Taken app

🇬🇧 English translation

In dit support artikel lees je alles over de taken app, van het genereren tot afvinken van taken.

Binnen Booking Experts kun je op verschillende manieren taken genereren middels de takenmodule. Met deze taken kun je bijvoorbeeld de technische dienst of de schoonmaak aansturen. Deze planning kan in zijn geheel gemaakt worden binnen Booking Experts. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van de Taken app. Met de Taken app kun je per takenlijst zorgen voor een overzichtelijke verdeling van de taken.

1. Beginnen met de Taken app
2. De Uitvoerder
3. De Planner
4. De takenlijst instellen voor de Taken app
5. De taken verdelen binnen een takenlijst
6. Als planner een nieuwe taak aanmaken
7. Filteren van taken
8. Zoeken op reeds ingeplande taak
9. Inloggen als uitvoerder
10. Taken verwerken als uitvoerder
11. Taken afronden als uitvoerder
12. Uren- en materiaalregistratie door uitvoerders en opmerkingen
13. Nieuwe taak aanmaken als uitvoerder
14. Melding bij nieuwe taak voor planner

📹  - Inleiding in de TakenApp


Beginnen met de Taken app

De Taken app is een module binnen Booking Experts. Het kan dus zijn dat deze bij jouw organisatie niet aan staat. Mocht dit het geval zijn kun je contact opnemen met Support om de module aan te zetten.

Binnen de Taken app zijn er drie onderdelen waar naar gekeken moet worden:

  1. De uitvoerder(s);
  2. De planner(s);
  3. De te verdelen takenlijsten.

De Uitvoerder

De uitvoerder is de persoon die de taak daadwerkelijk moet afwerken. Aan hem of haar wordt de taak toegewezen door de planner én de uitvoerder kan op locatie taken aanmaken voor andere afdelingen.

Om een uitvoerder aan te maken dien je de volgende stappen te doorlopen:

  1. Ga naar de organisatie instellingen door op het Tandwieltje te klikken;
  2. Ga naar het submenu Toegang;
  3. Selecteer het tabblad Uitvoerders;
  4. Klik op + Nieuw om een nieuwe uitvoerder aan te maken;
  5. Vul hier het e-mailadres van de uitvoerder in;
  6. Sla het formulier op.

Wanneer je een uitvoerder hebt uitgenodigd krijgt hij/zij een e-mail met hierin de mogelijkheid om in te loggen in het systeem nadat deze een wachtwoord heeft gekozen.

Let op! Er is geen aparte inlog voor uitvoerders. Deze dienen met hun e-mailadres en wachtwoord in te loggen als medewerker.


De Planner

De planner is de verantwoordelijke binnen de organisatie die de taken binnen een bepaalde takenlijst verdeelt. Het is dus mogelijk dat er binnen een organisatie meerdere planners zijn, één voor de technische dienst, één voor de schoonmaak en bijvoorbeeld één voor de horeca.

Er hoeft geen aparte inlog gemaakt te worden voor een planner, dit zijn namelijk de medewerkers die reeds toegang hebben tot de organisatie.


De takenlijst instellen voor de Taken app

Om binnen een takenlijst gebruik te kunnen maken van de Taken app dient deze voorzien te worden van een planner en ten minste één uitvoerder:

  1. Ga naar het tabblad Taken;
  2. Kies in het submenu voor Takenlijsten;
  3. Klik op Bewerk bij de gewenste takenlijst;
  4. Selecteer een of meerdere planners uit de lijst met medewerkers;
  5. Selecteer de gewenste uitvoerder(s) voor deze takenlijst. De volgorde van de uitvoerders kan worden aangepast door de planner;
  6. Bewaar de takenlijst.


De taken verdelen binnen een takenlijst

Wanneer er een planner is toegewezen aan een takenlijst kan deze een planning maken van de onderliggende taken. De taken in de takenlijst zijn automatisch gesorteerd op datum en vervolgens op accommodatienummer.

Als planner kun je de aan jou toegewezen takenlijsten gaan verwerken in de Taken app:

  1. Ga naar het tabblad Taken;
  2. Kies voor Takenlijsten in het submenu;
  3. Klik op de betreffende takenlijst;
  4. Versleep de taken naar de betreffende uitvoerder.
  5. Of wijs de taken in bulk toe aan een uitvoerder.


Als planner een nieuwe taak aanmaken

Tijdens het inplannen van taken kan het voorkomen dat je voor de uitvoerders een nieuwe taak wilt aanmaken. Dit kun je snel vanuit de betreffende takenlijst doen, klik hiervoor op het + je.

Hierdoor kom je meteen in de juiste takenlijst en kun je ook al meteen een uitvoerder kiezen om de taak af te handelen.

Filteren van taken

Standaard worden de taken op chronologische volgorde weergegeven. Echter, het kan zijn dat je als planner een bepaalde taak eerst wilt verdelen waarna je de rest van de taken naloopt.

In het overzicht van de te verdelen taken kan gefilterd worden op verschillende onderdelen:

  • accommodatienaam;
  • naam van de taak.

Daarnaast kun je nog filteren op datum via de periode selectie.


Zoeken op reeds ingeplande taak

Om als planner te kunnen zoeken naar een specifieke taak welke reeds is ingepland bij een van de uitvoerders kun je gebruik maken van de zoekbalk. Deze kun je terugvinden boven het overzicht van uitvoerders binnen de Taken app.

Wanneer je hierin zoekt, worden direct de taken getoond die overeen komen met je zoekopdracht.


Inloggen als uitvoerder

Naast het feit dat een uitvoerder als medewerker kan inloggen bij Booking Experts krijgt de uitvoerder iedere ochtend een mail met een link naar zijn/haar takenlijst indien er op die dag een openstaande taak is.

Indien er een 06-nummer is ingevoerd zal dit bericht ook per SMS verstuurd worden.

SMS voor de uitvoerder


Taken verwerken als uitvoerder

Wanneer je als uitvoerder ingelogd bent krijg je in één oogopslag te zien welke taken aan jou toegedeeld zijn. De taken staan in de volgorde waarin de planner deze gezet heeft. Het kan dus zomaar zijn dat een taak die vandaag afloopt later in je lijst staat dan een taak die morgen afloopt.

Als uitvoerder kun je het volgende in jouw inlog:

  • Overzicht van al je taken inzien: door rechts boven in het scherm te klikken op het aantal taken keer je terug naar het overzicht van je taken;
  • De mogelijkheid om taken te starten wanneer je hiermee aan het werk gaat: klik op de taak en kiesStart;
  • De mogelijkheid om een nieuwe taak aan te maken: klik hiervoor op + Taak.


Taken afronden als uitvoerder

Wanneer je als uitvoerder een taak start zal deze groen oplichten. Dit is zowel in jouw overzicht als in het overzicht van de planner. De planner kan hierdoor precies zien waarmee je momenteel aan het werk bent.

Op het moment dat je klaar bent met de taak dien je te klikken op Stop. Wanneer je dit niet doet, zal de taak op de achtergrond doorgaan en kun je niet een andere taak starten.

Nadat je de taak gestopt hebt kun je hier aangeven:

  • Of je de taak daadwerkelijk hebt afgerond;
  • Of je het aantal gewerkte minuten/uren wilt registreren (standaard staat dit aan);
  • Of je materialen wilt registreren binnen deze taak: het kan zijn dat je bijvoorbeeld een nieuwe lamp hebt moeten plaatsen;
  • Eventuele op- of aanmerkingen.


Uren- en materiaalregistratie door uitvoerders en opmerkingen

Wanneer de uitvoerder bij het afronden van een taak de gewerkte uren registreert, krijgt de planner hiervan een e-mail waarmee hij direct bij de betreffende taak uit komt binnen Booking Experts.

Deze taak kan hij dan nakijken om eventueel door te berekenen aan de eigenaar.

Ook wordt hierin direct zichtbaar welke materialen er gebruikt zijn en of er een opmerking is toegevoegd aan de taak. De opmerking wordt getoond in het notitieveld.


Nieuwe taak aanmaken als uitvoerder

Wanneer je als uitvoerder tijdens je ronde iets tegenkomt dat bijvoorbeeld schoongemaakt moet worden, kun je hiervoor een taak aanmaken. Bijvoorbeeld wanneer jij als medewerker van de technische dienst een vuil raam ziet bij de entree van een accommodatie of faciliteit, dan wil je een taak kunnen aanmaken voor de schoonmaak. Er zijn verschillende mogelijkheden om een taak aan te maken in het uitvoerders portaal:

1. Algemene taak welke op de takenlijst komt maar niet is gekoppeld aan een reservering of accommodatie;
2. Accommodatietaak welke direct gekoppeld is aan een van de accommodaties;
3. Facilitaire taak welke direct gekoppeld is aan een faciliteit in Booking Experts.


Melding bij nieuwe taak voor planner

Wanneer je als planner toegewezen bent aan een takenlijst, krijg je bij elke nieuw aangemaakte taak voor jouw takenlijst een bericht per e-mail.

Hiermee ben je dus altijd op de hoogte van nieuwe taken. Dit is handig voor wanneer je de planning al gemaakt hebt, maar er last-minute nog een taak aan toegevoegd wordt.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.

Verder nog hulp nodig? Neem contact op Neem contact op