Arrangementen

🇬🇧 English translation

In dit artikel wordt uitgelegd hoe arrangementen werken binnen Booking Experts. 

1. 📹  Video - Arrangementen
2. Arrangement - Met vaste totaalprijs
3. Arrangement - Zonder kortingsactie op huur
4. Arrangement - Met kortingsactie op huur
5. Arrangement - Zonder kortingsactie op huur, op organisatie af te rekenen
6. Arrangement - Met vaste periode
7. Arrangementcampagnes
8. Bewerken van een arrangement
9. Verwijderen van een arrangement
10. Volgorde aanpassen van een arrangement
11. Arrangement kopiëren
12. Reserveren in de backoffice
13. Reserveren via de website
14. Statistieken
15. Veelgestelde vragen

In Booking Experts kun je onbeperkt arrangementen aanmaken en deze aanbieden via de website en de Zoek & Boek. Denk bijvoorbeeld aan een paasarrangement en een seizoensarrangement. Bij het maken van een arrangement heb je keuze uit verschillende soorten arrangementen. 


📹 Video - Arrangementen


Arrangement - Met vaste totaalprijs

Het is mogelijk om een arrangement aan te maken en deze voor een vast bedrag aan te bieden aan je bezoekers. Dit noemen we een arrangement met een vaste totaalprijs.

1. Ga naar het tabblad Inrichting; 
2. Kies in het rechter submenu voor Arrangementen;
3. Kies voor Nieuw en selecteer Met vaste totaalprijs;

4. Vul de volgende gegevens van het arrangement in:
- Naam
- Korte omschrijving
- Omschrijving

5. Vink eventueel een van de volgende vinkjes aan: 
- Gast dient expliciet akkoord te gaan met de in de omschrijving genoemde voorwaarden
- Toon kosten die onderdeel van dit arrangement zijn aan de klant
- Annuleringsverzekering, neem mee in de annuleringsverzekering export
- Beschikbaar als upgrade, wat inhoudt dat de gast dit arrangement ook nog kan toevoegen middels de upgrade link

6. Geef het exacte aantal nachten op dat geboekt moet worden voor het arrangement;
7. Selecteer de periode waarin het arrangement geboekt mag worden;
8. Selecteer de periode waarbinnen het arrangement geldig is;

Let op!
Wanneer je bij periode waarin geboekt mag worden altijd selecteert, dan blijft het arrangement altijd op de website zichtbaar, ook als de periode waarin het arrangement geldig is, is verlopen. Als je dus een arrangement aanmaakt voor bijvoorbeeld Pasen, dan dien je een periodegroep aan te maken vanaf vandaag tot Pasen voor de periode waarin geboekt mag worden. Daarnaast dien je een periodegroep Pasen aan te maken voor de verblijfsperiode.

9. Selecteer de kostenposten die meegenomen moeten worden in het arrangement en bepaal de prijs voor de kostenposten;
10. Indien een kostenpost moet worden toegepast als toeslag op de vaste prijs, dan dien je dit hier aan te vinken. Dus, stel je hebt een arrangementsprijs voor 2 personen en je wilt een toeslag voor een derde persoon toevoegen, dan dien je bij de kostenpost voor de derde persoon een vinkje te zetten bij toeslag;

Let op!
Als een kostenpost die onderdeel is van het arrangement, niet staat aangevinkt als ‘toeslag’ en wel voor een bepaald bedrag gerekend wordt, dan zal het systeem deze bedragen van het all-in totaalbedrag afhalen. Wil je dit niet? Dan zul je deze kostenpost in het arrangement op € 0,- moeten instellen. 

Als verplichte kostenposten niet in het arrangement zijn opgenomen, dan zullen deze kostenposten ook van de all-in totaalprijs afgehaald worden. Daarom is het belangrijk dat alle verplichte kostenposten in een arrangement worden opgenomen; evt. met het vinkje van toeslag aan indien dit bovenop de all-in totaalprijs berekend moet worden. 

11. Selecteer een accommodatietype en geef een all-in prijs op;
12. Wil je dit arrangement ook voor andere types gebruiken? Dan kun je hier de andere accommodatietypes selecteren en de prijs per type bepalen;

13. Geef aan op welke reserveringen het arrangement van toepassing is;
14. Selecteer een afbeelding ;
15. Vergeet het arrangement niet op te slaan. 


Arrangement - Zonder kortingsactie op huur

Als je een arrangement maakt zonder korting op de huur, dan wordt er een bundeling aangeboden van kostenposten die gezamenlijk voor één prijs aangeboden worden.

1. Ga naar het tabblad Inrichting; 
2. Kies in het rechter submenu voor Arrangementen;
3. Kies voor Nieuw en selecteer Zonder kortingsactie op huur;

4. Vul de volgende gegevens van het arrangement in:
- Naam
- Korte omschrijving
- Omschrijving

5. Vink eventueel een van de volgende vinkjes aan: 
- Gast dient expliciet akkoord te gaan met de in de omschrijving genoemde voorwaarden
- Toon kosten die onderdeel van dit arrangement zijn aan de klant
- Annuleringsverzekering, neem mee in de annuleringsverzekering export
- Beschikbaar als upgrade, wat inhoudt dat de gast dit arrangement ook nog kan toevoegen middels de upgrade link

6. Je kunt hier gebruik maken een couponcode. Indien gewenst, voer je hier de couponcode in;

7. Kies de periode waarbinnen het arrangement te boeken moet zijn en op welke termijn de reservering moet plaatsvinden;

8. Selecteer de kostenposten die binnen het arrangement meegenomen dienen te worden;

9. Geef aan op welke type(s) het arrangement van toepassing is;
10. Indien gewenst kun je een afbeelding toevoegen. Wanneer je een afbeelding toevoegt, is het arrangement zichtbaar op de website in de tab arrangementen. Wanneer je geen afbeelding invoert, is het arrangement zichtbaar bij de extra's;

11. Vergeet het arrangement niet op te slaan. 


Arrangement - Met kortingsactie op huur

Wanneer je een arrangement maakt met korting op de huur, dan wordt er een bundeling aangeboden van kostenposten die gezamenlijk voor één prijs aangeboden worden. Daarnaast wordt er een korting gegeven op de huur.

1. Ga naar het tabblad Inrichting; 
2. Kies in het rechter submenu voor Arrangementen;
3. Kies voor Nieuw en selecteer Met kortingsactie op huur;

4. Vul de volgende gegevens van het arrangement in:
- Naam
- Korte omschrijving
- Omschrijving

5. Vink eventueel een van de volgende vinkjes aan: 
- Gast dient expliciet akkoord te gaan met de in de omschrijving genoemde voorwaarden
- Toon kosten die onderdeel van dit arrangement zijn aan de klant
- Annuleringsverzekering, neem mee in de annuleringsverzekering export
- Beschikbaar als upgrade, wat inhoudt dat de gast dit arrangement ook nog kan toevoegen middels de upgrade link

6. Kies de periode waarbinnen het arrangement te boeken moet zijn en op welke termijn de reservering moet plaatsvinden;

7. Selecteer de kostenposten die binnen het arrangement meegenomen dienen te worden;

8. Geef aan hoeveel korting er op de huur berekend wordt en bij hoeveel nachten dit arrangement aangeboden mag worden (minimaal en maximaal aantal nachten);

9. Geef aan op welk(e) type(s) het arrangement van toepassing is;

10. Indien gewenst kun je een afbeelding toevoegen. Wanneer je een afbeelding toevoegt, is het arrangement zichtbaar op de website in de tab arrangementen. Wanneer je geen afbeelding invoert, is het arrangement zichtbaar bij de extra's;

11. Vergeet het arrangement niet op te slaan.


Arrangement - Zonder kortingsactie op huur, op organisatie af te rekenen

Wanneer je als park kosten in rekening brengt die bij aankomst worden voldaan, dan kun je het arrangement maken zonder kortingsactie op huur, op organisatie af te rekenen. Het aanmaken van het arrangement geschied op dezelfde wijze als het arrangement'Zonder kortingsactie op huur', alleen worden deze kosten dus niet direct in rekening gebracht.

1. Ga naar het tabblad Inrichting; 
2. Kies in het rechter submenu voor Arrangementen;
3. Kies voor Nieuw en selecteer Zonder kortingsactie op huur, op organisatie af te rekenen;

4. Vul de volgende gegevens van het arrangement in:
- Naam
- Korte omschrijving
- Omschrijving

5. Vink eventueel een van de volgende vinkjes aan: 
- Gast dient expliciet akkoord te gaan met de in de omschrijving genoemde voorwaarden
- Toon kosten die onderdeel van dit arrangement zijn aan de klant
- Annuleringsverzekering, neem mee in de annuleringsverzekering export
- Beschikbaar als upgrade, wat inhoudt dat de gast dit arrangement ook nog kan toevoegen middels de upgrade link

6. Indien je het arrangement wilt koppelen aan een coupon, dan voer je dat hier in;

7. Kies de periode waarbinnen het arrangement te boeken moet zijn en op welke termijn de reservering moet plaatsvinden;

8. Selecteer de kostenposten die in het arrangement meegenomen worden;

9. Geef aan op welk(e) type(s) dit arrangement van toepassing is;
10. Indien gewenst kun je een afbeelding toevoegen. Wanneer je een afbeelding toevoegt, is het arrangement zichtbaar op de website in de tab arrangementen. Wanneer je geen afbeelding invoert, is het arrangement zichtbaar bij de extra's;

11. Vergeet het arrangement niet op te slaan. 


Arrangement - Met vaste periode

Het is mogelijk om een arrangement aan te maken met een vaste periode. Je geeft hierbij een start- en een einddatum op. Dit arrangement kun je bijvoorbeeld gebruiken om seizoensplekken via de zoek en boek aan te bieden of voor andere vormen van lang verhuur. 

1. Ga naar het tabblad Inrichting; 
2. Kies in het rechter submenu voor Arrangementen;
3. Kies voor Nieuw en selecteer Met vaste periode;

4. Vul de volgende gegevens van het arrangement in:
- Naam
- Korte omschrijving
- Omschrijving

5. Vink eventueel een van de volgende vinkjes aan: 
- Gast dient expliciet akkoord te gaan met de in de omschrijving genoemde voorwaarden
- Toon kosten die onderdeel van dit arrangement zijn aan de klant
- Annuleringsverzekering, neem mee in de annuleringsverzekering export
- Beschikbaar als upgrade, wat inhoudt dat de gast dit arrangement ook nog kan toevoegen middels de upgrade link

6. Selecteer de periode waarin het arrangement geboekt mag worden;
7. Geef een vaste aankomst- en vertrekdatum op waarvoor het arrangement te boeken is;

Let op!
Wanneer je bij periode waarin geboekt mag worden altijd selecteert dan blijft het arrangement altijd op de website zichtbaar, ook als de periode waarin het arrangement geldig is is verlopen. Als je dus een arrangement aanmaakt voor bijvoorbeeld het voorseizoen dan dien je een periode groep aan te maken vanaf vandaag tot start voorseizoen voor de periode waarin geboekt mag worden.

8. Selecteer de kostenposten die meegenomen worden in het arrangement en bepaal de prijs waarvoor je dit in het arrangement wilt aanbieden. Vink eventueel aan of je wilt dat deze kostenpost als toeslag berekend wordt door het vinkje bij Toeslag aan te zetten;

Let op! 
Als een kostenpost die onderdeel is van het arrangement, niet staat aangevinkt als ‘toeslag’ en wel voor een bepaald bedrag gerekend wordt, dan zal het systeem deze bedragen van het all-in totaalbedrag afhalen. Wil je dit niet? Dan zul je deze kostenpost in het arrangement op € 0,- moeten instellen. 

Als er verplichte kostenposten niet in het arrangement zijn opgenomen, dan zullen deze kostenposten ook van de all-in totaalprijs afgehaald worden. Daarom is het belangrijk dat alle verplichte kostenposten in een arrangement worden opgenomen; evt. met het vinkje van toeslag aan indien dit bovenop de all-in totaalprijs berekend moet worden. 

9. Selecteer een accommodatietype en geef een all-in prijs op;

10. Wil je dit arrangement ook voor andere types gebruiken? Dan kun je hier de andere accommodatietypes selecteren en de prijs per type bepalen;
11. Indien gewenst kun je een afbeelding toevoegen. Wanneer je een afbeelding toevoegt, is het arrangement zichtbaar op de website in de tab arrangementen. Wanneer je geen afbeelding invoert, is het arrangement zichtbaar bij de extra's;

12. Vergeet het arrangement niet op te slaan.


Arrangementcampagnes

Als je meerdere arrangementen wil bundelen, dan kan je dat doen via een arrangementcampagne. In de zoek & boek wordt dan maar één arrangementnaam getoond en daaronder vallen automatisch de losse arrangementen. Handig als je bijvoorbeeld een zomerarrangement voor verschillende periodes wil maken. In plaats van meerdere keren wordt deze maar één keer op de website getoond. 

1. Ga naar het tabblad Inrichting;
2. Klik in het rechtermenu op Arrangementcampagnes;
3. Voer de naam en omschrijving in;
4. Voeg een afbeelding toe (anders wordt het niet getoond op de website);
5. Selecteer de arrangementen die je wil bundelen;
6. Klik op Arrangementcampagne toevoegen

De arrangementcampagne is aangemaakt in Booking Experts. Door middel van de volgende stappen licht je hem uit op de website:

1. Ga naar de gewenste pagina in ParkCMS;
2. Voeg de widget Lijst van arrangementcampagnes toe;
3. Kies het aantal arrangementcampagnes dat je wil tonen en over hoeveel kolommen ze verdeeld moeten worden;
4. Klik op Opslaan.

De arrangementcampagne wordt nu uitgelicht op de pagina.


Bewerken van een arrangement

1. Ga naar het tabblad  Inrichting; 
2. Kies in het rechter submenu voor  Arrangementen;
3. Klik op het gewenste arrangement om te bewerken;
4. Pas de gegevens aan en sla de wijzigingen op.


Verwijderen van een arrangement

1. Ga naar het tabblad  Inrichting; 
2. Kies in het rechter submenu voor  Arrangementen;
3. Klik op het gewenste arrangement om te verwijderen.


Volgorde aanpassen van een arrangement

De volgorde waarin de arrangementen en kortingsacties worden weergegeven op de frontoffice kun je zelf bepalen door deze te verslepen naar de gewenste positie.

1. Ga naar het tabblad  Inrichting;
2. Kies in het rechter submenu voor  Arrangementen;
3. Standaard staat er geen accommodatiesoort gekozen;
4. Pas de volgorde aan;
5. De arrangementen zullen in de zoek en boek ook zo naar voren komen.


Arrangement kopiëren

Wanneer je dit jaar een arrangement hebt aangemaakt die je volgend jaar ook wilt aanbieden, dan is het mogelijk dit arrangement te kopiëren. Nadat je het arrangement hebt gekopieerd zal het het systeem hetzelfde arrangement klaarzetten. Hierin kunnen nog wijzigen in gedaan worden. 

1. Ga naar  Inrichting;
2. Klik ik in het rechter submenu op  Arrangementen;
3. Klik op het arrangement die je wilt kopiëren;

4. Klik op de button  Kopieer;

5. Breng indien nodig wijzigingen in het gekopieerde arrangement aan;
6. Sla het arrangement op.


Reserveren in de backoffice

Via de backoffice wordt een arrangement toegevoegd nadat de reservering is geplaatst. De arrangementen die op de geboekte periode van toepassing zijn, worden aan de rechterzijde van de reservering weergegeven.

Selecteer het arrangement dat je wilt toevoegen aan de reservering door op de knop te klikken. De factuur is nu aangepast met het gekozen arrangement.


Reserveren via de website

Op de website wordt een tabblad/knop weergegeven met  Arrangementen. Hier worden de arrangementen overzichtelijk in blokken weergegeven met een kort overzicht van de extra's in dit arrangement. 

arrangement frontoffice

Wanneer de bezoeker meer wil weten over een arrangement, dan kan hij op de afbeelding van het arrangement klikken. De bezoeker krijgt dan een uitgebreide toelichting en kan de daarbij beschikbare accommodaties selecteren en reserveren.

arrangement
Statistieken

Het is mogelijk om verschillende data rondom arrangementen in te zien in de statistieken.

1. Ga naar het tabblad  Statistieken;
2. Klik in het rechter submenu op  Statistieken;
3. Selecteer de gewenste data die je wilt inzien;
4. Selecteer een specifiek arrangement;
5. Of kies ervoor om deze gegevens voor alle arrangementen in te zien.


Veelgestelde vragen

  • Ik kan bepaalde kostenposten niet selecteren in een arrangement, hoe kan dat?
Wanneer er in de kostenpost is gekozen voor ' Percentage van het totale huurbedrag (incl. korting)', dan kan je deze kostenpost niet selecteren in een arrangement. Het is mogelijk dat er in een totaal huurbedrag al kostenposten zitten welke ook op een percentage gebaseerd zijn en Booking Experts kan geen percentage over een percentage berekenen.

In dit geval moet de kostenpost veranderd worden naar  'Percentage van het standaard huurbedrag(incl. korting)'. De kostenpost is dan wel te selecteren in een arrangement. 

  • Kun je het type arrangement wijzigen?

Het is niet mogelijk om het type arrangement te wijzigen. Je moet hiervoor een nieuw arrangement aanmaken. 

  • Hoe zorg ik ervoor dat een arrangement niet wordt weergegeven op de website?

Een arrangement is alleen zichtbaar in de frontoffice wanneer er een afbeelding is toegevoegd. Wanneer er geen foto is toegevoegd aan een arrangement, dan wordt deze niet (meer) weergegeven in de frontoffice en is deze enkel te boeken in de backoffice.

1. Ga naar het tabblad  Inrichting;
2. Kies in het rechter submenu voor  Arrangementen;
3. Selecteer het arrangement dat je niet wilt tonen op de frontoffice.
4. Verwijder de foto middels het blauwe prullenbakje naast de afbeelding.

bewerken arrangement
  • De huurprijs van het arrangement is lager dan dat ingesteld staat, hoe kan dat?

Het systeem zal altijd de all-in totaalprijs hanteren die je hebt aangegeven in het arrangement + daar bovenop de kostenposten die je als ‘toeslag’ hebt aangevinkt.

Als een kostenpost die onderdeel is van het arrangement, niet staat aangevinkt als ‘toeslag’ en wel voor een bepaald bedrag gerekend wordt, dan zal het systeem deze bedragen van het all-in totaalbedrag afhalen. Wil je dit niet? Dan zul je deze kostenpost in het arrangement op € 0,- moeten instellen. 

Als er verplichte kostenposten niet in het arrangement zijn opgenomen, dan zullen deze kostenposten ook van de all-in totaalprijs afgehaald worden. Daarom is het belangrijk dat alle verplichte kostenposten in een arrangement worden opgenomen; evt. met het vinkje van toeslag aan indien dit bovenop de all-in totaalprijs berekend moet worden. 

Wanneer je de huurprijs van het arrangement in een reservering optelt + de bedragen van de kostenposten die niet als ‘toeslag’ aangevinkt zijn, dan kom je wel op het all-in totaalbedrag van het arrangement uit. 

  • Ik wil de kostenposten van het arrangement niet tonen aan de gast, kan dat?

Ja, dat kan. Bij het aanmaken van het arrangement kun je aangeven of je de kosten die onderdeel zijn van het arrangement wilt tonen aan de gast of niet. Wanneer je hier het vinkje uitzet, zal de gast enkel de naam van het arrangement zien op de website.

  • Worden reguliere kortingen over mijn arrangement gerekend?
Een arrangement is een pakket van meerdere onderdelen voor een vaste prijs. Om deze vaste prijs te kunnen hanteren wordt niet de reguliere korting berekend als een gast een arrangement reserveert. Binnen het arrangement wordt vaak een korting gegeven waardoor het niet wenselijk is om hier nogmaals korting over rekenen.
  • Kan ik een afbeelding van mijn arrangement uit 2018 kopiëren naar hetzelfde arrangement in 2019?
Het is niet mogelijk om de afbeelding van het arrangement te kopiëren of te slepen naar een ander arrangement.
  • Mijn arrangementen zijn niet boekbaar via een touroperator, hoe kan dit?
De arrangementen in Booking Experts kunnen nooit geboekt worden via een touroperator. Dit komt omdat de  koppeling geen arrangementen doorgeeft. Hier is bewust voor gekozen, omdat je aan een arrangement kostenposten toevoegt die aan de gast of touroperator doorberekend moeten worden.
Sommige kostenposten worden doorberekend aan de gast, zoals de voorkeurskosten en de eindschoonmaak. Andere kostenposten worden doorberekend aan de touroperator, bijvoorbeeld de energiekosten. Een arrangement is een vast pakket en daarbij kan je dit onderscheid niet maken. Dit is de reden dat de koppeling geen arrangementen communiceert. 
  • Welk formaat afbeelding moet ik gebruiken?
Foto's kun je het beste plaatsen in zo hoog mogelijke resolutie. Booking Experts verkleint de foto's tot maximaal 2048px bij 2048px.
  • Wanneer zijn arrangementen uitgesloten van voorraadbeheer?

Aan kostenposten kan je een voorraad hangen. Het bijhouden van de voorraad werkt anders als je een kostenpost met voorraad toevoegt aan de arrangementen van het type met kortingsactie op huur, met een vast bedrag of een vaste periode. Wanneer je een van deze arrangementen aanmaakt, dan kun je hierin een kostenpost verwerken met een voorraad. Via de website kan een gast het arrangement altijd bijboeken.

Zit er bijvoorbeeld een voorraad van 10 op een kostenpost kinderstoel en is er geen voorraad meer voor een specifieke periode? Dan zie je dit terug als je het arrangement toevoegt aan de reservering in de backoffice. Je zult dan de volgende melding in de backoffice te zien krijgen:

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.

Verder nog hulp nodig? Neem contact op Neem contact op