Reserveringen importeren

Als nieuwe gebruiker van Booking Experts wil je je huidige administratie van bijvoorbeeld Stratech of Tommy kunnen overzetten in Booking Experts zodat je binnen een dag of twee over kan naar je nieuwe systeem. Een van de onderdelen die je wilt overzetten zijn natuurlijk de reserveringen.

1. Wat wil je importeren?
2. Reserveringen aanleveren
3. Reserveringen importeren
4. Toekomstige reserveringen: facturen aanmaken
5. Veelgestelde vragen


Wat wil je importeren?

Nieuw bij Booking Experts? Super! We willen natuurlijk dat je een vliegende start maakt. Hierbij hoort het meenemen van reserveringen die gemaakt zijn in je oude systeem. We onderscheiden hierbij twee situaties: reserveringen uit het verleden en toekomstige reserveringen. 

Reserveringen uit het verleden:

  • Gasten zijn al in- en uitgecheckt;
  • Omzet niet moet worden meegeteld in de boekhouding maar wel in de statistieken ter vergelijking;
  • Moeten worden meegenomen in de reserveringsgeschiedenis van de klant.

Reserveringen uit de toekomst, welke:

  • Nog niet in- of uitgecheckt;
  • Omzet moet worden meegeteld en verwerkt in Booking Experts;
  • Accommodatie moeten blokkeren;
  • Facturen wel of niet moeten worden gemaakt;
  • Moeten worden meegenomen in mailings.

Reserveringen aanleveren

Als eerste hebben we de juiste informatie van jou nodig. Wil je weten wat we precies nodig hebben? Dat kan je als volgt inzien.

1. Ga naar het tabblad Reserveringen;
2. Onderaan de pagina klik je op de knop Importeer;

3. Download het voorbeeld bestand;

4. In dit bestand kan je direct de informatie invullen die nodig is om de reserveringen te importeren. 

Hieronder staan puntsgewijs de onderdelen die moeten worden ingevuld (verplicht met *) deze kun je als voorbeeld CSV bestand downloaden en invullen.

  • Reserveringsnummer
  • Aankomstdatum*
  • Vertrekdatum*
  • Aangemaakt op —> wanneer niet opgegeven wordt bij reserveringen in het verleden de aankomstdatum standaard ingevuld, bij reserveringen voor de toekomst is dit de importdatum
  • Bevestigd op
  • Ingecheckt —> wanneer niet opgegeven wordt bij reserveringen in het verleden de aankomstdatum standaard ingevuld
  • Uitgecheckt —> wanneer niet opgegeven wordt bij reserveringen in het verleden de vertrekdatum standaard ingevuld
  • Accommodatie* —> vul hier het accommodatienummer in zoals je in Booking Experts hebt ingevoerd. Vermeld de volledige benaming, dus ook bijvoorbeeld FRAB01.
  • Voorkeursboeking* —> geef middels een 0 aan of dit geen voorkeursboeking is of middels een 1 aan of dit wel een voorkeursboeking is. Hiermee wordt de reservering vastgezet op de accommodatie.
  • Verkeersbron
  • Kanaal*
  • Extern boekingsnummer
  • Touroperator kamer reserverings-ID
  • Notitie
  • Taal —> in kleine letters: nl, de, fr, en etc.
  • Huuromzet* —> exclusief btw, in valuta van organisatie
  • Totale omzet* —> exclusief btw, in valuta van organisatie
  • Totaalbedrag* —> inclusief btw, in valuta van organisatie
  • Valuta* —> in deze valuta is de reservering gemaakt —> EUR, USD, CZK etc —> http://www.xe.com/iso4217.php
  • Totaalbedrag valuta* —> Totaalbedrag in valuta, inclusief btw, waarin geboekt is zoals bij vorig punt aangegeven
  • Aantal senioren
  • Aantal volwassenen* â€”> moet 1 of meer zijn per reservering
  • Aantal jongeren
  • Aantal kinderen
  • Aantal babies
Persoonsgegevens worden gekoppeld aan (reeds geïmporteerde) klantenkaarten. Mochten er geen overeen komsten zijn in email adres dan zal het systeem een nieuwe klant aanmaken met de gegevens welke hieronder worden ingevoerd.
  • E-mail
  • Telefoon
  • Bedrijfsnaam
  • Aanhef —> de heer (mr) óf mevrouw (ms)
  • Voorletters
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Geboortedatum
  • Adres â€”> Straat gevolgd door het huisnummer
  • Postcode
  • Plaats
  • Landcode —> in hoofdletters â€”> NL, GB, CZ etc —> http://www.nationsonline.org/oneworld/country_code_list.htm

Reserveringen importeren

Na de import zal het systeem aangeven hoeveel rijen er zijn geïmporteerd. Als het goed is, is alles geïmporteerd. Soms moet je nog aanpassingen doen in de import. Bijvoorbeeld omdat je op bepaalde accommodaties geen huisdieren meer toestaat, terwijl je dat vroeger wel deed. Booking Experts geeft je een bestand waar precies instaat waarom een reservering niet geïmporteerd kan worden. 

Het is mogelijk om reeds geïmporteerde reserveringen te updaten middels een nieuwe import. Hierbij dient het reserveringsnummer overeen te komen en dient de geïmporteerde reservering nog niet te zijn omgezet. 

Voorbeeld:

Je hebt reserveringen geïmporteerd zonder de juiste gastgegevens. Door de gastgegevens in de export aan te vullen en deze opnieuw te importeren krijgt de reservering de juiste gast hieraan gekoppeld.


Toekomstige reserveringen: facturen aanmaken

Als de reserveringen geïmporteerd zijn, zie je deze allemaal terug in Booking Experts. De reserveringen uit het verleden, zijn helemaal goed zoals ze zijn. Voor toekomstige reserveringen, moet je ook nieuwe facturen aanmaken. Dat is noodzakelijk: want toekomstige gasten boeken wellicht extra's bij en daarom moeten zij een factuur hebben. Daarnaast is het de perfecte test of alles financieel naar wens staat in Booking Experts. Je zet reserveringen om in 10 stappen. 

1. Navigeer naar de toekomstige reserveringen;

2. Open de eerste reservering;
3. Klik op Omzetten in normale reservering met factuur;

4.  Let op: Er is nu een 'basis' factuur. Natuurlijk wil je dat de factuur kloppend is. Hiervoor ga je een nieuwe berekening uitvoeren. Dat doe je door achter de accommodatie op het vierkantje met potlood te klikken;

5. Je ziet direct dat er een nieuwe berekening wordt gemaakt. Klik op toepassen;

6. Controleer of de bestelling zo klopt met wat jullie in je oude systeem hebben staan. Als het niet klopt, kan je het met het potloodje wijzigen;

7. Boek de betaling die gedaan is in je oude systeem op via + Betaling;

8. Kies de betaalmethode ''betaald in het oude systeem''. Heb je dit nog niet aangemaakt? Lees hier hoe je dat doet;

9. Voor het overzicht, kan je nu een label koppelen aan de reservering. Zo weet je dat deze helemaal correct verwerkt is. Vanuit de overzichtspagina zie je daarna terug welke reserveringen klaar zijn en met welke je nog bezig moet. Heb je hier nog geen label voor aangemaakt? Dan lees je hier hoe je dat doet. 


Veelgestelde vragen

  • Kan ik een geïmporteerde reservering verwijderen?
Nee, je kunt een geïmporteerde reservering niet verwijderen. Hiervoor dien je de reservering om te zetten waarna je de reservering kunt annuleren.
  • Worden facturen ook geïmporteerd vanuit mijn oude systeem?
Nee, wij importeren niet de factuur vanuit je oude systeem. Bij het importeren van de reserveringen nemen we verschillende financiële onderdelen mee. Op basis hiervan wordt een nieuwe factuur opgebouwd zoals beschreven in stap 3.
Hierdoor krijgt de gast ook een nieuw factuurnummer welke door Booking Experts gegenereerd wordt.
  • Worden betalingen op reserveringen ook geïmporteerd?
Nee, wij importeren geen betalingen die in het oude systeem gedaan zijn. Hiervoor dien je zelf de betaling aan de nieuwe factuur toe te voegen en vervolgens voor het openstaande bedrag de juiste aanbetalingsregeling in te stellen.
Wij raden aan om, wanneer je de aanbetaling in Booking Experts hebt toegevoegd aan een reserveringsfactuur, de betaling en reservering uit je oude systeem te verwijderen (annuleren en crediteren). Hierdoor krijg je geen dubbele financiële administratie.
  • Worden bijgeboekte extra's meegenomen in de import?
Nee, bij de import worden enkel de huur en bijkomende kosten meegenomen. Hierin is geen onderscheid in wat deze kosten precies inhouden qua opbouw. Om de verplichte kostenposten te laten berekenen kun je door het aantal personen te bewerken een nieuwe proefberekening maken. Eventuele gekozen extra's kunnen daarna aan de reservering worden toegevoegd.
  • Moet ik alle geïmporteerde reserveringen handmatig langslopen en omzetten?
Ja, je dient, indien je de reservering in Booking Experts wilt verwerken, handmatig om te zetten en hierbij een factuur aan te maken. Bij een overstap met veel reserveringen kan dit natuurlijk gefaseerd worden gedaan, waardoor je steeds een maand in het voren werkt.
Mocht je nog toegang houden tot je oude systeem kun je er ook voor kiezen om deze ernaast te laten draaien en vanuit hier de reeds gemaakte reserveringen te verwerken.
Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.