Gegevens voor de reserveringen import
Wanneer je overstapt naar Booking Experts, kan een importfunctie worden gebruikt om bestaande reserveringen vanuit het oude systeem over te brengen. Dit helpt bij het behouden van historische gegevens en zorgt ervoor dat er geen gegevens verloren gaan tijdens de migratie.
Groepsboekingen kunnen momenteel niet worden geïmporteerd. Overleg met je Onboarding Specialist van Booking Experts wat de mogelijkheden zijn en voer indien nodig de boekingen handmatig in.
Hieronder een overzicht van de gegevens die door Booking Experts geïmporteerd kunnen worden, of deze verplicht is en met daarbij een korte uitleg indien nodig.
| Gegevens | Verplicht | Opmerking |
|---|---|---|
| Reserveringsnummer | Nee | Reserveringsnummers moeten uniek zijn. Indien geen reserveringsnummer is opgegeven zal Booking Experts een eigen reserveringsnummer toewijzen. |
| Aankomst | Ja | Aankomstdatum van de reservering. |
| Vertrek | Ja | Vertrekdatum van de reservering. |
| Aangemaakt op | Nee | Datum waarop de reservering aangemaakt is. Deze data wordt gebruikt voor de statistieken. |
| Bevestigd op | Nee | Datum waarop de reservering bevestigd is. Deze data wordt gebruikt voor de statistieken. |
| Ingecheckt | Nee | Datum waarop de gast is ingecheckt. |
| Uitgecheckt | Nee | Datum waarop de gast is uitgecheckt. |
| Verhuurobject | Ja | Per uniek object dat in de import gevonden wordt kan een mapping gemaakt worden met het overeenkomende object in Booking Experts. |
| Voorkeursreservering | Nee | Hiermee wordt de reservering vastgezet op het geboekte object. |
| Late check-out | Nee | Hiermee wordt automatisch de reservering verlengd met een blokkade op de laatste dag. |
| Kanaal | Ja | Hoe is de reservering in je oude systeem aangemaakt? Is dit bijvoorbeeld via de eigen website of via een extern kanaal? |
| Extern boekingsnummer | Nee | Wordt gebruikt in de communicatie met betreffende gekoppelde kanaal in het geval van wijzigingen omtrent de betreffende reservering. |
| Referentiecode | Nee | Wordt gebruikt bij boekingen van (sommige) zakelijke gasten. |
| Extern reserveringsnummer | Nee | Wordt gebruikt in de communicatie met betreffende gekoppelde kanaal in het geval van wijzigingen omtrent de betreffende reservering (indien externe groepsboeking). |
| Verkeersbron | Nee | Hoe heeft de gast je gevonden? Voorbeelden zijn: Google, Instagram etc. |
| Opmerkingen | Nee | Interne notities omtrent de reservering. |
| Aantal senioren | Nee | |
| Aantal volwassenen | Ja | Per reservering moet er minimaal 1 volwassene aanwezig zijn in de groepssamenstelling. |
| Aantal jongeren | Nee | |
| Aantal kinderen | Nee | |
| Aantal babies | Nee | |
| Aantal huisdieren | Nee | Het is hierbij van belang dat het object huisdieren toestaat zoals hier beschreven, klik hier. |
| Aanhef | Nee | |
| Voorletters | Nee | |
| Voornaam | Nee | |
| Achternaam | Nee | Kan in de importstrategie een samenvoeging worden van 'Tussenvoegsel' en 'Achternaam' indien los aangeleverd. |
| Bedrijfsnaam | Nee | |
| Geboortedatum | Nee | |
| E-mailadres | Nee | Voer maximaal 1 E-mailadres per reservering toe indien bekend. |
| Nieuwsbrief ontvangen? | Nee | Wil de gast niet-reservering gerelateerde communicatie ontvangen? |
| Telefoon | Nee | Voer maximaal 1 telefoonnummer per reservering toe indien bekend. |
| Taal | Ja | |
| Adres | Nee | Kan in de importstrategie een samenvoeging worden van 'Tussenvoegsel' en 'Achternaam' indien los aangeleverd. |
| Postcode | Nee | |
| Plaats | Nee | |
| Landcode | Ja | Dit komt vaak terug als 'Land' bij de meeste export bestanden. |
| IBAN | Nee | |
| BIC | Nee | |
| Valuta van boeking | Ja | Deze valuta moet ook beschikbaar zijn in de administratie |
| Totaalbedrag in valuta van boeking | Ja | Dit is het totaalbedrag inclusief btw. |
| Huuromzet in valuta van boeking | Nee | Dit is het totale huurbedrag inclusief btw. |
| Totaal betaald in valuta van boeking | Nee | Indien dit ingevuld is zal er later in de import ook een betaling op de reservering geplaatst worden. |
| Totaalbedrag in valuta van administratie excl. btw | Ja | Dit is het totaalbedrag exclusief btw. |
| Huuromzet in valuta van administratie excl. btw | Ja | Dit is het totale huurbedrag exclusief btw. |
| Kentekens | Nee |
De gegevens hierboven komen in dezelfde volgorde terug bij het configureren van een importstrategie. Het is aan te raden om eerst de gegevens te controleren op volledigheid voordat aan een importstrategie begonnen wordt.