Eigenaar aanmaken en bewerken

In dit support artikel lees je hoe je eigenaren aanmaakt en die informatie vervolgens bewerkt.

Eigenaren kun je individueel aanmaken of meerdere gekoppelde gebruikers toevoegen. Wanneer je voor het eerst met Booking Experts start kun je ook de gegevens van de eigenaren in één keer importeren.


📹 - Eigenaar toevoegen


📹 - Eigenaar of eigenarenafspraak bewerken


Aanmaken eigenaren individueel

1. Ga naar het tabblad Eigenaren;
2. Klik vervolgens op Nieuwe eigenaar;

3. Vul de gevraagde gegevens in;
4. Zet de eigenaar op Actief als je wilt dat de eigenaar kan inloggen en aan de eigenaar wilt factureren.


Eigenaren importeren

1. Ga naar het tabblad Eigenaren;
2. Kies in het rechter submenu voor Eigenaren;
3. Onderin het scherm kun je kiezen voor Importeer;
4. Volg de stappen voor het importeren.

Gegevens van een eigenaar kun je natuurlijk altijd bewerken. Ook kun je een eigenaar archiveren en activeren. Ook kun je eenvoudig documenten uploaden die belangrijk zijn om bij de eigenaar te bewaren zoals een getekend contract.

Wisselen van eigenaar

Het kan zijn dat je midden in het jaar moet wisselen van eigenaar bij een accommodatie. Staat de nieuwe eigenaar nog niet in je systeem? Dan maak je eerst een nieuwe eigenaar aan. We leggen hier uit hoe je dat doet. Vervolgens kan je de nieuwe eigenaar koppelen aan de accommodatie. Dit doe je als volgt:  

1. Ga naar de juiste accommodatie en klik vervolgens op het tabblad  Eigenaar;
2. Vervolgens kies je voor '+ Nieuwe afspraak'. Zie screenshot hieronder.

3. Deze afspraak laat je ingaan op de datum van de overdracht en selecteer je de eigenaar die je reeds hebt aangemaakt;

4. Doorloop de stappen voor deze eigenaar zoals je het wenst en voeg onderaan de pagina de afspraak toe. Vervolgens zie je terug dat je de nieuwe eigenaar hebt aangemaakt.


Facturen verwerken bij gewijzigde eigenaar

Het kan zijn dat je midden in het jaar een accommodatie aan een andere eigenaar verkoopt. Vaak worden de jaarkosten bij de notaris reeds verrekend, hierdoor moet je bij de accommodatie een nieuwe afspraak toevoegen vanaf de overdrachtsdatum en de betaling die reeds gedaan is verrekenen.

Wegens reeds gemaakte facturen kan het zijn dat je in dit proces een foutmelding krijgt. In deze foutmelding worden de facturen weergegeven welke deze wijziging tegenhouden.

Om dit alsnog te kunnen doen dien je de volgende stappen te doorlopen:

1. Open de blokkerende factu(u)r(en) in een nieuw tabblad;
2. Crediteer deze waarna je deze handmatig verstuurt;

3. Op de originele periodieke factuur staat nu een bedrag open dat terugbetaald dient te worden, doe dit niet direct;

4. Voer de afspraak van de nieuwe eigenaar toe vanaf de overdrachtsdatum;

5. Maak, tot de overdrachtsdatum een nieuwe periodieke factuur voor de oude eigenaar en verstuur deze handmatig;

6. Verstuur de nieuwe factuur handmatig; zo ontvangt de eigenaar geen bericht hiervan. Vervolgens kun je de nieuwe factuur verrekenen met de oude factuur;

7. Maak vanaf de overdrachtsdatum een nieuwe periodieke factuur voor de nieuwe eigenaar tot het einde van het jaar en verstuur deze handmatig;
8. Boek een negatieve betaling op de periodieke factuur die je bij stap 2 hebt gecrediteerd, kies hiervoor een betaalmethode naar wens;
9. Dit bedrag dient overeen te komen met het bedrag dat op de periodieke factuur van de nieuwe eigenaar open staat
10. Boek de betaling op deze factuur met dezelfde betaalmethode als bij stap 8 gebruikt;
11. De facturen zijn nu verrekend en de nieuwe eigenaar hoeft niets meer te betalen.

E-mailadres eigenaar wijzigen

Het kan zijn dat je eigenaar een andere e-mailadres heeft en dat je deze dient te wijzigen. Dat is geen probleem, dit doe je als volgt.

1. Ga naar het tabblad  Eigenaren;

2. Kies voor de betreffende eigenaar;

3. Scroll naar beneden en kies voor het potloodje naast de titel Gekoppelde gebruikers;
4. Ontkoppel allereerst de huidige gebruiker;
5. Kies vervolgens voor '+ Koppel een gebruiker' en voeg het nieuwe of andere e-mailadres toe. 

Nu heb je het nieuwe e-mailadres aan een nieuwe gebruiker gekoppeld en toegevoegd. Je eigenaar blijft bestaan en alles staat nu juist ingesteld. Het nieuwe e-mailadres krijgt ook direct een e-mail met de uitnodiging om in te loggen. 


Meerdere eigenaren toevoegen

De bovenstaande handelingen kun je ook gebruiken bij het gebruik van meerdere eigenaren. Op deze manier hoef je niet eerst de huidige gekoppelde gebruiker te verwijderen maar kun je deze laten staan en kun je meerdere gebruikers toevoegen die kunnen inloggen als deze eigenaar. Dit komt vaak voor bij bijvoorbeeld stellen waarbij ze beide graag willen bijhouden hoe het gaat met de accommodatie(s) en bijvoorbeeld facturen en afrekeningen willen inzien.

1. Ga naar het tabblad   Eigenaren;

2. Kies voor de betreffende eigenaar;

3. Scroll naar beneden en kies voor het potloodje naast de titel  Gekoppelde gebruikers;
4. Kies alleen voor '+ Koppel een gebruiker'

Nu heb je het nieuwe e-mailadres aan een nieuwe gebruiker gekoppeld en toegevoegd. Op het nieuwe e-mailadres komt ook direct een e-mail binnen met de uitnodiging om in te loggen. 

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.