Module meterstanden

🇬🇧 English translation

Met de module meterstanden kun je onder andere het verbruik verrekenen met eigenaren en huurders. Staat de module nog uit bij jou? Stuur dan een e-mail naar support@bookingexperts.nl. 

1. Prijs per eenheid invoeren
2. Meterstanden invoeren voor verrekening naar eigenaar
3. GWE in rekening brengen bij de eigenaar
4. Voorschot GWE verrekenen met te betalen factuur
5. Meterstanden doorberekenen aan de huurder
6. Meterstanden ophalen via koppeling
7. Meterstanden in bulk exporteren/invoeren
8. Meterstanden factureren vanuit het overzicht en controle


Prijs per eenheid invoeren

Alvorens je meterstanden kunt doorfactureren aan eigenaren of huurders zul je eerst de prijs per eenheid voor de verschillende meters moeten invullen. Je kunt een prijs hanteren met verschillende tarieven. Denk hierbij aan daltarief, een piektarief of een combinatie.

1. Klik op het tabblad  Inrichting;
2. Klik vervolgens in het rechter submenu op  Meterstanden;
3. Ga naar het tabblad  Meters;
4. Door te klikken op  Nieuwe meter kun je een meter toevoegen, de prijs per eenheid invoeren, kiezen om welk Tarief het gaat (dit kan zijn Daltarief, Piektarief of een combinatietarief) en eventueel direct koppelen aan een grootboekrekening.


Meterstanden invoeren voor verrekening naar eigenaar

Per accommodatie kun je meterstanden invoeren. Aan de hand van het verschil in meterstand en de prijs per eenheid kun je voor het verbruik een factuur sturen naar de eigenaar.

Je kunt ook alle meterstanden van alle accommodaties in één keer invoeren. 

1. Ga naar het tabblad  Inrichting;
2. Kies in het rechter submenu voor het tabblad  Accommodaties;
3. Selecteer de accommodatie waar je de meterstanden van wenst in te voeren of zoek de accommodatie via het  Algemene Zoekveld;
4. Ga naar het tabblad  Meterstanden;
5. Voer de gegevens in en klik op Opslaan;

Hoe vul je de meterstand in? Je klikt naast de datum op de juiste kolom. Je kan dan de tekst overschrijven met de juiste stand. 

6. Bij tenminste twee metingen kan er een afrekening gemaakt worden aan de eigenaar. De afrekening zal gemaakt worden aan de eigenaar welke  actief is op de laatste datum van de afrekening.


GWE in rekening brengen bij de eigenaar

1. Ga naar de showpagina van de accommodatie;
2. Klik op  Meterstanden;
3. Selecteer de  data waarvan je het verschil wilt verrekenen; 
4. Klik op  Maak factuur.

Er wordt nu automatisch een factuur aangemaakt met de daarop betreffende verrekening. Dit factuurbedrag kun je weer verrekenen met het reeds betaalde voorschot.


Voorschot GWE verrekenen met te betalen factuur

Wanneer je een factuur hebt aangemaakt voor het verrekenen van het GWE kun je in de factuur kiezen voor 'Factuurregel Crediteren'.

Hier krijg je een overzicht van alle aan de eigenaar gefactureerde factuurregels. Hiertussen staan dan ook de voorschotten die eerder in rekening gebracht zijn. 
Let op! Hier wordt geen rekening gehouden met of een factuur van een factuurregel daadwerkelijk voldaan is of niet.


Meterstanden doorberekenen aan de huurder

Je kunt meterstanden doorberekenen aan een huurder. Wanneer je hier gebruik van maakt dan kun je bij het inchecken van de reservering een beginstand invoeren, bij uitcheck een eindstand en zo het verbruik verrekenen op de bestelling. 

Type bewerken

Allereerst zul je per type moeten bepalen of je meterstanden wilt verrekenen met de huurder. 

1. Zoek via het  Algemene Zoekscherm het type dat je wilt bewerken;
2. Klik vervolgens op  Bewerk;
3. Bij  Details heb je de mogelijkheid om de optie Verreken meterstanden met gast aan te vinken.

In- en uitchecken reservering

Bij het inchecken van de reservering wordt gevraagd naar de beginstand van de meters. Weet je dit niet dan wordt dit bij het uitchecken nogmaals gevraagd.

Bij het uitchecken van de reservering wordt om een eindstand van de meters gevraagd. Wanneer je dit invult en aanvinkt 'Maak meterstandenfactuur' dan wordt de factuur automatisch gemaakt. Vink je de optie uit dan heb je achteraf nog de mogelijkheid om een meterstandenfactuur aan te maken.

Is er een tussen meterstand tussen aankomst en vertrek? Dan wordt de tussenstand ook bij het uitchecken getoond. Wanneer er al een meterstand is ingevoerd en deze valt op dezelfde dag als de uitcheckdatum, dat zal deze automatisch worden ingevuld. Is er nog geen meterstand ingevuld, dan kan deze bij het uitchecken van de reservering ingevuld worden.

Hoe vul je de meterstand in? Je klikt naast de datum op de juiste kolom. Je kan dan de tekst overschrijven met de juiste stand. 


Meterstandenfactuur maken na uitcheck

Wanneer een reservering reeds is uitcheckt kun je achteraf nog een meterstandenfactuur maken. 

1. Ga naar het reserveringsoverzicht van de reservering waar je een factuur wilt maken;
2. Klik vervolgens op  Meer;
3. Kies voor  Maak meterstandenfactuur.

4. Vul, wanneer dit nog niet gebeurd is de meterstanden in;
5. Klik vervolgens op  Maak meterstandenfactuur;

6. Er is een nieuwe bestelling gemaakt, alleen voor de verrekening van de meterstanden;
7. Wanneer er een voorschot in rekening is gebracht bij de reservering dan kun je de factuurregel voor het voorschot 'crediteren' voor de factuur;
8. Verstuur de factuur handmatig of per email indien er een e-mailadres bekend is.

Bij een volgende reservering op deze accommodatie die ingecheckt wordt zal de eindstand van de laatste reservering gebruikt worden als beginstand.


Meterstanden ophalen via koppeling

Wanneer je gebruik maakt van een koppeling met bijvoorbeeld ICY heb je zowel bij het inchecken als bij het uitchecken de mogelijkheid deze gegevens automatisch op te halen en in te vullen. 


Meterstanden in bulk exporteren/invoeren

Je kunt alle meterstanden die in het verleden gemaakt zijn van alle accommodaties in één keer exporteren. Vanuit dit overzicht kun je ook gelijk de nieuwe meterstanden in één keer invoeren. 

1. Ga naar het tabblad  Inrichting;
2. Kies in het rechter submenu voor  Meterstanden;
3. Kies in het filter de meters die je wilt inzien/invoeren;
4. Selecteer de  verhuursegement en gebruik eventueel de labels om nog gerichter en sneller meterstanden in te kunnen voeren;
5. Geef een  datum op waarvoor de nieuwe meting ingevoerd moet worden;
6. Bepaal het  aantal metingen in het verleden die je wilt zien/exporteren.

De nieuwe standen kun je hier invoeren. Door gebruik te maken van de TAB-toets kun je direct door naar het volgende veld. Je kunt alle meterstanden invoeren en vervolgens worden de meterstanden toegevoegd aan het overzicht 'Meterstanden' bij de Accommodatie zodat je de eigenaar kunt factureren. Dit overzicht kun je ook exporteren door op de knop  Exporteren te klikken.

Let op! Het is niet mogelijk om meterstanden in te voeren die lager zijn dan de vorige meting. Dit kan alleen bij de accommodatie zelf.

Let op! Het is niet mogelijk om meterstanden in te voeren die lager zijn dan de vorige meting. Dit kan alleen bij de accommodatie zelf om bijvoorbeeld een nieuwe meter te kunnen starten.


8. Meterstanden factureren vanuit het overzicht en controle

Booking Experts houdt bij of alle opgenomen meterstanden ook verrekend zijn met een eigenaar. Vanuit dit overzicht kun je snel inzien welke periode er opgenomen is en of deze reeds gefactureerd is of niet. Hiervoor dien je de volgende stappen te doorlopen:

1. Ga naar het tabblad Inrichting;
2. Klik in het zij-menu op Meterstanden;
3. Klik rechts bovenin op Facturatie overzicht;

4. Hier kun je een overzicht vinden om te controleren of er meterstandenfacturen zijn gemaakt. Facturen die overlappen met de peildatum worden getoond in de lijst. Deze zetten we standaard op de meest voorkomende laatste opname datum;

Indien een meterstand wel is opgenomen maar niet is gefactureerd zal dit middels Geen factuur worden weergegeven in het overzicht.

5. Klik op de naam van de accommodatie;
TIP! Gebruik CRTL + Klik, of CMD + Klik om het scherm te openen in een nieuw tabblad en zo gemakkelijk alle accommodaties kunt factureren.

6. Je wordt geleid naar het overzicht van de opgenomen meterstanden van de accommodatie. Standaard zijn hier de laatste twee opname datums geselecteerd;
7. Controleer de meterstanden en klik op Maak factuur;

8. De factuur wordt in concept opgemaakt, waarna je voorschotten kunt verrekenen of deze kunt versturen.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.