Externe partijen voor takenlijsten
Wat zijn externe partijen?
Bij externe partijen kan je denken aan bedrijven die je buiten je bedrijf inhuurt voor werkzaamheden. Denk hierbij aan een schoonmaakbedrijf, klusjesmannen of een installatiebedrijf.
Deze partijen hebben enkel en alleen toegang aan de gekoppelde takenlijsten. Dit kan je doen door bij een takenlijst een externe partij toe te voegen. Zodra je dit hebt gedaan, krijgt de externe partij ook de mogelijkheid om zelf medewerkers aan die lijst toe te voegen.
Externe partijen toevoegen aan takenlijst
Ga via het tabblad Taken naar gebruikersbeheer. Hier zie je een tabblad externe partijen en een tabblad uitvoerders. Op het tabblad externe partijen klik je op +nieuwe externe partij
Open de takenlijst waaraan je een externe partij wilt toevoegen. Klik op de knop nieuw om een externe partij toe te voegen. Selecteer de externe partij.
Takenportaal
In het takenportaal van de externe partij kunnen taken aangemaakt, gepland en beheerd worden. Hier kunnen ook nieuwe beheerders of uitvoerders worden toegevoegd.
Kan de externe partij hier dan ook taken toewijzen? Ja zeker! Selecteer een taak, klik op het knopje toewijzen en voilá je hebt de taak aan een uitvoerder toegewezen. Is de taak klaar? Dan kan je hem afronden. Zo weet iedereen dat jouw taak gedaan is.
Externe partijen beheren zelf hun uitvoerders, deze worden alleen getoond binnen een externe partij en komen dus niet terug in je overzicht van eigen uitvoerders.
Taken app
De taken app is een omgeving binnen Booking Experts waar alle taken overzichtelijk in staan. Hier kan je een "openstaande" taak uitvoeren. Via dit systeem kan er worden bijgehouden hoelang je bezig bent met een taak en welke materialen je hiervoor verbruikt hebt. Deze kosten kunnen eventueel met een eigenaar verrekend worden.
Als je een taak wil gaan uitvoeren, klik je de taak aan. In dit scherm kan je op start klikken. Dan verschijnt de tijd wanneer je de taak begonnen bent. Zodra je de taak klaar hebt, kan je deze weer stoppen. In het veld wat dan verschijnt, kan je precies invullen wat je verbruikt hebt aan materialen of andere kosten. Zodra de taak afgerond is, verdwijnt deze uit het overzicht.
Externe partijen kunnen ook filteren en zoeken op taken. Ze kunnen zoeken op de naam, het ID, of de omschrijving van de taak en filteren op takenlijst, object, of faciliteit. Zoeken op de term 'vandaag' resulteert in een overzicht van de taken voor die dag.