Kosten verbinden aan taken
In de recreatiebranche worden vaak accommodaties verkocht aan particulieren of investeerders om te gebruiken voor eigen gebruik of voor rendement. De verhurende partij van de accommodatie is dan onder andere verantwoordelijk voor het onderhoud. Dit wordt over het algemeen uitgevoerd door de technische dienst. Dit geeft het voordeel dat eventuele problemen als lekkages of kapotte voorzieningen direct aangepakt kunnen worden. De verhurende partij kan dan de gemaakte kosten declareren aan de eigenaar.
Denk bijvoorbeeld aan kleine herstelwerkzaamheden van de technische dienst zoals het vervangen van een lamp. Deze lamp en de tijd van de werknemer kun je doorbelasten aan de eigenaar.
Taken kosten aanmaken
In de takenmodule kan je kosten aanmaken zodat deze doorbelast kunnen worden naar de eigenaar. Je vult hiervoor een omschrijving in, een prijs en koppel hieraan het juiste grootboeknummer. Het is daarom een aanrader om elk product dat binnen jouw voorraad zit hier in te geven. Op deze manier kun je in een gestroomlijnd proces de taken doorfacturen.
Denk bijvoorbeeld aan het vervangen van een lamp, een kapot glas, verstopping van het toilet, reinigen van een bank en het ontkalken van een koffiemachine.
De prijs en omschrijving zijn tijdens het factureren aan de eigenaar aan te passen in de factuurregel.
Gemaakte kosten toevoegen aan een taak
Wanneer een taak wordt afgerond door een medewerker, dan wordt hiervoor de tijd geregistreerd dat het heeft gekost om de taak uit te voeren. Ook geeft de medewerker de materialen door die hij heeft gebruikt dan wel heeft vervangen.
Na het afronden van de taak kun je de tijdskaart en/of verbruikte materialen toevoegen. Een taak wordt op nagekeken gezet zodra deze tijdkaart en de verbruikte materialen akkoord zijn bevonden. Vervolgens kun je de eigenaar gaan factureren.