Booking.com App

De Booking.com App geeft je de mogelijkheid om Booking Experts te koppelen aan Booking.com en daarmee je aanbod gericht en internationaal aan te bieden. In dit artikel leggen we uit hoe je deze kan installeren voor je eigen administratie(s).

Een account bij Booking.com

Allereerst dien je in te loggen of een account aan te maken bij Booking.com. Als je nog geen account hebt bij Booking.com dien je daarna de volgende stappen nog te zetten:

  1. Maak een account aan bij Booking.com
  2. Maak afspraken omtrent commissies en dergelijke
  3. Maak de types aan in Booking.com en voeg hierbij de juiste afbeeldingen toe.

Als je deze stappen hebt doorlopen of al een ingericht account had bij Booking.com, kun je Booking Experts selecteren als channel manager in het extranet.

Booking Experts als channel manager

Hiervoor ga je binnen het extranet van Booking.com naar je account instellingen en vervolgens in het menu naar 'Connectivity provider'. Hier zoek je vervolgens in het zoekveld naar Booking Experts.

Kies bij het instellen van Booking Experts als channel manager voor een volledige verbinding in twee richtingen: 'de provider verwerkt zowel 'Prijzen & Beschikbaarheid' als 'Reserveringen'.

Als je deze verbinding op hebt gezet ontvangen wij bij Booking Experts hier een bericht van en dienen wij de verbinding te accepteren. Vervolgens kun je in het Extranet zelf de verbinding accepteren en wordt de koppeling actief.

Booking.com App installeren in de App Store

Om de applicatie te kunnen installeren dien je toegang te hebben tot de App Store, er komt in dit geval een marktkraampje boven in je menubalk van Booking Experts te staan. In deze App Store zoek je via het zoekveld de Booking.com App en druk je in de App op '+Installeer'. Indien je nog geen toegang hebt tot de App Store, stuur dan een mail naar support@bookingexperts.nl, zodat wij de App Store voor je kunnen activeren.

Nadat je op '+Installeer' hebt geklikt, krijg je een overzicht te zien van alle gegevens die de App kan ophalen uit Booking Experts. Vervolgens kies je onderaan de administratie(s) waarvoor deze applicatie geactiveerd moet worden en klik je nogmaals op 'Installeer'.

Administraties koppelen in Booking.com App

Om je aanbod op Booking.com te tonen dien je per administratie een koppeling op te zetten. Om deze koppeling op te zetten kies je in het startscherm van de Booking.com App bij 'Commando's' voor 'Gekoppelde administraties'.

En vervolgens klik je op '+Toevoegen' om een nieuwe koppeling op te zetten.

Bij het opzetten van de nieuwe koppeling dien je de volgende onderdelen in te stellen:

  1. Bepaal of de koppeling actief is - in de meeste gevallen kan deze direct op actief gezet worden;
  2. Kies of je all-in prijzen wil versturen - prijzen worden gestuurd per persoon o.b.v. huur en verplichte kosten;
  3. Kies de administratie die je wilt koppelen;
  4. Bepaal de facturatie methode;
    1. Laat Booking Experts betalingen afhandelen; (Reseller)
    2. Laat Booking.com betalingen afhandelen; (Touroperator)
  5. Voer het Hotel ID in - deze vind je in het Extranet van Booking.com en is het overkoepelende ID (bijv. 8739232);
  6. Kies de valuta waarin je de prijzen wilt opsturen - in de meeste gevallen de euro.

Daarna kun je de administratie toevoegen in de Booking.com App.

Types koppelen aan een administratie

Actieve gekoppelde Booking Experts types worden gesynchroniseerd met de overeenkomende accommodaties bij Booking.com. Deze types dien je daarvoor te koppelen in de Booking.com App.

Om nieuwe types te koppelen aan de zojuist aangemaakte administratie, klik je op het cijfer onder 'Types'. Vervolgens kun je via de knop '+Toevoegen' een nieuw type koppelen aan deze administratie. Hiervoor dien je het volgende nog te doen:

  1. De koppeling actief maken;
  2. Het type binnen Booking Experts invullen;
  3. Het bijbehorende externe ID invullen.

Het externe ID is je Hotel ID + nog 2 cijfers - vaak 01, 02, 03 etc. Je kunt dit externe ID vinden in het Extranet van Booking.com onder het kopje 'Accommodatie' en vervolgens 'Indeling Accommodatie'. Achter de naam van de accommodatie in Booking.com vind je dan tussen haakjes het externe ID. Deze vul je dus in in de App van Booking.com.

Tariefplannen koppelen aan een administratie

Binnen het Extranet van Booking.com kun je verschillende 'Rate Plans', of ook wel 'Tariefplannen' aanmaken. Deze tariefplannen dien je vervolgens te koppelen in de App van Booking.com.

Om de tariefplannen te koppelen aan de administratie in de App van Booking.com, klik je op het cijfer onder 'Tariefplannen'. Vervolgens kun je via de knop '+Toevoegen' een nieuw tariefplan koppelen aan deze administratie. Hiervoor dien je het volgende nog te doen:

  1. Een omschrijving toevoegen - hier kun je de naam uit Booking.com gebruiken (bijv. Standard Rate);
  2. Het bijbehorende externe ID invullen;
  3. Korting over het totaalbedrag invullen - dit is standaard 0.0, tenzij je in Booking.com bijv. werkt met een tariefplan waarbij er korting gegeven wordt voor gasten die niet-restitueerbaar boeken;
  4. De juiste types koppelen waarvoor dit tariefplan geldt.

Het externe ID is het ID-nummer van het tariefplan zoals deze vermeld staat in het Extranet van Booking.com. Dit ID-nummer kun je vinden onder het kopje 'Prijzen & Beschikbaarheid' en vervolgens 'Prijsprofielen'. Hier zie je onder de naam van het prijsprofiel het ID-nummer staan.

Informatie pushen naar Booking.com

Het is mogelijk om handmatig de huidige prijzen en beschikbaarheid naar Booking.com te pushen, zodat de prijzen en beschikbaarheid direct verstuurd worden naar Booking.com. Hiervoor ga je naar het gekoppelde type binnen de App van Booking.com en klik je op het nummer onder 'Extern ID'. Vervolgens klik je op de knop van de gewenste actie.

Reserveringen ophalen uit Booking.com

Als je het idee hebt dat de synchronisatie uit Booking.com achterloopt, kun je binnen de App van Booking.com de reserveringen handmatig ophalen. Hiervoor ga je naar de gekoppelde administratie en klik je op het cijfer onder 'Hotel ID'. Vervolgens druk je op 'Haal reserveringen op' om handmatig de reserveringen op te halen uit Booking.com.

Veelgestelde vragen

Wat synchroniseren wij?

Wanneer je gekoppeld bent met Booking.com zorgen wij voor de juiste:

  • Beschikbaarheid; 
  • Prijzen op basis van het totaal aantal personen of op basis van de gastgroep (All-in prijzen);
  • Invoer van de reserveringen en wijzigingen hieraan in je reserveringssysteem.

Hierbij heb je twee mogelijkheden:

  1. Het synchroniseren van kale huurprijzen;
  2. Het synchroniseren van all-in prijzen. (Bij een indexatie zal dit over de huur én verplichte kosten zijn)

In beide gevallen dien je in je 'Voorwaarden' pagina bij 'Extra kosten & toeslagen' aan te geven welke kosten in- of exclusief zijn binnen de getoonde prijs.

Kostenposten

  1. Wanneer je kiest voor het synchroniseren van de kale huurprijs, dan dien je de verplichte kosten die in Booking Experts staan ingesteld ook bij Booking.com handmatig aan te maken. Wanneer dit niet gebeurd zal de prijs niet overeenkomen met de prijs die in Booking Experts staat;
  2. Wanneer je kiest voor synchronisatie van all-in prijzen, dan dien je voor de juiste instellingen bij de verschillende (verplichte) kostenposten te zorgen. Bij deze synchronisatie wordt zowel de huurprijs als de verplichte kosten gesynchroniseerd. Ook hiervoor dien je de verplichte kosten handmatig bij Booking.com aan te maken, zodat deze kostenposten bij Booking.com worden getoond als men een reservering wil maken. Echter, hierbij dien je in te stellen dat deze kosten in de all-in prijs zitten. Wanneer je ervoor kiest de  verplichte kosten niet aan te maken bij Booking.com, dan wordt alleen de all-in prijs getoond. Let wel, gasten kunnen dan vragen stellen over de all-in prijs. Zij weten dan niet of een bepaalde kostenpost, zoals de schoonmaak is inbegrepen.

Hoe worden reserveringen via Booking.com verwerkt?

Wanneer je gast een reservering maakt via Booking.com zal deze de volgende stappen doorlopen:

  1. Het maken van de reservering, hierbij heeft je gast een overzicht van de verschillende kosten welke bij de prijs in zitten of nog gefactureerd worden;
  2. De gast ontvangt naast de bevestiging van Booking.com een bevestiging uit Booking Experts namens het park, waarin de reservering nogmaals bevestigd wordt en de gast een eventuele betaling kan doen;
  3. De reservering wordt verder opgenomen zoals elk andere reservering, hierdoor worden ook bijvoorbeeld auto-emails naar deze reserveringen gestuurd.

Hoe worden annuleringen verwerkt?

Wanneer een reservering geannuleerd wordt in Booking.com wordt deze annulering doorgevoerd in Booking Experts.

Hiervan krijg je een intern bericht, zo kun je de juiste annuleringsfactuur aan kan maken indien nodig en kan verzenden.

Mijn accommodatie is niet online, maar er is wel een koppeling, hoe kan dit?

Er zijn meerdere redenen waardoor je accommodatie niet online kan zijn bij Booking.com deze zijn:

  1. De accommodatie is niet zicht- en boekbaar omdat:
    1. Wij nog niet de juiste toegang tot Booking.com, zoals beschreven aan het begin van dit artikel, hebben;
    2. De accommodatie in Booking.com is ingesteld voor een ander aantal personen dan in Booking Experts (er wordt op basis van het aantal senioren en volwassenen gekoppeld.). Een 6 persoons accommodatie waarin 4 volwassenen en 2 kinderen kunnen verblijven zal dus aangeboden moeten worden voor 4 volwassenen;
    3. Booking.com de koppeling gesloten heeft vanwege nog niet betaalde facturen;
    4. De accommodatie staat nog gesloten in het Extranet van Booking.com. Om deze te openen kun je contact opnemen met je account manager van Booking.com.

Ik heb meerdere accommodaties onder 1 Hotel ID staan bij Booking.com, kan ik ook 1 enkele accommodatie koppelen?

Het is niet mogelijk om binnen 1 Hotel ID van Booking.com om één enkele accommodatie te koppelen. Wanneer de koppeling ingesteld wordt is dit voor elke accommodatie binnen dit Hotel ID.

Wat je kunt doen mocht je dit willen is voor de enkele accommodatie een nieuw Hotel ID aan te maken en hier de accommodatie op te plaatsen.

Blijven de prijzen zoals ik ze eerder had ingevoerd bij Booking.com bewaard wanneer ik besluit de koppeling aan te zetten?

De prijzen die je eerder handmatig ingevoerd hebt bij de verschillende accommodaties in Booking.com worden niet door Booking.com bewaard wanneer de koppeling op actief wordt gezet. Dit betekent dat Booking Experts nog niet als channel manager bij Booking.com ingesteld moet worden, zodat de koppeling en XML connectie nog niet worden aangezet door ons. Is dit wel het geval? Dan worden de ingevoerde prijzen bij Booking.com gewist. Prijzen worden ook niet bewaard als de koppeling is gemaakt, maar de koppeling in Booking Experts op inactief staat.

Worden de creditcard gegevens die ik via Booking.com ontvang opgeslagen?

Wij slaan de gegevens omtrent de creditcard van de gast niet op in de reservering.

Deze restrictie is vanuit Booking.com en niet vanuit Booking Experts bepaald.

Booking.com heeft strikte regels wat betreft de beveiliging van creditcard gegevens. De gebruikers die gekoppeld zijn met Booking.com moeten hier tijdens de verwerking van reserveringen dan ook goed bij opletten.

De regels zijn opgezet vanwege de privacy gevoeligheid van de informatie. Het volgende is dan ook van toepassing op creditcard gegevens bij reserveringen via Booking.com:

  • De creditcard gegevens worden opgeslagen voor maximaal 10 dagen;
  • Deze gegevens kunnen tot een maximum van 3 keer weergeven worden per reservering;
  • Daarnaast kan de CVC-informatie maximaal 1 keer weergeven worden per reservering.

Eenmaal het maximum bereikt, dan verdwijnt de mogelijkheid tot het inzien van de creditcard gegevens. 

Booking Experts waarschuwt de gebruiker dat het aantal keer inzien van de gegevens een maximum heeft, door middel van een melding bij deze link.

Met wie kan ik contact opnemen bij Booking.com?

Als je al een een koppeling met Booking.com hebt gemaakt, dan heb je een accountmanager bij Booking.com. Voor vragen over het extranet van Booking.com kun je bij jouw accountmanager en bij ons terecht.

Kan ik in de koppeling ook aangeven hoeveel accommodaties van een bepaald type ik beschikbaar wil stellen voor Booking.com?

Je kunt middels allotments aangeven hoeveel accommodaties van een bepaald type je wilt aanbieden bij een bepaalde touroperator.

Wanneer het allotment is volgeboekt krijg je hiervan een intern bericht, je kunt dan - indien gewenst - het allotment vergroten mocht je nog een aantal accommodaties beschikbaar willen maken.

Beschikbaarheid op 2 accommodaties, dus gesplitst, is dat mogelijk?

Voor een reservering van Booking.com kijken wij naar de beschikbaarheid op de accommodatie voor de volledige 'Length of Stay' oftewel 'lengte van verblijf'.

Wanneer je bijvoorbeeld twee accommodaties binnen een bepaald type aansluitend beschikbaar hebt splitsen wij niet de reservering in 2 om hem toch binnen te halen.

Voorbeeld:

  • Type Vrijzicht heeft twee accommodaties, A en B;
  • Accommodatie A heeft beschikbaarheid van maandag tot en met vrijdag;
  • Accommodatie B heeft beschikbaarheid van vrijdag tot en met maandag;
  • Bij Booking.com is het vervolgens niet mogelijk om een reservering te maken voor maandag tot en met maandag.

Bieden jullie een mogelijkheid om geld te innen van een virtuele creditcard?

Nee, dit kan je alleen bij Booking.com doen. Zij hebben alle gegevens m.b.t de creditcard. Dit gaan buiten Booking Experts om. Wij kunnen geen machtigingen uitvoeren op een creditcard.

Hoe kan ik vooruitbetaling instellen in Booking.com?

Indien je gebruik maakt van Booking Experts collect factureer je vanuit Booking Experts. Hierin stuur je de boekingsbevestiging met jouw betaaltermijnen mee. Hierin kan het natuurlijk zijn dat de gast vooruit moet betalen. Om de lijn met jouw eigen betalingsregeling ook in Booking.com door te trekken dien je in te stellen dat je op elk moment een vooruitbetaling kan innen bij een reservering. Anders kun jij hier onnodig vragen. 

Een vooruitbetaling is gekoppeld aan de annuleringsvoorwaarden.

  1. Ga naar Accommodatie;
  2. Klik op voorwaarden;
  3. Maak een nieuwe annuleringsbeleid aan;
  4. Vul de gevraagde opties in;
  5. Ga vervolgens naar Prijzen & Beschikbaarheid;
  6. Selecteer je huidige prijsprofiel en klik op wijzigen;
  7. Pas bij 'Voorwaarden' het annuleringsbeleid aan.
  8. Klaar!

Bij het maken van een reservering zal de gast het volgende zien:

🇬🇧🇩🇪

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.