Optie

🇬🇧 English translation

In dit artikel wordt een uitleg gegeven over het maken en versturen van optie boekingen.

1. Optie maken
2. Optie verlengen
3. Optie omzetten naar boeking via backoffice
4. Optie opnieuw versturen
5. Optie via frontoffice
6. Veelgestelde vragen

Een nog niet bevestigde boeking kun je omzetten in een optie, zodat je de bezoeker de mogelijkheid geeft nog even na te denken over het wel of niet plaatsen van de boeking. Een optie kun je maken indien de boeking een aankomst heeft over tenminste 1 dag.


Optie maken

Je kunt een boeking als optie bevestigen naar de bezoeker. De bezoeker krijgt dan een x-aantal dagen de tijd om de boeking te bevestigen door de factuur te betalen. De boeking kan ook via de backoffice bevestigd worden. Een optie maak je op boekingsniveau en niet op reserveringsniveau. Ofwel, als er sprake is van een groepsboeking, dan wordt de optie voor alle onderliggende reserveringen gemaakt

1. Maak een boeking zonder dat je deze bevestigd naar de gast;
2. Kies in het menu voor Meer;
3. Klik vervolgens op Optie;
4. Kies het aantal nachten dat de optie open mag blijven staan;
5. Kies vervolgens voor Opslaan;
6. Bevestig de optie zoals bij een boeking via e-mail of post. De bezoeker ontvangt een bericht met betaallink. Wanneer de betaling wordt gedaan wordt de boeking bevestigd. Reageert de bezoeker niet dan ontvangt deze 1 dag voor afloop van de termijn een reminder en ontvangt het park ter reminder een mail. Wordt er verder geen actie ondernomen dan wordt de boeking automatisch geannuleerd. Daarnaast kan de optie ook gelijk omgezet worden naar een boeking. Dit kan voor zowel een kanaal- als een backoffice boeking. Hierbij hoeft de optie met factuur niet eerst verstuurd te worden.


Optie verlengen

Een optie die afloopt kun je nog voor een bepaalde termijn verlengen.

1. Ga naar het tabblad Reserveringen;
2. Kies voor het tab Opties;
3. Selecteer de optie die je wilt verlengen;
4. Klik op Meer;
5. Klik op Optie;
6. Selecteer opnieuw de termijn waarmee je de optie wenst te verlengen;
7. Bevestig de optie opnieuw naar de bezoeker.


Optie omzetten naar reservering via de backoffice

Wanneer een optie verstuurd wordt naar de gast dan heeft deze de mogelijkheid om via een betaallink de optie om te zetten naar een boeking. Je kunt deze optie ook handmatig via de backoffice omzetten naar een boeking. Dit geldt voor zowel backoffice- als kanaal boekingen.

1. Ga naar het tabblad Reserveringen;
2. Kies voor het tab Opties;
3. Selecteer de optie die je om wilt zetten naar een boeking;
4. Klik op Optie omzetten naar reservering.


Optie opnieuw versturen

Op het moment dat je een boeking als optie hebt aangemaakt, kun je deze optie indien nog niet bevestigd opnieuw versturen.

1. Ga naar het tabblad Reserveringen;
2. Kies voor het tab Opties;
3. Selecteer de optie die je wilt verlengen;
4. Selecteer verstuur optie opnieuw handmatig dan wel per mail.


Optie via frontoffice

Je kunt er voor kiezen om een bezoeker die een boeking wil maken die 6 weken of langer in de toekomst ligt eerst te laten kiezen voor een optie. In dit geval kan er via de frontoffice een optie gemaakt worden en heeft de bezoeker nog enkele dagen de tijd om te beslissen of de optie omgezet moet worden in een boeking of dat ze de optie alsnog annuleren. Hoe lang deze termijn is kun je zelf bepalen.

Om de bezoeker deze mogelijkheid te geven dien je dit bij de overige organisatie instellingen te bepalen.

1. Klik op het Tandwieltje om naar de administratie instellingen te gaan;
2. Klik vervolgens in het rechter submenu voor Overige organisatie instellingen;
3. Kies voor het tabblad Overig;
4. Geef het aantal dagen bedenktijd aan dat de bezoeker heeft bij het maken van een optie. Wil je helemaal geen gebruik maken van het maken van een optie voor de frontoffice dan kun je dat ook in de dropdown bepalen;
5. Bepaal hoeveel opties een bezoeker via de frontoffice mag aanvragen.


Veelgestelde vragen

  • Hoe kan een optie blijven staan onder niet-bevestigde reserveringen, terwijl de deadline is verlopen?

Hiervoor kunnen twee redenen zijn. Als eerste kan je een optie hebben gemaakt die niet verstuurd is naar de gast. Hierdoor is de optie nog niet definitief in werking gesteld en zal hij ook niet automatisch geannuleerd worden als niet betaald wordt.

Een andere reden is dat je een optie maakt via de backoffice, dan wordt de optie teruggezet naar Nog niet bevestigde reserveringen als de betaaltermijn verstreken is en de gast geen betaling gedaan heeft. Dit is zo omdat de optie vanuit het kanaal backoffice komt en je zo grip houdt op de gast die misschien wil verblijven en je hem nogmaals kan benaderen. 

  • Ik kan een optie niet bevestigen, hoe komt dit?

Bij het maken van een optie geef je aan hoeveel nachten een optie open mag blijven staan voordat deze automatisch komt te vervallen. De gast is nog niet op de hoogte gesteld van de optie en daardoor is de optie dan ook nog niet 'in werking'. Om een optie om te kunnen zetten, dient deze naar de gast verstuurd te zijn waarna je deze kan omzetten in een bevestigde boeking.

  • Waar kan ik zien dat mijn reservering vanuit een optie komt, of niet?

Het kan bijvoorbeeld wel eens voorkomen dat een eigenaar benieuwd is hoeveel van zijn boekingen via een optie binnen zijn gekomen. Je kunt het niet in één overzicht zien maar je kunt het wel herleiden uit een export. Als je een export maakt van de bevestigde reserveringen, kun je per reservering zien of deze via een optie is binnengekomen of niet.

Als je de export opent, zie je dat er bij 'Gemaakt als optie' 0 of 1 staat. Als er een 1 staat, dan is deze boeking via een optie binnengekomen. Staat er 0, dan is deze boeking niet via een optie binnengekomen.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.