Eigenaar en automatische incasso

🇬🇧 English translation

In dit support artikel lees je hoe een eigenaar een automatische incasso kan instellen voor de facturen.

Om je als eigenaar geen zorgen te hoeven maken over het betalen van de facturen is het mogelijk om een automatische incasso in te stellen. Hiermee wordt een mandaat afgegeven waarmee het geld automatisch afgeschreven wordt van de rekening.


Het automatische incasso

De mogelijkheid om middels automatische incasso facturen te betalen is een ;module binnen Booking Experts. Het kan dus zijn dat deze module bij jouw organisatie niet is geactiveerd. Mocht dit het geval zijn dan kun je contact opnemen met Support om de module aan te zetten.

Binnen het automatische incasso zijn er drie onderdelen welke van belang zijn:

  1. Het instellen van het automatische incasso;
  2. Het incasseren van de betaling;
  3. Het uitschakelen van het automatische incasso.

Let op! Bij het aanzetten van de module automatische incasso dient het sjabloon "Eigenaar factuur wanneer er nog wel een betaling nodig is" aangepast te worden (enkel wanneer het origineel niet in gebruik is). De volgende tekst dient hieraan toegevoegd te worden:

{% if invoice.mollie_recurring_payment_enabled? -%}
Over 2 dagen zullen wij automatisch een poging doen om het het openstaande bedrag ad {{ locals.invoice_total_open }} automatisch te incasseren.
Zorg er alstublieft voor dat u op deze datum voldoende saldo op uw rekening heeft staan om de factuur te kunnen voldoen.

Bij een mislukte poging zullen wij op de daarop volgende dagen opnieuw proberen om de factuur te incasseren (tot een maximum van drie pogingen). Daarna zal het mogelijk
worden om de factuur handmatig te voldoen. Zorgt u er in dit geval voor dat u dit bedrag voor {{ locals.invoice_total_payment_deadline }} betaald heeft.
{%- else -%}
Deze factuur kunt u betalen door het openstaande bedrag ad {{ locals.invoice_total_open }} voor {{ locals.invoice_total_payment_deadline }} te voldoen middels:

{{ payment_info }}
{%- endif %}

{{ locals.payment_log }}


Het instellen van het automatische incasso

Wanneer de module voor het automatische incasso aan staat kan elke eigenaar in zijn overzicht aangeven dat hij de facturen middels automatische incasso wil voldoen.

Om het automatische incasso in te stellen dient er een mandaat afgegeven te worden. Dit gebeurt in de vorm van een betaling op een factuur.

Hiervoor kan een reeds bestaande openstaande factuur gebruikt worden of er kan hiervoor een eenmalige eigenaar factuur gemaakt worden met een bedrag van €1,00.

1. De eigenaar dient in te loggen in het eigenaren portaal;
2.Kijk bij Facturen en Geef toestemming;

3. Of open de specifieke factuur en klik op √ Betalen per automatische incasso;
4. Betaal de factuur.


Het incasseren van de betaling

Op het moment dat ervoor gekozen is om facturen te betalen middels automatische incasso wordt er een e-mail naar de eigenaar verzonden. In de e-mail wordt vermeld dat de factuur binnenkort geïncasseerd gaat worden. De eigenaar kan er vervolgens voor zorgen dat er op de opgegeven datum voldoende saldo op de rekening staat.


Het niet kunnen incasseren van de betaling

Aantal pogingen
Mislukt het incasseren van een automatische incasso? Dan doen we nog 3 pogingen. Elke ochtend rond 10:00 gaan we proberen alle incasso's te doen. Dus elke dag doen we een nieuwe poging. 

Let op: Storneert de eigenaar de automatische incasso? Dan kan je de betaling handmatig van de factuur afboeken in Booking Experts. Het openstaande bedrag wordt dan opnieuw geïncasseerd, mits het aantal pogingen nog niet verlopen is. Dus als er al 3 pogingen waren gedaan voor een factuur, dan proberen we het later niet opnieuw voor die factuur (ook niet met het handmatig afboeken). Wil je wel opnieuw een automatische incasso starten? Dan kan je de factuur crediteren en een nieuwe aanmaken. 

Notificatie naar de eigenaar
Als een betaling binnen 3 pogingen niet voldaan is wordt er per e-mail een bericht naar de eigenaar gestuurd. Op dat moment wordt de mogelijkheid geboden om de factuur middels de betaalprovider te voldoen. We sturen daarvoor het bericht sjabloon Eigenaar notificatie van mislukte automatische incasso.

Te hoog incasso bedrag
Als het bedrag van bijvoorbeeld een periodieke factuur te hoog is, omdat het hoger is dan het limiet dat bij betaalprovider Mollie staat ingesteld, dan wordt het onderstaande bericht naar de eigenaar verstuurd. Hierin wordt aangegeven dat het bedrag handmatig betaald dient te worden.

De factuur van Park X met factuurnummer 123456 kon helaas niet automatisch geïncasseerd worden: Het bedrag is te hoog voor de betaalmethode die u gekozen heeft voor automatische incasso. Betaal de factuur alstublieft handmatig. Klik op onderstaande link om naar de factuur te gaan. U kunt vanaf daar een nieuwe betaling starten.


Het uitzetten van het automatische incasso

Als eigenaar kun je er voor kiezen om het automatische incasso te stoppen. Dit kan de eigenaar doen:

1. Ga naar het tabblad Gegevens;
2. Ga naar beneden Automatische incasso;
3. Kies voor Bewerk;
4. Ten slotte kiest de eigenaar voor Uitschakelen.


Automatische uitschakeling na mislukte incassering

Na 3 pogingen tot het incasseren van het openstaande bedrag zal het automatische incasso uitgeschakeld worden door het systeem. Wanneer de eigenaar hier toch weer gebruik van wil maken dient deze eerst weer een mandaat af te geven door een betaling te doen.


Waar je rekening mee moet houden

Het standaardlimiet

Het standaard limiet voor incasso's is 1000 euro bij Mollie maar dit kan op aanvraag verhoogd worden. Je dient hiervoor contact op te nemen met Mollie.

De verwerktijd

Het verwerken van een incasso kan wel 5 dagen duren. We incasseren op de vervaldatum van de factuur. Deze komen dus in een achterstand.

De weergave in de factuur

Als er een incasso onderweg is kun je dit zien aan de omschrijving "Deze factuur heeft nog een betaling openstaan met kenmerk <code> bij Mollie." bij de factuur.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.

Verder nog hulp nodig? Neem contact op Neem contact op