Groepsboekingen

🇬🇧  English translation

In dit support artikel leggen we uit hoe je groepsboekingen maakt. In de backoffice kun je meerdere accommodaties of kampeerplaatsen vastleggen in één boeking. Handig als een familie of vriendengroep samen wil verblijven. We zullen later ook toevoegen dat gasten zelf meerdere accommodaties of kampeerplaatsen boeken in één reservering via de zoek & boek. 

Let op! Je kan een maximaal aantal van 52 reserveringen per boeking toevoegen.

Inhoudsopgave


Groepsboeking maken of toevoegen vanuit de reservering

Als je een reservering opent, zie je aan de linkerkant de reserveringsgegevens en de informatie over de hoofdboeker. Aan de rechterkant kan je onderliggende reserveringen toevoegen. Dit doe je als volgt:

1. Maak een reservering aan via het planbord of via de knop + Reservering;
2. Je vult hierbij de gegevens in van de hoofdboeker;
3. Daarna kom je in de boeking terecht. Je kan nu onderliggende reserveringen toevoegen. Aan de rechterkant kan je kiezen voor + Reservering toevoegen;
4. Je komt op het planbord terecht. Daar selecteer je de gewenste data voor de onderliggende reservering;

Note: de onderliggende reserveringen kunnen andere aankomst- en vertrekdata hebben. Handig als één van de onderliggende gasten een paar dagen langer wil blijven!

5. In het scherm van de reservering zie je staan dat je bezig bent met een reservering die onderdeel is van een hoofd boeking. Hier voer je de juiste gegevens in voor de onderliggende reservering;
6. Daarna kom je weer in het reserveringsscherm terecht en daar zie je dat er meerdere boekingen zijn. Elke boeking is aangeduid met een letter. Je kan klikken op een boeking om dan de onderliggende informatie in te zien en aan te vullen. Denk aan het invoeren van de gastenlijst en de kentekens. 
7. De boeker ontvangt de gebruikelijke e-mails vanuit Booking Experts, zoals de reserveringsbevestiging, het verzoek tot het invullen van de gastenlijst en kenteken en de e-mails met betalingsherinneringen. 

Wil je meerdere reserveringen koppelen? Dan herhaal je deze stappen. 


Groepsboeking toevoegen aan bestaande reservering vanuit planbord

Als je naar het planbord navigeert, kan je vanuit daar onderliggende reserveringen toevoegen aan een boeking. 

1. Navigeer naar het planbord;
2. Selecteer de gewenste reservering die je ziet als hoofd boeking;
3. Nu openen aan de rechterkant de uitgebreide reserveringsdetails;
4. Helemaal bovenaan heb je de mogelijkheid om te klikken op + Voeg reservering toe;
5. Selecteer op het planbord de gewenste data voor de onderliggende reservering;

Note: de onderliggende reserveringen kunnen andere aankomst- en vertrekdata hebben. Handig als één van de onderliggende gasten een paar dagen langer wil blijven!

5. In het scherm van de reservering zie je staan dat je bezig bent met een reservering die onderdeel is van een hoofd boeking. Hier voer je de juiste gegevens in voor de onderliggende reservering;
6. Daarna kom je weer in het reserveringsscherm terecht en daar zie je dat er meerdere boekingen zijn. Elke boeking is aangeduid met een letter. Je kan klikken op een boeking om dan de onderliggende informatie in te zien en aan te vullen. Denk aan het invoeren van de gastenlijst en de kentekens. 
7. De boeker ontvangt de gebruikelijke e-mails vanuit Booking Experts, zoals de reserveringsbevestiging, het verzoek tot het invullen van de gastenlijst en kenteken en de e-mails met betalingsherinneringen. 

Wil je meerdere reserveringen koppelen? Dan herhaal je deze stappen. 


Onderliggende boekers / gasten toevoegen

Om gastgegevens van onderliggende gasten te verwerken, moet je de module gastenlijst aan hebben staan. Staat dit bij jouw administratie niet aan? Stuur dan een e-mail naar support@bookingexperts.nl. 

We leggen hier uit hoe je de gastenlijst van onderliggende boekingen kan invullen:

1. Open de gewenste boeking;
2. Klik aan de rechterkant op de gewenste onderliggende reservering;
3. Je ziet nu onder het kopje Reservering de door jou geselecteerde onderliggende boeking;
4. Na Te controleren kan je klikken op het icoontje van het poppetje óf achter de naam van de hoofdgast kan je klikken op het icoontje van het potlood. In beide gevallen kan je de gastenlijst invullen van de onderliggende boeking. 
5. Klik onderaan op Reservering opslaan. 

Wil je dit voor meerdere reserveringen doen? Dan herhaal je deze stappen. 


Kentekens invoeren

Om kentekens te verwerken, moet de module Kentekens aanstaan. Staat dit bij jouw administratie niet aan? Stuur dan een e-mail naar support@bookingexperts.nl.

De hoofdboeker krijgt de e-mails (lees: sjablonen) om de kentekens in te voeren. Het kan ook voorkomen dat dit niet gebeurd. Je wil dan in de backoffice de kentekens van de onderliggende boekers invoeren. Je doet dit als volgt.

1. Open de gewenste boeking;
2. Klik aan de rechterkant op de gewenste onderliggende reservering;
3. Na Te controleren klik je op het icoontje van de auto. Hier voer je het kenteken in;
4. Klik op Reservering bewaren.  

Wil je dit voor meerdere reserveringen doen? Dan herhaal je deze stappen. 


Reserveringsbevestiging

Na het maken van een groepsboeking, wordt de reserveringsbevestiging alleen naar de hoofdboeker gestuurd. Hij ziet in de reserveringsbevestiging ook informatie over alle onderliggende reserveringen: namelijk de in- en uitcheck datum, het type en (indien met voorkeur geboekt) het geboekte nummer en het aantal personen. 

Deze informatie wordt ingeladen door middel van de tag: {{ locals.reservation_summary }}. Dit staat standaard in je reserveringsbevestiging. Wil je die informatie ook in andere sjablonen of auto e-mails tonen? Dan kan je die e-mail bewerken en de tag toevoegen.

Let op: Als je een wijziging doet aan de sjablonen, pas dit aan voor alle talen!


Inzicht in groepsboekingen

In het overzicht van de reserveringen zie je terug wat groepsboekingen zijn. Hiervoor klik je in de groene menubalk op Reserveringen. Daar zie je achter groepsboekingen een vierkantje met een letter. Letter A staat voor de hoofdboeker en daarna krijgt elke onderliggende boeking de volgende letter. 


Factuur

Is er een groepsboeking gemaakt? Dan ziet de factuur voor de gast er ook iets anders uit dan je gewent bent. Op de eerste pagina tonen we een samenvatting van de boeking, ofwel: het totaalbedrag. Hierbij staat ook de QR-code om de betaling te voldoen. 

Vanaf de tweede pagina tonen we de specificatie per onderliggende reservering. Zo kan de gast eventueel zelf de kosten verdelen/verrekenen met zijn medegasten. 

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.