Module meterstanden
De module meterstanden is een handige tool om onder andere het verbruik verrekenen met eigenaren en huurders. In dit artikel lees je precies wat je allemaal kunt met de module meterstanden en hoe je deze module kunt gebruiken.
De module meterstanden kun je als submenu meterstanden vinden onder het tabblad inrichting. Zie jij dit submenu niet staan in Booking Experts? Stuur dan een e-mail naar support@bookingexperts.nl dan kunnen wij de module voor je aanzetten.
Prijs per eenheid invoeren
Voordat je meterstanden kunt doorfactureren aan eigenaren of huurders, dien je eerst de prijs per eenheid voor de verschillende meters in te vullen. Hiervoor kun je ook verschillende tarieven hanteren. Denk bijvoorbeeld aan een daltarief, paktarief, of een combinatie. Via het tabblad metertypes kun je de nieuwe metertypes voor gas, water en elektra aanmaken. Bij het maken van een nieuw metertype vul je de naam, de voorziening en het soort tarief in. Daarnaast voeg je een grootboekrekening toe en geef je de prijs per eenheid op.
Meterstanden invoeren voor verrekening eigenaar
Per object kun je de meterstanden invoeren door op de objectpagina het tabblad meterstanden te openen. Je kunt dan tegelijk de meterstanden van gas, water en elektra invullen. De nieuwe meting geef je de juiste datum mee en daarna geef je aan tussen welke beginmeting en eindmeting het verschil verrekent moet worden. Aan de hand van het verschil in meterstanden en de prijs per eenheid kun je dan voor het verbruik een factuur sturen naar de eigenaar.
Om een afrekening te kunnen sturen aan de eigenaar dien je minstens twee metingen met elkaar te vergelijken. De afrekening zal dan gemaakt worden aan de eigenaar die actief is op de laatste datum van de afrekening.
Het is mogelijk om de meterstanden van meerdere types en/of objecten in bulk in te voeren. Hiervoor ga je naar het submenu meterstanden en selecteer je de metertypes die je wilt opnemen, de objecten waarvoor je de meting wilt invoeren en de opname datum. De ingevulde meterstanden worden dan automatisch toegevoegd in het tabblad meterstanden binnen de objecten.
Het is niet mogelijk om meterstanden in te voeren die lager zijn dan de vorige meting.
Voorschot GWE verrekenen met de te betalen factuur
Nadat je een factuur hebt aangemaakt voor het verrekenen van GWE, kun je in de factuur kiezen voor de button factuurregel crediteren. In het volgende scherm krijg je dan een overzicht te zien van alle eerder in rekening gebrachte factuurregels. Hiertussen staan dus ook de voorschotten voor GWE die eerder in rekening gebracht zijn.
Op deze manier wordt bij het crediteren van factuurregels geen rekening gehouden met of een factuur van een factuurregel daadwerkelijk voldaan is of niet.
Meterstanden doorberekenen aan de huurder
Je kunt meterstanden ook doorberekenen aan een huurder. Wanneer je hier gebruik van maakt dan kun je bij het inchecken van de reservering een beginstand invoeren en bij de uitcheck een einstand.
Om de meterstanden door te kunnen berekenen aan de huurder, dien je eerst per type aan te geven of je de meterstanden wilt verrekenen met de huurder. Dit doe je door via het submenu types het betreffende type te bewerken en onder het kopje details een vinkje te zetten bij verreken meterstanden met gast.
Bij het inchecken en uitchecken van de reservering wordt er dan automatisch gevraagd naar de meterstanden van het betreffende object. Wanneer je deze meterstanden invult kun je direct de optie maak meterstandenfactuur aanklikken. Deze komt dan automatisch op de factuur te staan.
Ben je tijdens het uitchecken vergeten om een vinkje te zetten bij maak meterstandenfactuur? Geen probleem! In het reserveringsoverzicht kun je bij het kopje reservering klikken op de button meer... en via hier kun je een nieuwe meterstandenfactuur maken.
Het verrekenen van de meterstandenfactuur met een in rekening gebracht voorschot, werkt op dezelfde manier als voor eigenaren.
Meterstanden ophalen via koppeling
Je kunt de meterstanden van je objecten ook ophalen via een koppeling, bijvoorbeeld met ICY. Hierdoor heb je zowel bij het inchecken als het uitchecken de mogelijkheid om de meterstanden gegevens automatisch op te halen en in te vullen.
Meterstanden facturatie overzicht en controle
Booking Experts houdt bij of alle opgenomen meterstanden ook verrekend zijn met een eigenaar. Dit overzicht kun vinden door in het submenu meterstanden te klikken op de button facturatie overzicht. Vanuit dit overzicht kun je snel zien welke periodes er opgenomen zijn en of deze al gefactureerd zijn.
Indien een meterstand wel is opgenomen maar niet is gefactureerd, zal dit middels de tekst "geen factuur" worden weergegeven in het overzicht.
Door op de naam van het object te klikken, word je automatisch doorgestuurd naar het meterstanden tabblad binnen het object. Standaard zijn hier de laatste twee opnamedatums geselecteerd. Deze meterstanden controleer je en vervolgens klik je op maak factuur. De factuur wordt dan in concept gemaakt, waarna je eventueel de voorschotten kunt verrekenen of de factuur kunt versturen.
Je kunt alle meterstanden die nog niet gefactureerd zijn tegelijk openen door ze één voor één te openen in een nieuw tabblad (Apple: cmd + klik, Windows: cntrl + klik). Zo kun je gemakkelijk alle objecten achter elkaar factureren.
Meterstanden exporteren
Via het submenu meterstanden kun je een overzicht van de meterstanden van bepaalde types en/of objecten exporteren in een CSV-bestand. Hier selecteer je de meter types, objecten, opname datum en het aantal meterstanden waarmee de opname wilt vergelijken. Vervolgens kun je deze selectie exporteren door rechtsonder op de pagina te klikken op de button exporteer.