigenaar
Als het object verkocht wordt, worden de jaarkosten vaak al bij de notaris verrekend. Deze kosten moet je in het PMS ook verrekenen/crediteren. Het kan ook zijn dat je bij het toevoegen van een nieuwe afspraak een foutmelding krijgt, omdat er bij de oude afspraak facturen zijn die de wijziging blokkeren. Deze zul je handmatig moeten verwerken.
Blokkerende facturen crediteren
Open de blokkerende facturen in een nieuw tabblad. Deze ga je crediteren, klik hiervoor op de knop 'Maak creditfactuur'. Deze creditfactuur ga je handmatig versturen. Klik op 'Verstuur factuur' en kies in het daaropvolgende scherm voor 'handmatig versturen', in plaats van per e-mail. Hierdoor krijgt de eigenaar hier geen bericht van.
Je ziet nu in de originele periodieke factuur dat het openstaande bedrag is verrekend met de creditfactuur.
Nieuwe afspraak toevoegen
Omdat de blokkerende facturen nu zijn opgeheven, kun je de nieuwe afspraak van de nieuwe eigenaar op het object toevoegen.
Periodieke kosten splitsen in nieuwe facturen
Sommige periodieke kosten die je zojuist gecrediteerd hebt, wil je echter nog wel betaald zien. Een deel (tot de overdrachtsdatum) moet nog betaald worden door de oude eigenaar, en een deel (vanaf de overdrachtsdatum) moet betaald worden door de nieuwe eigenaar.
Voor de oude eigenaar maak je een nieuwe periodieke factuur, door in diens eigenarenkaart op de drie puntjes achter het juiste object te klikken en te kiezen voor 'Periodieke factuur'. Vervolgens klik je op 'Aangepaste periode', en verander je de einddatum naar de overdrachtsdatum. Ook kun je aanpassen welke periodieke kostenposten je op deze manier wilt verrekenen. Klik dan op 'Maak factuur'. De factuur staat nu in het lijstje 'Conceptfacturen' in de eigenaarkaart, en kan verstuurd worden.
Voor de nieuwe eigenaar maak je op dezelfde manier een nieuwe periodieke factuur, maar hier is de aangepaste periode vanaf de overdrachtsdatum tot aan het einde van het jaar, of een andere datum waarop je jaarlijkse afrekeningen wil versturen.
🇬🇧 🇩🇪