Bestellingen importeren
Nadat reserveringen geïmporteerd zijn is het mogelijk om bestellingen te importeren. Hiermee worden de factuurregels van de reservering uit het vorige systeem in Booking Experts geïmporteerd. Hiervoor is een CSV bestand met de volgende kolommen nodig:
| Reserveringsnummer | Het reserveringsnummer welke in Booking Experts bekend is. Wanneer de reserveringen geïmporteerd zijn zal het reserveringsnummer uit het oude systeem overgenomen worden. |
| Huur | De totale huur in de reservering. |
| Kostenposten | Alle kostenposten welke in de reservering moeten komen te staan ieder op een eigen regel. |
| Kortingen | De kortingen welke aan de reservering toegevoegd zijn. Iedere korting op een eigen regel. |
| Type | In de kolom type geef je aan of een regel als huur, als kostenpost of als korting moet worden gezien. |
| Prijs per stuk | Hierin dient de prijs te staan van de regel. |
| Aantallen | In deze kolom staat hoe vaak de prijs toegevoegd moet worden. Voor huur is dat bijvoorbeeld 1 x. Voor een kostenpost kan dit vaker zijn. Bijvoorbeeld als de toeristenbelasting per persoon berekend wordt. Geef dan het aantal in dat toegevoegd moet worden. Wanneer in de kolom prijs bij een kostenpost de totaalprijs ingegeven is geef dan bij aantal 1 aan. |
Staat een automatische taak gekoppeld aan een kostenpost en dient deze taak bijvoorbeeld per persoon op de takenlijst weergegeven te worden dan is het noodzakelijk om bij de aantallen in het CSV bestand het juiste aantal in te geven. Wanneer je hier kiest voor 1 zal de kostenpost 1 x toegevoegd worden aan de bestelling met het ingegeven totaalbedrag. De taak zal dan ook het aantal 1 meekrijgen. Als voorbeeld bedlinnen. Vaak is het nodig om te weten hoeveel bedlinnen pakketten er bijgeboekt zijn en klaargelegd moeten worden.
Bestellingen import starten
Na het importeren van de reserveringen volgt de vraag of je een migratiedatum wenst in te geven of dat je bestellingen wilt gaan importeren. Wanneer je kiest voor bestellingen importeren krijg je de mogelijkheid om een CSV bestand te uploaden. De bestellingen import geef je een naam. Is dit de eerste bestellingen import die je start binnen je administratie dan kies je bij de vraag "Wil je een importstrategie van een eerdere import overnemen?" voor Nee. Heb je al eerder een bestellingen import in de administratie gedaan dan is het mogelijk om een strategie van een eerdere import over te nemen. Er is dan veel tijd te besparen omdat de kostenposten niet weer opnieuw gekoppeld hoeven te worden in Booking Experts.
Kies de juiste taal en het juiste ecoding formaat van het CSV bestand. Klik vervolgens op CSV bestand uploaden.
Wat is het encoding formaat?
Het encoding format refereert naar de wijze waarop karakters zijn opgeslagen in het CSV bestand.
Tip! Splits je CSV bestand op in meerdere bestanden. Maak bijvoorbeeld een bestand per jaar aan. Hierdoor zal het importeren van de bestellingen een stuk sneller gaan.
Importstrategie configureren
De volgende stap is het configureren van de importstrategie. Hiermee worden de kolommen in het CSV bestand gekoppeld aan de juiste data in Booking Experts.
Reserveringsnummer
Koppel met het potloodje achter de regel de kolom waarin het reserveringsnummer staat.
Type
In het CSV bestand is per regel aangegeven of de regel huur, een kostenpost of een korting betreft. Klik op het potloodje achter de regel om te controleren of dit juist gekoppeld staat en pas aan indien nodig.
Kostenpost
De kostenposten in het CSV bestand worden gekoppeld aan de kostenposten in Booking Experts. Klik op het potloodje achter de regel om dit goed te controleren. Mogelijk kunnen niet alle kostenposten herkend worden. Selecteer dan voor de regels waar geen kostenpost voor gevonden kon worden de juiste kostenpost.
Kortingsactie ID
In deze stap wordt de juiste korting aan de juiste regel in het CSV bestand gekoppeld. Klik op het potloodje achter de regel om te controleren of alle kortingen goed gekoppeld zijn.
Prijs per stuk
Staat de prijs per stuk in het CSV bestand? Zet deze optie dan aan en klik op het potloodje achter de regel. Selecteer de kolom waar de prijs per stuk in staat. Is er enkel een totaalprijs per regel beschikbaar, kies dan de kolom waar de totaalprijs in staat en geef bij aantal 1 aan. Zie de stap hieronder.
Aantal
Koppel hier de kolom aantal in het CSV bestand. Staan er enkel totaalbedragen in het CSV bestand?
Klik dan op het potloodje achter de regel en klik op +nog 1 toevoegen. Kies In plaats van het selecteren van een kolom voor Tekst en vul het getal 1 in.
Wanneer de status van alle bovenstaande onderdelen op geldig staat kan de import gestart worden door te klikken op Importeren. Dit proces kan afhankelijk van het aantal regels in het CSV best even tijd in beslag nemen. Zodra de import afgerond is zal aangegeven worden of het gelukt is om alle regels te importeren. Wanneer regels mislukken zal hier een bestand van gemaakt worden welke gedownload kan worden. Controleer hier goed welke foutmelding gegeven wordt. De foutmelding staat in de laatste kolom in het bestand.
Wanneer een reserveringen import over meerdere imports verdeeld is zal de bestellingen import aan al deze imports toegevoegd moeten worden. De importstrategie kan dan overgenomen worden van de vorige bestellingen import. Enkel de bestellingen van de reserveringen welke in de reserveringen import staan worden toegevoegd.
Afronden import
Wanneer alle bestellingen geïmporteerd zijn kan het zijn dat er nog wat prijsverschillen ontstaan. Booking Experts vergelijkt het totaal van de bestelling dan met de totaalprijs die opgegeven is bij het importeren van de reserveringen. Deze prijsverschillen kunnen dan stuk voor stuk nagekeken en/of gecorrigeerd worden. Daarna kunnen alle reserveringen in 1 keer bevestigd worden en zullen ook de betalingen, indien in de reserveringen import opgegeven, toegevoegd worden. In de laatste stap van de import is het mogelijk om alle gasten van de geïmporteerde boeking een boekingsbevestiging voor geïmporteerde boeking te mailen. De gast is dan gelijk op de hoogte van de overstap naar Booking Experts en zal dan informatie over de mijn omgeving en over een eventuele openstaande betaling ontvangen. Desgewenst kan het sjabloon hiervoor eerst aangepast worden.