Externe partijen/Beheerder
Via de takenmodule is het mogelijk om een externe partij of beheerder te koppelen aan één of meerdere objecten.
Voor de externe partij of beheerder is in te stellen of deze reserveringen mag inzien, of deze de contactgegevens van de hoofdboeker mag zien en of de gegevens in de bestelling zichtbaar moeten zijn voor de externe partij of beheerder.
Externe partij/beheerder aanmaken
Voor het aanmaken van een externe partij/beheerder ga je naar Taken en vervolgens naar Gebruikersbeheer en klik op +Nieuwe externe partij. Voer de gegevens in van de externe partij of beheerder.
Bij toegang en verantwoordelijkheden geef je aan of de externe partij toegang heeft tot alle objecten of tot specifieke objecten en/of faciliteiten. Kies je voor toegang tot specifieke objecten of specifieke faciliteiten dan kan je daarna 1 of meerdere objecten/faciliteiten aanvinken.
Wanneer de externe partij reserveringen mag inzien zet je een vinkje voor 'Kan reserveringen inzien'. Dit geeft dan aan de externe partij een opsomming weer van reserveringen, die op de objecten waar de externe partij toegang toe heeft, geplaatst zijn. In dit overzicht wordt alleen het boekingsnummer, de datum van aankomst en vertrek, en de groepssamenstelling weergegeven. Wil je dat de externe partij ook gedetailleerde gastgegevens en gekozen extras kan zien? Vink dan de vakjes 'Kan reserverings contactgegevens inzien' en 'Kan bestelling inzien aan'. Zet je kan bestelling inzien aan dan ziet de beheerder de bestelling zoals jij deze zelf ook in Booking Experts ziet inclusief bedragen.
Wenst de beheerder geïnformeerd te worden over nieuwe reserveringen? Zet dan Informeer beheerder van nieuwe reserveringen via e-mail aan.
Rechten reeds aangemaakte externe partij aanpassen
Om de rechten van een reeds aangemaakte externe partij aan te passen ga je naar Taken en Gebruikersbeheer. Klik vervolgens op de naam van de externe partij waarvoor je de rechten wenst aan te passen. Klik daarna op Bewerk. Je komt dan in het scherm waar je de hierboven genoemde vinkjes aan en uit kan zetten.
Heeft de externe partij/beheerder toegang tot een takenlijst? Dan zal de externe partij/beheerder alleen de taken zien van de objecten waarvoor zij toegang hebben. Het is daarom niet meer nodig om per externe partij/beheerder een takenlijst te maken.