Starten met Booking Experts

🇬🇧 English translation

Van harte welkom bij Booking Experts! Wij zijn blij jullie te mogen verwelkomen! Jij bent van plan een overstap te maken naar Booking Experts of je hebt de stap net gemaakt. In dit support artikel geven we basisinformatie voor een succesvolle samenwerking.

1. De start met Booking Experts
2. Checklist
3. Vooraf informatie verzamelen
4. Academy
5. Support artikelen
6. Contact met Booking Experts
7. Planbord met ontwikkelingen
8. Updatemeldingen
9. Webinars

Als eerste een korte introductie video. De informatie die verteld wordt, hebben we in dit support artikel ook uitgeschreven. 


Kies interne Booking Experts specialist 

Graag geven we meteen advies om binnen jouw organisatie één persoon verantwoordelijk te maken voor de overstap. Dat betekent:

✅ Eigen verantwoordelijkheid = kritische medewerker = minder kans op fouten;
✅ De collega is volledig op de hoogte en kan zich straks met recht Booking Experts specialist noemen;
✅ De specialistische collega is in staat zijn/haar kennis door te geven aan de andere collega's en zo komt iedereen op het gewenste niveau.


Checklist

Om jou (vooraf) zoveel mogelijk inzicht te geven in de overstap, hebben wij een onboardingschecklist ontwikkeld. In deze checklist staan alle stappen die doorlopen moeten worden voordat een administratie live gaat.

Hierboven staan alle onderwerpen. Afhankelijk van jou organisatie, zullen we sommige taken uitzetten. Werk je bijvoorbeeld niet met particuliere eigenaren? Dan zorgen we ervoor dat deze taak niet in je overzicht staat.

Op elk onderwerp kan je doorklikken om de specifieke taken te zien. Per taak staat vermeld of het door jullie moet gebeuren of door ons. Zie hieronder een voorbeeld.

Je kunt op elke taak doorklikken om te zien wat het precies inhoudt. Op de achtergrond monitoren wij het hele traject. Je kunt je vragen direct noteren bij een taak. Wij krijgen daar dan een melding van en kunnen jou meteen verder helpen. Zie hieronder een voorbeeld.


Verzamel vooraf de informatie

Niets is zo makkelijk als je direct kan starten. Weet je dat er een overstap aankomt? Begin dan vast met informatie verzamelen. We zien vaak dat een nieuwe klant al jaren van hetzelfde reserveringssysteem gebruik maakt. In de loop der tijd is er veel informatie bijgekomen en werd er niet meer kritisch gekeken naar bestaande instellingen en informatie. Je gaat overstappen dus dit is de tijd: wees kritisch en grijp deze nieuwe kans!

Tips om tijd te winnen

Hieronder drie voorbeelden waarbij je met een goede voorbereiding veel tijdswinst behaalt.

Voorbeeld 1 - Werk jij nog met een prijsbeleid zonder duidelijke structuur? Ga dan nu over naar een gestroomlijnde versie. Kies ervoor om de Bungalow 4 personen als basisprijslijst te maken.De Bungalow 2 personen is dan 30% goedkoper en de Bungalow 6 personen is 30% duurder. Voer je dan gedurende het jaar prijswijzigingen door? Dan hoef je dat alleen maar op één type te doen en dan gaat het automatisch door naar de andere types.

Voorbeeld 2 - Met name bij campings zien wij heel veel arrangementen. De meeste arrangementen worden aangemaakt, om de gast te verplichten over de gehele Pinkster periode te verblijven. Dat is niet nodig in Booking Experts: je stelt dit simpelweg in de prijslijst in. Een arrangement gebruik je alleen ter promotie als je een extra bij de reservering geeft, zoals gratis fietsverhuur of een BBQ-pakket.

Voorbeeld 3 - Teksten! Kijk kritisch naar je teksten. Zowel de omschrijvingen van de types als de website teksten. Is de informatie nog actueel? Is er samenhang tussen de teksten van de types en geef je de informatie die belangrijk is voor een zoeker (en: boeker)? En is de informatie nog relevant voor de huidige zoekende recreant?

Set up - Welke informatie is nodig?

Hieronder volgt een korte opsomming van informatie die nodig is tijdens de inrichting. Dit kan vooraf al verzameld en gecontroleerd worden.

Basis gegevens:

  • NAW en eventueel afwijkende facturatiegegevens van jullie vakantiepark;
  • Types - denk aan de omschrijvingen, kenmerken en foto's;
  • Nummering van alle accommodaties;
  • Toekomstige prijzen;
  • Overzicht van de kostenposten + prijzen;
  • Overzicht van de kanalen;
  • Algemene voorwaarden;
  • Annuleringsbeleid;
  • Aanbetalingsregeling;
  • Jullie logo en sfeerfoto's voor in de zoek & boek in zo hoog mogelijke resolutie.

Financieel
Eerst leveren jullie het grootboekrekeningenschema aan ons aan. Daarna kunnen jullie de grootboekrekeningen gaan toewijzen > ofwel instellen waar de grootboekrekeningen op van toepassing zijn. Zijn er verder specifieke bijzonderheden? Dan horen wij dat graag zo snel mogelijk zodat wij kunnen meedenken over een juiste inrichting hiervan.

Eigenaren
Als de accommodaties ingevoerd zijn, dan kunnen we ons richten op de eigenaren.

  • Commissie afspraken - incl. percentages, afrekenmomenten etc.;
  • Periodieke kosten die eigenaren aan jullie betalen - incl. data/termijnen waarop ze betalen;
  • NAW van eigenaren.

Taken
Binnen Booking Experts hebben we een handige takenapp. Hiermee kunnen uitvoerders inloggen en alleen hun taken zien en afwikkelen. Planners worden op de hoogte gehouden van de taken en zo kan efficiënt gewerkt worden. De taken dienen daarom direct goed ingesteld te worden.

Het instellen van de taken gebeurt tijdens de inrichting. Het makkelijkste is een complete lijst van taken met daarop de manier waarop deze ingepland moeten worden. Bijvoorbeeld een schoonmaak taak op de vertrekdag van een reservering, het plaatsen van een kinderbedje bij aankomst als een gast dit bijgeboekt heeft en bij twee weken leegstand een legionella check. Het koppelen aan de juiste uitvoerders van de takenlijsten kan op een later moment gebeuren.

Kassa
Vanuit de kassa verkoop je bijvoorbeeld een krant en broodjes. Jullie kunnen zelf de kassa producten aanmaken en de betaalmethodes controleren. Een overzicht van de producten die jullie aanbieden met de prijzen zorgt ervoor dat je dit snel kunt aanmaken. Dit is niet noodzakelijk voor live gaan.

Importeren en omzetten

Nu de basis goed staat, kunnen wij ertoe overgaan de reserveringen te importeren. We kunnen het verleden importeren en de toekomstige reserveringen. Jullie dienen hiervoor bij ons een geschikte export van het oude reserveringssysteem aan te leveren. Je kunt bij het vorige reserveringssysteem vragen om een complete export van de reserveringen in het oude systeem.

Importeren
De export uit het oude systeem gaan wij in Booking Experts importeren. Zo behoud je alle gegevens uit het verleden. Er zijn vaak wat reserveringen die we niet kunnen importeren. Dit komt bijvoorbeeld omdat de gasten een huisdier mee mogen nemen in een accommodatie die eigenlijk huisdiervrij is. Deze reserveringen kunnen handmatig ingevoerd worden in Booking Experts.

Omzetten
Optioneel - Vanuit sommige reserveringssystemen krijg je geen complete factuurgegevens mee in de export. Dit betekent dat er met het importeren geen factuur gemaakt kan worden. Deze facturen kun je opnieuw aanmaken in Booking Experts door de reserveringen, zoals wij dat noemen, om te zetten. Het voordeel van het maken van nieuwe facturen is dat je direct test of de instellingen in Booking Experts naar wens zijn. Als dit voor jullie van toepassing is, dan zorgen wij dat jullie hier een duidelijke uitleg van krijgen.

Testen

Daarna zullen we nog een keer samen de processen doorlopen. Dit kan bij ons op kantoor, telefonisch, via schermdeling etc. De administratie in Booking Experts wordt vervolgens omgezet naar een testfase. Graag zien we dat je nogmaals uitgebreid jouw administratie test zodat alles naar wens functioneert.

Gedurende deze fase kun je uitgebreid gebruik maken van onze chat. Wij zitten met het supportteam klaar om al je vragen te beantwoorden! Samen prikken we een datum waarop je live wil gaan met je systeem.

Live gaan

Daar ga je dan! De druk op de knop. Gefeliciteerd! De administratie gaat vanuit een testfase over naar productie en vanaf nu ben je live met Booking Experts. Tijdens de livegang zorgen wij er ook voor dat de kanalen omgezet worden.


Academy

Als je ergens nieuw begint, komt er veel informatie op je af. Wij helpen jou, en alle collega's, graag zoveel mogelijk op weg met het gebruik van ons reserveringssysteem.

Hiervoor hebben wij de Academy Booking Experts Basis ontwikkeld. Dit is een lesboek waarbij je aan de hand van tekst, voorbeelden en opdrachten aan de slag gaat met de basis van Booking Experts. Heb je nog geen lesboek ontvangen? Stuur dan een mailtje naar support@bookingexperts.nl. Dit is uiteraard volledig gratis.

Heb je de Academy Basis afgerond? Dan heb we ook aanvullende academies over specifieke onderwerpen, zoals over prijzen en eigenaren. Meer informatie over de academy lees je hier.


Support artikelen

Wil je iets instellen, maar weet je niet zo goed hoe? Kijk dan eerst eens tussen onze support artikelen. Wij zijn dagelijks bezig met het schrijven hiervan. Krijgen we een vraag van een klant? Dan verwerken we dat meteen. Hierdoor hebben we een grote database met antwoorden op al je vragen, duidelijk omschreven mét screenshots! Of bekijk een van de vele video's met extra uitleg.


Contact met Booking Experts

Hallo 😄 dit is ons top team ⬇️ Kom je er niet uit met de support artikelen? Dan staan wij graag voor je klaar om je verder te helpen.

Je kunt ons chatten en e-mailen. Het is net wat jij fijner vindt. Onze gemiddelde antwoord tijd is iets meer dan 10 minuten. Wij streven er altijd naar dit zo kort mogelijk te houden, zodat jij direct verder kan met je werk. Met deze snelheid reageren is een stuk gemakkelijker als jij als gebruiker je vraag zo duidelijk mogelijk stelt aan ons.


Planbord met ontwikkelingen

Op ons planbord worden onze toekomstige ontwikkelingen gedeeld. Je kunt hier jouw stem achterlaten op de ontwikkelpunten. Zo monitoren wij hoeveel vraag er is en bepalen we de prioriteit.


Updatemeldingen

Booking Experts ontwikkelt dagelijks. Van elke wijziging maken wij een update melding, zodat jij altijd op de hoogte bent van nieuwe functionaliteiten en ontwikkelingen. Je vind de update meldingen rechts bovenaan je scherm bij het icoontje van de toeter. Staat daar een rood ballonnetje bij? Dan is er een nieuwe ontwikkeling!


Webinars

Ten slotte hosten we geregeld webinars. Dit doen we om jouw kennis op te frissen, tips te delen of om nieuwe updates te presenteren. Je krijgt vooraf per e-mail een uitnodiging om deel te nemen.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.

Verder nog hulp nodig? Neem contact op Neem contact op