Nieuwe reservering maken
Er zijn verschillende manieren om een nieuwe reservering in te voeren, en zo je gasten te ondersteunen bij het boeken van een verblijf.
Via de knop '+Reservering'
Overal in het PMS is de knop + Reservering zichtbaar in de groene balk bovenaan. Je kunt dus altijd snel beginnen met het invoeren van een reservering, bijvoorbeeld terwijl je een gast aan de telefoon hebt.
Object selecteren en prijsindicatie
De eerste stap is het vinden en selecteren van een beschikbaar object. Gebruik de filters om het zoekresultaat naar wens van de gast aan te passen. Voor elk zoekresultaat wordt direct een prijsindicatie getoond.
Als je gast al precies weet wanneer ze willen verblijven, selecteer je die specifieke data in het filter 'Periode' en kies je bij 'Verblijfsduur' voor 'Hele periode'.
AIs je gast de precieze data wil laten afhangen van beschikbaarheid of prijs, maar wel op zoek is naar een lang weekend in augustus of september, zet je de 'Periode' op 1 augustus tot 30 september, en kies je bij 'Verblijfsduur' voor 'Lang weekend'. De beschikbare data en objecten worden in de zoekresultaten weergegeven.
Voor elk zoekresultaat kun je rechts op 'Bekijk' klikken om het overzicht te openen. Hier zie je een specificatie van de kosten, op basis van het gekozen object, data, en gastgroep. Pas de filters aan om de beschikbaarheid en prijsindicatie te updaten.
Klik onder in het overzicht op 'Doorgaan' om verder te gaan naar het reserveringsformulier.
Het filter 'Kanaal' kun je gebruiken om inzicht te krijgen in eventuele prijsverschillen voor je gast. Je kunt een directe reservering (Backoffice) vergelijken met een willekeurig extern kanaal.
Gastgegevens invoeren
Je bent nu in het reserveringsformulier, waar je de gegevens van de boeker invult. Als de boeker al eerder een reserving had, zijn de contactgegevens snel te vinden door te zoeken in een van de velden met een vergrootglas. Op basis hiervan krijg je suggesties die je kunt aanklikken om de contactgegevens snel te vullen. Aan de rechterkant zie je nog steeds het overzicht, hier kun je eventueel nog van object wisselen of de gastgroep en/of data aanpassen. De totaalprijzen en kostenposten veranderen mee.
Als alles juist is ingevuld, klik je onder aan het overzicht op 'Bevestigen'. Je komt nu in de detailpagina van de gemaakte reservering. Hier is het nog steeds mogelijk om gegevens te veranderen of extra's aan de bestelling toe te voegen. Als alles definitief is, klik je op de knop 'Bevestig en verstuur factuur' om de rekening van deze reservering naar de gast te sturen.
Voor meer informatie over de inzichten en mogelijkheden in de reservering, lees Reservering inzien en wijzigen en/of Betalingen, gast en kanaal factuur.
Via het planbord
In het planbord kun je ook filteren om een object te vinden om een nieuwe reservering op te plaatsen. Lees meer daarover in Nieuwe reservering via planbord.
Via de objectpagina
Als er een voorkeur is voor een specifiek object, kun je een reservering maken door op de naam van het object te zoeken of in de module 'Inrichting' naar dat object te navigeren. Klik op de naam van het juiste object, en je ziet in het tabblad 'Beschikbaarheid' de kalender, waarin bestaande reserveringen en geblokkeerde periodes van dit object weergegeven zijn. Je kunt dus snel zien op welke dagen het object nog vrij is.
Klik op de datum waarop je een reservering wilt toevoegen, en kies 'Nieuwe reservering', of klik op '+Nieuwe reservering' naast de objectnaam. Je komt nu in het reserveringsformulier. Bij 'Verblijfsdata' controleer je de aankomst en vertrekdata. Vervolgens ga je de gastgegevens invoeren, zoals hierboven beschreven.
Via de website
Op je eigen website kun je de Zoek & Boek functie gebruiken om namens je gast een reservering te maken. Volg simpelweg de stappen, en vul de gegevens van je gast in.
In het Boekingsportaal op je Dashboard zie je boekingen die via je website gemaakt worden. Als een gast er hier niet helemaal uit komt, en op een andere manier contact met je opneemt, kun je deze boeking overnemen om zo de gast verder te ondersteunen.
Namens eigenaar
Het is mogelijk om namens een eigenaar een reservering te maken voor het eigen object.
Let op: dit kun je alleen doen als een eigenaar 'Actief' is.
Zoek eerst de betreffende eigenaar op, via de zoekbalk of via de module 'Eigenaren'. Klik vervolgens op de knop 'Reserveren in backoffice' bij het object waar je een reservering voor wenst te maken. In het volgende scherm vul je de juiste data en gastgroep in, en heb je inzicht in de kosten. Klik op 'Reservering toevoegen' als je klaar bent. De reservering is nu gemaakt onder het kanaal 'Eigenaren'.