Optie
Een nog niet bevestigde boeking kun je omzetten in een optie, zodat je de gast de mogelijkheid geeft nog even na te denken over het wel of niet plaatsen van de boeking. Een optie kun je maken indien de boeking een aankomst heeft over tenminste 1 dag.
Opties intellen
Om opties toe te staan dien je in de Administratie instellingen onder Boekingen in te stellen hoeveel dagen een optie geldig is en wat het maximum aantal opties per gast is.
Optie maken
Je kunt een boeking als optie bevestigen naar de gast. De gast krijgt dan een x-aantal dagen de tijd om de boeking te bevestigen door de factuur te betalen. De boeking kan ook via de backoffice bevestigd worden.
Maak een reservering zonder dat je deze bevestigd naar de gast. Kies in het menu voor Meer, klik vervolgens op Optie. Kies het aantal dagen dat de optie geldig moet zijn. Klik daarna op opslaan.
Om de bevestiging van de optie naar de gast te versturen klik je op Verstuur optie. Het sjabloon Optie zal dan naar de gast verstuurd worden. In dit sjabloon vindt de gast een betaallink en een link om de optie te annuleren. Wanneer de gast een betaling doet zal de optie automatisch bevestigd worden.
Reageert de bezoeker niet? Dan ontvangt deze 1 dagen voor het aflopen van de optie een reminder. Wordt er daarna geen actie ondernomen dan zal de optie automatisch geannuleerd worden.
Als je in de administratie instellingen het aantal dagen dat een optie geldig is en het maximum aantal opties per gast ingesteld hebt dan is het voor de gast ook mogelijk om via je website een optie te plaatsen.
Een optie maak je op boekingsniveau en niet op reserveringsniveau. Ofwel, als er sprake is van een groepsboeking, dan wordt de optie voor alle onderliggende reserveringen gemaakt.
Overzicht van de opties
Via het tabblad Reserveringen kan je kiezen voor het tabblad Optie. Hierin heb je een overzicht van alle lopende opties met daarbij de geldigheid van de opties.
Staat je optie nog niet tussen de opties? Dan kan het zijn dat je de optie nog niet verstuurd hebt naar de gast. Of het termijn van de optie, die via de backoffice gemaakt is, is verlopen. Deze worden dan teruggezet naar nog niet bevestigde reserveringen. Zo houd je zelf grip op de gast die misschien wil verblijven en kan je hem nogmaals benaderen.
Optie verlengen
Een optie die afloopt kun je nog voor een bepaalde periode verlengen. Hiervoor open je de desbetreffende reservering en klik je op Meer en vervolgens op Optie. Kies hier het aantal dagen dat de optie geldig moet zijn en klik op opslaan. De optie kan je opnieuw aan de gast bevestigen.
Optie omzetten naar reservering via de backoffice
Wanneer een optie verstuurd wordt naar de gast dan heeft deze de mogelijkheid om via een betaallink de optie om te zetten naar een boeking. Je kunt deze optie ook handmatig via de backoffice omzetten naar een boeking. Dit geldt voor zowel backoffice- als kanaal boekingen. Open hiervoor de reservering en klik op Optie omzetten naar reservering en verstuur de boekingsbevestiging.
Lukt het niet om de optie om te zetten naar een definitieve reservering? Dit komt omdat de optie nog niet verstuurd is naar de gast. Verstuur dan eerst de optie naar de gast, dit kan handmatig als je de gast niet daadwerkelijk een bevestiging wilt sturen. Daarna kan je de optie omzetten naar een reservering en bevestigen aan de gast.
Inzien hoeveel reserveringen vanuit een optie komen
Het kan bijvoorbeeld wel eens voorkomen dat een eigenaar benieuwd is hoeveel van zijn boekingen via een optie binnen zijn gekomen. Je kunt het niet in één overzicht zien maar je kunt het wel herleiden uit een export. Als je een export maakt van de bevestigde reserveringen, kun je per reservering zien of deze via een optie is binnengekomen of niet. Als je de export opent, zie je dat er bij 'Gemaakt als optie' 0 of 1 staat. Als er een 1 staat, dan is deze boeking via een optie binnengekomen. Staat er 0, dan is deze boeking niet via een optie binnengekomen.