Eigenaar en periodieke kostenposten (facturatie)

🇬🇧 English translation

In dit support artikel lees je hoe je periodieke kostenposten in rekening kan brengen bij eigenaren. Denk hierbij aan parklasten en kosten voor het tuinonderhoud. Ook jaarplaatshouders verwerk je in Booking Experts als zijnde Eigenaar. De kosten van de jaarplaats breng je ook op deze manier in rekening.

1. Periodieke kostenposten aanmaken
2. Eigenaar koppelen aan periodieke kostenposten
3. Periodieke kostenposten factuur aanmaken
4. Periodieke kostenpost overslaan
5. Periodieke kostenpost aangepaste periode
6. Verwacht periodieke kostenposten factuur
7. Voorgestelde te factureren periodieke kosten
8. Overzicht afspraken/periodieke kostenposten per eigenaar
9. Veelgestelde vragen periodieke kostenposten factuur
10. Video periodieke kostenposten


Periodieke kostenposten aanmaken

De periodieke kostenposten dienen eerst aangemaakt te worden voordat ze bij een eigenaar in rekening gebracht kunnen worden.

1. Ga naar het tabblad Eigenaren;
2. Kies in het rechter submenu voor Standaard periodieke kosten;
3. Klik op Nieuwe periodieke kostenpost.

Bij het aanmaken van een periodieke kostenpost heb je de mogelijkheid om te kiezen voor drie verschillende opties.

  • Jaarbedrag
    Een periodieke kostenpost met een jaarbedrag is een kostenpost die van toepassing is op de periode van een volledig jaar. Het gaat hierbij om vaste kosten die jaarlijks terugkomen. De ingangsdatum van het jaarbedrag is de datum waarop de afspraak met de eigenaar ingaat of de datum waarop de eerste factuur aan de eigenaar wordt verzonden.
  • Jaarbedrag met een vaste datum
    Een periodieke kostenpost kun je ook instellen als jaarbedrag met een vaste datum. Dit geeft je de mogelijkheid om de eigenaar (of jaarplaatshouder) op vaste momenten in het jaar te factureren. Deze optie wijkt af van de bovenstaande optie (een jaarbedrag), omdat je in dit geval een jaarbedrag factureerd op een vaste datum.
  • Vast bedrag per factuur
    Periodieke kostenposten met een vast bedrag per factuur kun je gebruiken voor een éénmalige of incidentele facturatie aan een eigenaar. Er is geen periode aan deze factuur en/of kostenpost van toepassing, omdat de berekening van de kostenpost op de factuur niet afhankelijk is van de periode waarover afgerekend wordt.

4. Nadat je een keuze hebt gemaakt uit een van de bovengenoemde opties vul je de overige gegevens in. Bij de prijs heb je de mogelijkheid om alvast een toekomstige prijs voor een toekomstige periode op te geven;
5. Indien van toepassing kun je een automatische taak aanmaken die je koppelt aan de periodieke kostenpost. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een taak 'legionella check' indien een accommodatie langer dan een x-aantal dagen niet verhuurd is;
6. Klik op Standaard periodieke kostenpost bewaren om de gegevens op te slaan.


Eigenaar koppelen aan periodieke kostenposten

1. Zoek de accommodatie waar de eigenaar aan gekoppeld is of waar je de eigenaar aan wilt koppelen;
2. Ga naar het tabblad Eigenaren;
3. Klik op een afspraak en kies voor Bewerk of klik op Nieuw om een nieuwe eigenarenafspraak toe te voegen;

4. Selecteer de kostenposten die de eigenaar moet betalen. Indien een kostenpost wel van toepassing is, maar je wilt de prijs van de periodieke kostenpost overschrijven, dan kun je de aangepaste prijs invoeren bij Aangepaste prijs. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld een prijs per m2 hanteert en je per eigenaar de prijs voor de huur wil bepalen;
5. Klik op Afspraak opslaan.


Periodieke kostenposten factuur aanmaken

Als de kostenposten zijn toegekend aan een eigenaar, dan kan een factuur worden aangemaakt.

1. Ga naar de showpagina van de eigenaar;
2. Klik op Periodieke factuur bij de accommodatie waar je de factuur voor wilt maken;

3. Vervolgens zie je een overzicht van de periodieke kosten die je bij deze eigenaar in rekening kunt brengen.

Zoals op de bovenstaande afbeelding te zien is kun je meerdere acties ondernemen.

In eerste instantie heb je de mogelijkheid om een factuur aan te maken. In dit voorbeeld kiezen we ervoor om de administratiekosten in rekening te brengen. Op het moment dat we de administratiekosten in rekening brengen blijven de overige, nog in rekening te brengen periodieke kostenposten in het overzicht staan.

De periodieke kostenposten worden in het overzicht gegroepeerd weergegeven. Deze groepering is op basis van de ingangsdatum van de periodieke kostenpost.


Periodieke kostenpost overslaan

Wil je een kostenpost tijdelijk niet in rekening brengen bij de eigenaar, maar op een later moment wel weer? Dan kun je ervoor kiezen om de periodieke kostenpost over te slaan. De kostenpost komt dan in het overzicht van de overgeslagen periodieken te staan. De kostenpost blijft hierdoor wel bewaard en wordt enkel overgeslagen voor de aangegeven periode.

Door achter de kostenpost op de knop Niet overslaan te klikken komt de kostenpost weer tussen de te factureren periodieke kostenposten te staan.


Periodieke kostenpost aangepaste periode

Als je ervoor kiest om periodieke kosten in rekening te brengen dan heb je de mogelijkheid om voor één (of meerdere) periodieke kostenposten een aangepaste periode te selecteren. Deze optie is interessant voor periodieke kostenposten met een jaarbedrag, omdat er één bedrag voor het hele jaar ingesteld is. Deze optie geeft je de mogelijkheid om het jaarbedrag in (meerdere) delen op te splitsen en te factureren.

Bij het selecteren van de aangepaste periode kun je voor de periodieke kostenpost(en) die je in rekening wilt brengen een afwijkende periode instellen, zoals het vervroegen van de einddatum. Het systeem splitst de factuur dan in twee delen; een factuur voor de aangepaste periode én een factuur voor de resterende periode. Op de factuur vind je het aantal dagen terug dat voor de betreffende kostenpost in rekening is gebracht.

Bijvoorbeeld: Er worden twee van de vier periodieke kostenposten aan de hand van een aangepaste periode gefactureerd. Zie het screenshot hierboven. De twee (deels) in rekening gebrachte kostenposten verschijnen onder in beeld op de conceptfacturen. Klik op Verstuur om de conceptfacturen te versturen. Zie het screenshot hieronder.

Verwacht periodieke kostenposten factuur

Bij het aanmaken van de eigenaar kun je aangeven wanneer de eigenaar de eerste factuur moet ontvangen en of hij deze vooruit betaald.

Is de datum van de eerste factuur bijvoorbeeld op 01-04-2019? Dan zal de eigenaar elk jaar op 01-04 een melding zien in het overzicht Verwacht periodieke factuur naar voren komen. Dit overzicht vind je onder het tabbladEigenaren in het rechter submenu.

De facturen die volgen worden klaargezet op basis van de laatst gefactureerde periode. Bijvoorbeeld: De laatst gefactureerde periode is 01-01 tot 31-12. Het volgende jaar zal de factuur worden klaargezet op 17-12. Ofwel: 14 dagen voor de laatst gefactureerde periode van het vorige jaar.

Je kunt facturen op de volgende manier eerder ophalen en versturen.

1. Ga naar het tabblad Eigenaren;
2. Kies in het rechter submenu voor Verwacht periodieke factuur;
3. Zet het vinkje uit: Facturen die langer dan 14 dagen vooruit verstuurd moeten worden;
4. Klik op Factureren bij de eigenaar waarvoor je de factuur wilt aanmaken.


Voorgestelde te factureren periodieke kosten

In het "Verwacht periodieke factuur" overzicht geeft Booking Experts een voorgestelde selectie met periodieke kosten welke over (verschillende) periodes afgerekend moet worden.

Hierin worden afspraken gegroepeerd op basis van:

1. Af te rekenen periode;
2. Af te rekenen periodieke kostenposten.

Doordat de periodes en kosten gegroepeerd worden weergegeven, wordt hiermee de mogelijkheid geboden om overeenkomende periodes in bulk te versturen. Tevens kan je hierbij de factuurdatum in bulk aanpassen.

Nadat de facturen zijn aangemaakt kunnen deze terug gevonden worden in het overzicht van de conceptfacturen.

Door hier te filteren op het soort factuur en de aanmaakdatum, kun je hier een selectie in één keer per mail versturen, markeren als handmatig verstuurd of verwijderen.


Overzicht afspraken/periodieke kostenposten per eigenaar

Je kunt van alle eigenaren de afspraken exporteren. Zo zie je gelijk bij welke periodieke kostenposten er per eigenaar in rekening worden gebracht.

1. Ga naar het tabblad Eigenaren;
2. Klik in het rechtermenu op Afspraken;
3. Klik linksonder op Exporteer.


Veelgestelde vragen periodieke kostenposten factuur

Bij de eigenaar is geen knop voor het aanmaken van een periodieke factuur. Hoe kan ik nu een factuur maken?
Je kan alleen periodieke facturen aanmaken bij een eigenaar die actief is. Wanneer een eigenaar op inactief staat, kan er geen periodieke factuur worden gemaakt.


Video periodieke kostenposten

In deze video leggen wij je uit hoe je een periodieke kostenpost in Booking Experts kunt aanmaken, bewerken of verwijderen.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.

Verder nog hulp nodig? Neem contact op Neem contact op