Late check-out

🇬🇧 English translation

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een late check-out binnen Booking Experts kunt verwerken. 

1. Late check-out instellen
2. Kostenpost late check-out
3. Late check-out bijboeken in de backoffice
4. Weergave reserveringen met late check-out
5. Veelgestelde vragen

Per type stel je in of een late check-out toegestaan is en tot welk tijdstip men mag uitchecken. Met een kostenpost bepaal je de prijs van de late check-out. Zo kan je per type een ander bedrag rekenen hiervoor. Wanneer een late check-out wordt geboekt, dan blokkeert Booking Experts automatisch de nacht van uitchecken. 

Late check-out instellen

Op type niveau stel je in of een late check-out toegestaan is. Je stelt hier ook in of het alleen via de backoffice mag of ook via de zoek & boek en externe kanalen. 

1. Klik in de menubalk op Inrichting;
2. Klik in het rechter submenu op Types;
3. Kies voor + Nieuw en maak een type aan of klik op het bestaande type waarvoor je dit wil instellen;

4. Klik vervolgens op de button Bewerk;
5. Bij het kopje Details vink je Late check-out toestaan aan;
6. Maak de keuze of late check-out ook via de frontoffice en externe kanalen toegestaan is;
7. Bepaal de late-check out tijd. Standaard staat dit op 17:00 ingesteld.

Let op: Vervolgens moet je een kostenpost aanmaken voor late check-out. Dit leggen we uit in de stap hieronder. 

Kostenpost late check-out

Nadat je op type niveau de late check-out hebt ingesteld, kun je een kostenpost aanmaken zodat de gast extra betaald voor het bijboeken van de late check-out. 

1. Klik in de menubalk op Inrichting;
2. Klik in het rechter submenu op Kosten;
3. Klik op de button +Nieuw;
4. Stel bij het kopje 'Overig' bij onderdeel 'Soort' Late check-out in;

5. Stel bij het kopje 'Selecteerbaarheid' Verplicht in;

6. Zet het vinkje Kosten voor late check-out aan. Hierdoor zorg je ervoor dat deze kostenpost als kosten voor een late check-out wordt gezien.

Late check-out bijboeken in de backoffice 

Nadat de late check-out op type niveau en als kostenpost is ingesteld, kan de late check-out op een reservering worden opgeboekt. Je kunt tijdens het maken van een reservering instellen of nadat de reservering is gemaakt.

1. Open de reservering waarvoor je de late check-out wilt verwerken;
2. Klik op Bewerk;
3. Kies voor Late check-out;

4. Kies voor Late check-out ingeschakeld. Hiermee zorg je ervoor dat de late-check out wordt toegepast;

5. Klik op Opslaan. De late check-out is nu opgeboekt. De factuur zal er als volgt uitzien:

Weergave reserveringen met late check-out

Je ziet terug dat de reservering een late check-out heeft in het planbord, in het reserveringenoverzicht en in de reservering zelf. 

De reservering:
In de reservering wordt de late check-out als volgt getoond.

Reserveringenoverzicht:
Ook zie je dit label in het reserveringen overzicht terug.

Planbord:
In het planbord komt dit ook terug. Dit wordt zowel in het planboard als de uitgebreide reserveringsweergave (wanneer je op de reservering in het planbord klikt).

Veelgestelde vragen

De late check-out is niet boekbaar via de frontoffice / zoek & boek. Hoe kan dat?
Gasten kunnen de late check-out bijboeken in de zoek & boek. Hiervoor gelden drie vereisten:

1. Late check-out moet toegestaan zijn voor de frontoffice bij de instellingen van het type;
2. Er moet een verplichte kostenpost zijn voor late check-out die van toepassing is op de eigen website;
3. De vertrekdatum moet niet bezet zijn. 

Als een van deze drie vereisten ontbreekt, kan de gast de late check-out niet zelf boeken via de frontoffice / zoek& boek.