Starten met Booking Experts

🇬🇧 English translation

In dit support artikel lees je hoe de start met Booking Experts eruit ziet en welke stappen hieronder vallen.

1. Hoe werkt een onboarding/inrichting?
2. Fase 1 - Setup en basisinformatie
3. Fase 2 - Financieel, eigenaren en taken
4. Fase 3 - Importeren, optimalisatie en kassa
5. Fase 4 - Toekomstige reserveringen, testen en live gaan
6. Communicatie met Booking Experts
7. Support artikelen
8. Chatten met onze medewerkers
9. Mailen met onze medewerkers
10. Community
11. Ontwikkelverzoek
12. Planbord met ontwikkelingen
13. Updatemeldingen

Als eerste; van harte welkom bij Booking Experts! Jij bent van plan een overstap te maken naar Booking Experts of je hebt de stap net gemaakt. In dit support artikel geven we basisinformatie voor een succesvolle samenwerking.


Hoe werkt een onboarding/inrichting?

Spannend, de start (en soms ook overstap) naar Booking Experts. Om jou vooraf zoveel mogelijk inzicht te geven in de overstap, hebben wij hiervoor een globale planning gemaakt van 4 fases.

Vooraf ontvangen wij graag zoveel mogelijk informatie over jouw vakantiepark. Hoe meer gegevens wij ontvangen, des te meer wij alvast kunnen inrichten. Deze informatie verwerken wij vervolgens in jouw administratie.

Als de basis staat, spreken we af bij ons op kantoor om de inrichting te finaliseren. We streven ernaar om zoveel mogelijk afgerond te hebben voordat we afspreken. We prikken dan een datum voor het live gaan en de openstaande punten verdelen we. Sommige openstaande punten moeten jullie als vakantiepark zelf uitvoeren, omdat ze heel specifiek zijn.

Planningtool

Zie hierboven afbeelding van de planningstool voor de start van een inrichting. Je kunt hierbij doorklikken op elk onderwerp, waar een checklist met subtaken volgt.


Fase 1 - Setup en basisinformatie

De eerste fase staat in het teken van de setup van jullie administratie, het verzamelen van de basisinformatie en het inrichten hiervan. Wij hebben onder andere de volgende informatie nodig:

  • NAW en eventueel afwijkende facturatiegegevens van jullie vakantiepark;
  • Omschrijving van alle types;
  • Kenmerken per type/accommodatie;
  • Foto's per type;
  • Nummering van alle accommodaties;
  • Toekomstige prijzen (per periode);
  • Kostenposten + prijzen;
  • Overzicht van de kanalen;
  • Algemene voorwaarden;
  • Annuleringsbeleid zoals deze gehanteerd wordt;
  • Aanbetalingsregeling;
  • Logo's;
  • Sfeerfoto's van het park en de omgeving in een zo hoog mogelijke resolutie.

Wij gaan de basis vervolgens zoveel mogelijk voor jullie klaarzetten.


Fase 2 - Financieel, eigenaren en taken

In de volgende fase gaan we een belangrijke verdiepingsslag maken. We gaan jullie park financieel goed inrichten, de eigenaren worden gekoppeld aan de juiste gegevens en accommodaties en we gaan de takenapp inrichten.

Deze fase doorlopen we gezamenlijk. Wij doen doen daarbij zoveel mogelijk, maar ook jullie hulp is in deze fase nodig. Wij gebruiken een planningstool waarin we de taken duidelijk verdelen, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt. Hieronder een korte samenvatting van de taken in fase 2.

Financieel
Eerst leveren jullie het grootboekrekeningenschema aan ons aan. Vervolgens zorgen wij ervoor dat de grootboekrekeningen in Booking Experts komen te staan. Daarna kunnen jullie de grootboekrekeningen gaan toewijzen > ofwel instellen waar de grootboekrekeningen op van toepassing zijn.

Eigenaren
Als de accommodaties ingevoerd zijn, dan kunnen we ons richten op de eigenaren. Jullie kunnen zelf de commissie afspraken moeten aanmaken en de eigenaren koppelen aan de juiste accommodaties.

Taken
Binnen Booking Experts hebben we een handige takenapp. Hiermee kunnen uitvoerders inloggen en alleen hun taken zien en afwikkelen. Planners worden op de hoogte gehouden van de taken en zo kan efficient gewerkt worden. De taken dienen daarom direct goed ingesteld te worden. Dit gaat in overleg tussen het park en Booking Experts.


Fase 3 - Importeren, optimalisatie en kassa

Nu de basis goed staat, kunnen wij ertoe overgaan de reserveringen te importeren. We kunnen het verleden importeren en de toekomstige reserveringen. Jullie dienen hiervoor bij ons een geschikte export van het oude reserveringssysteem aan te leveren. Je kunt bij het vorige reserveringssysteem vragen om een complete export van de reserveringen in het oude systeem.

Importeren
De export uit het oude systeem, gaan wij in Booking Experts importeren. Zo behoud je alle gegevens uit het verleden. Er zijn vaak wat reserveringen die we niet kunnen importeren. Dit komt bijvoorbeeld omdat de gasten een huisdier mee mogen nemen in een accommodatie die eigenlijk huisdiervrij is. Deze reserveringen kunnen handmatig ingevoerd worden in Booking Experts.

Optimalisatie
Nu de basis staat in Booking Experts, kan er geoptimaliseerd worden. De optimalisatie is erg persoonlijk en kunnen jullie zelf, natuurlijk met onze hulp, doorvoeren. In onze support artikelen vind je veel informatie en daarnaast kun je altijd met ons chatten voor meer informatie of hulp.

Kassa
In deze fase wordt ook de kassa ingericht. Vanuit de kassa verkoop je bijvoorbeeld een krant en broodjes. Jullie kunnen zelf de kassa producten aanmaken en de betaalmethodes controleren.


Fase 4 - Toekomstige reserveringen, testen en live gaan

De laatste fase is aangebroken. Jullie gaan toekomstige reserveringen omzetten. Dit zijn reserveringen die al gemaakt zijn, maar waarvan het verblijf nog moet plaatsvinden.

We krijgen met de export vanuit jullie oude reserveringssysteem geen complete facturen mee. Deze facturen kun je opnieuw aanmaken in Booking Experts door de reserveringen, zoals wij dat noemen, om te zetten. Het voordeel van het maken van nieuwe facturen is dat je direct test of de instellingen in Booking Experts naar wens zijn.

Daarna zullen we nog een keer samen de processen doorlopen. Dit kan bij ons op kantoor, telefonisch, via schermdeling etc. De administratie in Booking Experts wordt vervolgens omgezet naar een testfase. Graag zien we dat je nogmaals uitgebreid jouw administratie test zodat alles naar wens functioneert.

Gedurende deze fase kun je uitgebreid gebruik maken van onze chat. Wij zitten met het supportteam klaar om al je vragen te beantwoorden! Samen prikken we een datum waarop je live wil gaan met je systeem.

Live gaan
Daar ga je dan! De druk op de knop. Gefeliciteerd! De administratie gaat vanuit een testfase over naar productie en vanaf nu ben je live met Booking Experts. Tijdens de livegang zorgen wij er ook voor dat de kanalen omgezet worden.


Communicatie met Booking Experts

Binnen Booking Experts communiceren we op verschillende manieren. Rechts bovenaan in Booking Experts staat een vraagteken. Als je daarop klikt, kun je chatten met mij of een van mijn collega's.

Team Booking Experts september 2019

Hierboven een foto van ons team in juni 2019.


Support artikelen

Booking Experts heeft een grote database met antwoord op al je vragen.Vind direct antwoord op je vraag, duidelijk omschreven mét screenshots! Of bekijk een van de vele video's over belangrijke onderwerpen.


Chatten met onze medewerkers

Wij reageren graag zo snel mogelijk op de vragen die binnenkomen via de chat, in meer dan 90% reageren we zelfs binnen 20 minuten. Met deze snelheid reageren is een stuk gemakkelijker als jij als gebruiker je vraag zo duidelijk mogelijk stelt aan ons.


Mailen met onze medewerkers

Kan je vraag ook tot de volgende dag wachten? Bijvoorbeeld in het weekend? Stuur dan een e-mail. Wij zorgen dat je maandag direct antwoord krijgt.


Community

In onze eigen Booking Experts community kun je sparren met collega's uit het vak. Ben je benieuwd hoe je collega's de schoonmaak regelen of met welke aannemer ze goede ervaringen hebben? Stel je vraag en help elkaar. Samen zorgen we voor een betere recreatieve kwaliteit. Deel kennis, leer van elkaar en laat je inspireren!

De voordelen van de Community:

  • Loop je ergens tegen aan in je dagelijkse werkzaamheden? Geef het aan en wie weet heb jij binnen no time een oplossing voor je probleem;
  • Deel de nieuwste trends en ontwikkelingen en inspireer elkaar met mogelijkheden voor de toekomst;
  • Deel interessante tips & tricks waarvan jij denk dat die ook van belang zijn voor andere gebruikers;
  • Lees alles over de laatste updates en nieuwtjes omtrent Booking Experts.

Wil je ook bij de Booking Experts community horen? Stuur dan een e-mail naar support@bookingexperts.nl en wij maken een Huddle account voor je aan. In dit support artikel lees je meer over Huddle.


Ontwikkelverzoek

We ontwikkelen software voor én samen met vakantieparken. Zo zorgen we ervoor dat jij méér tijd overhoudt voor zaken die er écht toe doen; contact met de gast.

Wij luisteren graag naar jouw feedback om zo elke dag te komen tot een betere versie van Booking Experts. Als je een goed idee of tips hebt waardoor Booking Experts nog meer kan groeien, dan horen we het graag.


Planbord met ontwikkelingen

Op ons planbord worden onze toekomstige ontwikkelingen gedeeld. Je kunt hier jouw stem achterlaten op de ontwikkelpunten. Zo monitoren wij hoeveel vraag er is en bepalen we de prioriteit.


Updatemeldingen

We sturen bijna dagelijks updatemeldingen. Deze zie je als pop-up rechts onderin je scherm. Via deze weg houden we je op de hoogte van nieuwe functionaliteiten en ontwikkelingen binnen Booking Experts. Zo zijn al onze gebruikers altijd op de hoogte!

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.

Verder nog hulp nodig? Neem contact op Neem contact op