Automatische periodieke taken
Met automatische taken kun je verschillende processen omtrent objecten automatiseren, na het aanmaken van de automatische periodieke taken zal het systeem op basis van de instellingen taken aanmaken.
Automatische periodieke taken kan je aanmaken voor objecten, faciliteiten en periodieke kostenposten.
Periodieke taken voor objecten
Voorbeeld 1: Legionella controle
Het doorspoelen van de leidingen of het opfrissen van een object indien deze voor langer dan x aantal dagen geen bezetting heeft gehad. Dit is gekoppeld aan het object en heeft verder geen relatie met een reservering. Je kan deze taak voor 1 of meerdere objecten tegelijk aanmaken.
Voor deze taak kan je kiezen voor een vaste frequentie bijvoorbeeld iedere 14 dagen of dat de taak uitgevoerd moet worden bij leegstand van het object voor een x aantal dagen. Ook kan je hiervoor het vakje taak moet mogelijkheid om in te checken blokkeren aanvinken.
Voorbeeld 2: Tuinonderhoud
Om de zoveel tijd is het nodig om gras te maaien om alle objecten netjes aan te bieden aan jouw gasten. Hiervoor kan je een periodieke taak voor objecten aanmaken. Deze kan je voor 1 of meerdere objecten tegelijk aanmaken.
Deze taak kan je met een vaste frequentie invoeren.
Voorbeeld 3: Grote schoonmaak en jaarlijkse controle
Maak je eens in de zoveel tijd je objecten grondig schoon? Maak dan hiervoor een periodieke taak aan.
Wil je de grote schoonmaak graag controleren? Vink dan het vakje taak moet gecontroleerd worden aan.
Periodieke taken voor faciliteiten
Voorbeelden van faciliteiten zijn: het zwembad, een toiletgebouw, een douchegebouw, vuilniscontainers etc.
Voorbeeld 1: Een toiletgebouw
Een toiletgebouw kan meerdere taken hebben. Denk aan de schoonmaak, verstoppingen, middelen bijvullen en reparaties. Voor elke handeling kan je een taak aanmaken. Zo hou je altijd overzichtelijk welke taak er wel of niet is gedaan. Ook kan je dan makkelijk zien wie deze taak heeft uitgevoerd.
Vergeet niet een taak te koppelen aan de uitvoerder of externe partij. Zo weet deze precies welke taken hij wanneer moet uitvoeren.
Voorbeeld 2: PH waarde controleren
Het warme weer komt er weer aan. Dat betekent dat jouw gasten gaan genieten van het zwembad. Het is dus essentieel dat de Ph waarde regelmatig gecontroleerd gaat worden.
Het is nog niet mogelijk om taken een tijd mee te geven, om dit op te vangen maak bijvoorbeeld meerder taken aan met een prefix: 08:00-PH, 10:00-PH, etc.
Voor het aanmaken van periodieke taken voor faciliteiten dien je eerst faciliteiten aan te maken. Meer hierover lees je hier.
Periodieke taken voor standaard periodieke kostenposten
Standaard periodieke kostenposten zijn terugkerende kosten welke je factureert richting de eigenaar. Denk hierbij aan schilderwerk, tuinonderhoud en grote schoonmaak.
Voorbeeld 1: Schilderwerk
Neem jij als organisatie het schilderwerk tegen betaling over van de eigenaar? Plan het schilderwerk tijdig in zodat de accomodaties er netjes uit zien. Hiervoor maak je een periodieke taak aan voor standaard periodieke kostenposten. Hierdoor komt de taak alleen terug voor de objecten met afspraken waar hiervoor ook betaald is door de eigenaar. Voor alle andere objecten kun je een taak aanmaken voor de controle.
Kies bij toepasbaarheid voor een periodieke kostenpost en vink vervolgens de kostenpost aan waarvoor je een periodieke taak wilt maken.
Meer lezen over het aanmaken van standaard periodieke kostenposten? Klik dan hier.