Eigenaar en commissieafspraken

Afrekeningsmethode

Er zijn 5 verschillende manieren om af te rekenen met de eigenaar, namelijk op vertrek, op aankomst, met overlap en op bevestiging.

Op vertrek

De afrekeningsmethode Vertrek, zorgt ervoor dat de reserveringen op vertrekdatum worden afgerekend. Maak je een afrekening van 1 september tot 30 september, dan worden alle reserveringen met een vertrekdatum in september hierop meegenomen.

De afrekeningingsmethode Aankomst, zorgt ervoor dat de reserveringen op aankomstdatum worden afgerekend. Stel dat je 14 dagen voor aankomst wilt afrekenen met de eigenaar. Je maakt een afrekening van van 1 september tot 30 september; hierin worden alle reserveringen afgerekend van 15 september tot 14 oktober. Echter, wordt er een reservering gemaakt met aankomst binnen 14 dagen, dan wordt deze niet op deze afrekening niet meegenomen. Deze zal dan nog handmatig moeten worden afgerekend. Onder de Afrekeningsmethode kun je het aantal dagen dat je voor aankomst wilt afrekenen, instellen.

Afrekenen op het moment dat er iets te verrekenen valt

Sommige eigenaren afspraken zullen worden opgezet waarbij de organisatie een uitbetaling doet op x aantal dagen voor of x aantal dagen na een reservering.

Hiervoor is de frequentie Zodra er iets moet worden verrekend.

Hiermee kun je instellen dat bijvoorbeeld een reservering moet worden afgerekend 14 dagen voor aankomst.

Let op! Bij het toevoegen van een afspraak met deze frequentie zal het systeem er vanuit gaan dat de 13 dagen na ingang van de afspraak reeds verrekend zijn!

Wil je de reserveringen evenredig over de afrekeningsperiode afrekenen met de eigenaar, dan kun je kiezen voor Overloop. Maak je een afrekening van 1 september tot 30 september en heb je een reservering van 29 september tot 3 oktober, dan wordt deze gesplitst. Eerst wordt de periode van 29 september tot 30 september afgerekend. Vervolgens wordt op de volgende afrekening de periode van 1 oktober tot 3 oktober afgerekend.

De afrekeningsmethode Bevestiging, zorgt ervoor dat de reserveringen worden afgerekend op de datum van bevestigen. Maak je een afrekening van 1 september tot 30 september, dan worden alle reserveringen die bevestigd zijn in september hierop meegenomen. Dit kunnen dus ook reserveringen zijn die pas volgend jaar verblijven.

Booking Experts stuurt op gelijke periodes voor de afrekeningen. Hierdoor zullen altijd kalendermaanden worden afgerekend.

Stel een eigenaar wordt op de 15e van maart eigenaar van de woning, dan zal de eerste afrekening (indien maandelijks) op 1 april plaatsvinden over de periode van 15 maart tot en met 31 maart. De volgende afrekening zal plaatsvinden op 1 mei en deze zal de gehele maand april afrekenen.

Wil je dat afrekeningen van een nieuwe eigenaar gelijk lopen met overige afrekeningen? 
Je verstuurt de verhuurafrekening altijd per maand, op einddatum van de maand. Nu is er een nieuwe eigenaar die per 18-01 een commissieafspraak per maand heeft. In het overzicht zie je dan een groep met 1 verhuurafrekening voor de periode 18-01-2019 t/m 17-02-2019. Je wilt graag dat deze gelijk gaat lopen met de andere afrekeningen, namelijk op de laatste dag van de maand. Je kunt dan de einddatum van de verhuurafrekening aanpassen naar 31-01-2019. De eigenaar rekent dan éénmalig af over een halve maand. Vanaf februari ontvangt de eigenaar dan ook op elke laatste dag van de maand de afrekening.

Booking Experts stuurt op gelijke periodes voor de afrekeningen.
Hierdoor zullen altijd kalendermaanden worden afgerekend.

Indien je dit niet wenst, maar wenst af te rekenen ten opzichte van de startdatum van de afspraak dien je het vinkje aan te zetten bij Reken af ten opzichte van de startdatum van afspraken.

Het systeem zal dan in het voorbeeld van hierboven een afrekening maken van 15 maart tot en met 14 april.

Soorten commissieafspraken

Bij het bepalen van de commissieafspraak kun je uitgaan van een aantal afspraken, te weten:

Percentage commissie

De eigenaar ontvangt over iedere reservering op desbetreffende accommodatie een te bepalen percentage:

• Standaard reserveringen;
• Reserveringen via de 'directe link' van de eigenaar;
• Reserveringen via kanalen.

Per groep is het mogelijk om een apart percentage aan te geven. Daarnaast kun je per kanaal een ander percentage laten berekenen.

Percentage commissie met ondergrens

De eigenaar ontvangt per opgegeven frequentie (maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks) een vast bedrag aan voorschot (minus de opgegeven commissie). Vervolgens wordt er gekeken hoeveel verhuuropbrengsten er op de accommodatie van de eigenaar zijn geweest. Hierbij kun je aangegeven hoeveel, dus welk percentage, de eigenaar per reservering ontvangt.

Per afgesloten periode (maandelijks, per kwartaal, halfjaar of jaarlijks), wordt er afgerekend op basis van een percentage commissie waarbij het reeds betaalde voorschot in mindering wordt gebracht op het uit te betalen bedrag. Zijn er minder verhuuropbrengsten dan uitbetaald aan voorschotten dan wordt er automatisch een min bedrag op de factuur geboekt met de factuurregel: 'Aangevuld door park om garantie ondergrens te bereiken'. Zijn er meer verhuuropbrengsten dan uitbetaald aan voorschotten dan heeft de eigenaar recht op het verschil hiertussen.

Poulesysteem

Aan een poulesysteem kun je meerdere accommodaties toevoegen. Per dag dat de eigenaar niet zelf reserveert krijgt elke accommodatie één punt. Aan het einde van een periode wordt de gehele omzet bij elkaar opgeteld en ontvangt de eigenaar een verhuurafrekening. De berekening is als volgt: Aantal punten / totaal aantal punten * totale verhuur omzet = Bedrag op de verhuurafrekening.

Percentage afhankelijk van moeilijkheidsgraad

Je kunt verschillende provisieafspraken maken per periode waarvoor geboekt wordt. Is het lastig om een week te boeken, dan zou je met de eigenaar kunnen afspreken dat je bij een boeking voor een week een hogere commissie ontvangt dan bijvoorbeeld voor een (gemakkelijker te boeken periode) weekend. Ook kun je een afwijkend percentage afspreken wanneer een bezoeker specifiek bij deze eigenaar terugkomt.

Percentage met ondergrens voorschot

Bij deze afspraak kun je een vast voorschot per periode uitbetalen aan de eigenaar. Het voorschot kun je vervolgens verrekenen.

Percentage met ondergrens verrekening

Bij een afspraak met een eigenaar waarbij een voorschot wordt gefactureerd, kun je dir voorschot door middel van deze afspraak verrekenen.

Voor het aanmaken van een commissieafspraak:

1. Ga naar het tabblad Eigenaren;
2. Kies in het rechter submenu voor Commissie afspraken;
3. Klik op Nieuw;
4. Kies de gewenste commissie afspraak.

1. Geef de commissie afspraak een Naam;
2. Selecteer de gewenste Afrekeningmethode;
3. Selecteer de gewenste Frequentie;
4. Indien gewenst kun je te verrekenen kosten met de eigenaar invoeren;
5. Indien gewenst kun je de naam van Vast bedrag aanpassen in bijvoorbeeld 'Maandelijkse uitbetaling', dit wordt dan ook zo op de factuurregel getoond;
6. Selecteer de Grootboekrekening waaraan je de uitbetaling wilt koppelen;
7. Voer het bedrag voor de Vaste uitbetaling in;
8. Geef Vast bedrag aan commissie indien gewenst een andere naam. Dit kun je zelf bepaken en zal vervolgens op de factuurregel getoond worden;
9. Selecteer de Grootboekrekening aaraan je de commissie wilt koppelen;
10. Voer het bedrag voor de Vaste commissie in.

Wanneer je onder het kopje Vast bedrag en het Vast bedrag aan commissie de naam zelf hebt bepaald, zie je dit terugkomen in de factuurregels van de verhuurafrekening waarbij je deze commissie afspraak hebt toegepast. Er zijn dan twee factuurregels: Vast bedrag en Vast bedrag aan.

De eigenaar ontvangt van iedere reservering op de accommodatie de omzet uit verhuur na aftrek van een vastgesteld commissiebedrag per nacht van een reservering.

1. Geef de commissie afspraak een Naam;
2. Selecteer de gewenste Afrekeningmethode;
3. Selecteer de gewenste Frequentie;
4. Indien gewenst kun je te verrekenen kosten met de eigenaar invoeren;
5. Geef de huuropbrengst een naam;
6. Selecteer de Grootboekrekening waaraan je de commissie wilt koppelen;

7. Indien gewenst kun je afwijken van het standaard uitkeringspercentage;
8. Geef de commissie afspraak een naam. Dit is de naam die op de factuur terecht komt;
9. Selecteer de Grootboekrekening waaraan je de commissie wilt koppelen;
10. Kies het Standaard commissiebedrag per nacht;
11. Kies het Maximale commissiebedrag per reservering;
12. Indien gewenst kun je een afwijkend commissiebedrag voor een bepaalde periode instellen.

Voorbeeld:
Je stelt het standaard commissiebedrag per nacht in voor €15 en voor het 'maximaal commissiebedrag per reservering' stel je dit voor €150 in. Dit betekent dat er per nacht een commissiebedrag van €15 voor de commissie wordt berekend. Echter, het kan zo zijn dat een reservering voor een langere periode is gemaakt, bijvoorbeeld voor 14 nachten. Dit houdt in dat er dan 14 nachten X €15 per nacht = €210 voor de commissie wordt berekend. Het 'maximum commissiebedrag per reservering' staat op €150 ingesteld. Dit betekent dat er dan niet meer dan €150 voor de commissie wordt berekent.

Daarnaast kun je er ook voor kiezen het commissiebedrag in bijvoorbeeld het hoogseizoen te verhogen. Mocht een reservering overlap hebben met de ingestelde afwijkende periode, dan zal het standaard commissiebedrag per nacht in combinatie met het afwijkende commissiebedrag worden berekend.

De eigenaar ontvangt over iedere reservering op desbetreffende accommodatie een te bepalen percentage:

• Standaard reserveringen;
• Reserveringen via de 'directe link' van de eigenaar;
• Reserveringen via kanalen.

Per groep is het mogelijk om een apart percentage aan te geven. Daarnaast kun je per kanaal een ander percentage laten berekenen.

1. Geef de commissie afspraak een Naam;
2. Selecteer de gewenste Afrekeningmethode;
3. Selecteer de gewenste Frequentie;
4. Indien gewenst kun je te verrekenen kosten met de eigenaar invoeren;
5. Indien gewenst kun je de Naam van de huur omzet aanpassen, dit wordt dan ook op de factuurregel getoond;
6. Selecteer de Grootboekrekening waaraan je de uit te betalen huur van de afspraak wilt koppelen;
7. Indien gewenst kun je afwijken van het standaard uitkeringspercentage;
8. Geef Percentage van de huur indien gewenst een andere naam. Deze naam kun je zelf bepalen en wordt dan ook weer op de factuuregel getoond;
9. Selecteer de Grootboekrekening waaraan je deze commissie afspraak wilt koppelen;
10. Voer de Commissiepercentages in;
11. Vink aan of de commissie moet worden berekend over de netto huur, de bruto huur of over de bruto huur, waarna het BTW tarief wordt gehanteerd.
12. Indien gewenst kun je een aangepaste commissiepercentage per kanaal instellen. Dit kunnen meerdere kanalen zijn. Klik op + Nog een toevoegen wanneer je voor meerdere kanalen specifiek een percentage wilt invoeren;
13. Om nog een percentage toe te voegen klik op + Nog een toevoegen;
14. Indien gewenst kun je een percentage van de huur verwijderen door op Verwijder te klikken.

Voorbeeld 1:

Stel je wilt het volgende verwerken in de commissie afspraak:

• Totale bruto huur: €1000,-
• Aftrek van 3% Onderhoud = €970,-
• Commissie van 20% over het overgebleven deel;
• (1/100%*97%) *0,2 = 19,4% over de huur (in dit geval €1000,-) aan commissie om 20% van €970,- te berekenen.

Je voert dan bij de Standaard commissiepercentage 19,4%, aangezien dit de commissie berekent over de huur minus de eerder ingehouden 3% is die per reservering voor onderhoud wordt gerekend.

Voorbeeld 2:

Hoe je het volgens je gevoel zou inrichten:

• Bruto = 100€
• Potje voor renovatie = bruto * percentage v/h potje voor de renovatie => 5% van 100€ = 5€.
• Management fee = bruto * commissiepercentage => 60% van 100€ = 60€.
• Netto = bruto – potje voor renovatie – management fee => 100€ - 5€ - 60€ = 35€.
• De eigenaar ontvangt dus 35€ inkomsten.

Hoe je het wil inrichten:

• Bruto = 100€
• Potje voor renovatie = 5% = 5€;
• Commissie = 60% van Bruto - potje voor renovatie = 95% = 60%*95% = 57% commissie = 57€;
• Totaal uitgekeerd aan eigenaar: €100 - 5 - 57 = €38,-

Let op! Wanneer je meerdere percentages van de huur hebt aangemaakt en deze commissie afspraak hebt opgeslagen is het niet mogelijk om een percentage van de huur te verwijderen.

Aan een poulesysteem kun je meerdere accommodaties toevoegen. Per dag dat de eigenaar niet zelf reserveert krijgt elke accommodatie één punt. Aan het einde van een periode wordt de gehele omzet bij elkaar opgeteld en ontvangt de eigenaar een verhuurafrekening. De berekening is als volgt: Aantal punten / totaal aantal punten * totale verhuur omzet = Bedrag op de erhuurafrekening.

1. Geef de commissie afspraak een Naam;
2. Selecteer de gewenste Afrekeningmethode;
3. Selecteer de gewenste Frequentie;
4. Indien gewenst kun je te verrekenen kosten met de eigenaar invoeren;
5. Indien gewenst kun je de Naam van de factuurregel aanpassen;
6. Selecteer de Grootboekrekening waaraan je de uitbetaling van de huur wilt koppelen;
7. Selecteer de Poule die je aan deze commissie afspraak wilt koppelen;
8. Stel het aantal punten per dag in. Je kunt afwijken van deze standaard punten in bijvoorbeeld het hoogseizoen door een extra periode toe te voegen;
9. Klik hiervoor op + Nog een toevoegen.

10. Geef Percentage van de huur indien gewenst een andere naam. Deze naam kun je zelf bepalen en zal worden getoond op de factuurregel;
11. Selecteer de Grootboekrekening waaraan je de ingehouden commissie van de afspraak wilt koppelen;
12. Voer de Commissiepercentages in;
13. Indien gewenst kun je een aangepaste commissiepercentage per kanaal instellen. Dit kunnen meerdere kanalen zijn. Klik op + Nog een toevoegen;
14. Om nog een percentage toe te voegen klik op + Nog een toevoegen;
15. Indien gewenst kun je een percentage van de huur verwijderen door op Verwijder te klikken.

Let op! Wanneer je meerdere percentages van de huur hebt aangemaakt en deze commissie afspraak hebt opgeslagen is het niet mogelijk om die percentage van de huur te verwijderen.

Je kunt verschillende provisieafspraken maken per periode waarvoor geboekt wordt. Is het lastig om een week te boeken, dan zou je met de eigenaar kunnen afspreken dat je bij een boeking voor een week een hogere commissie ontvangt dan bijvoorbeeld voor een (gemakkelijker te boeken periode) weekend. Ook kun je een afwijkend percentage afspreken wanneer een bezoeker specifiek bij deze eigenaar terugkomt.

1. Geef de commissie afspraak een Naam;
2. Selecteer de gewenste Afrekeningmethode;
3. Selecteer de gewenste Frequentie;
4. Indien gewenst kun je te verrekenen kosten met de eigenaar invoeren;
5. Indien gewenst kun je de naam van de Huuromzet aanpassen, dit wordt dan ook zo op de factuurregel getoond;
6. Selecteer de Grootboekrekening waaraan je de uitbetaling wilt koppelen;
7. Indien gewenst kun je afwijken van het standaard uitkeringspercentage;
8. Indien gewenst kun je de naam voor Percentage afhankelijk van moeilijkheidsgraad wijzigen;
9. Selecteer de Grootboekrekening waaraan je de ontvangen commissie van deze afspraak wilt koppelen;
10. Voer de percentages voor de desbetreffende periodes in.

De eigenaar ontvangt per opgegeven frequentie (maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks) een vast bedrag aan voorschot (minus de opgegeven commissie). Vervolgens wordt er gekeken hoeveel verhuuropbrengsten er op de accommodatie van de eigenaar zijn geweest. Hierbij kun je aangegeven hoeveel, dus welk percentage, de eigenaar per reservering ontvangt.

1. Geef de commissie afspraak een Naam;
2. Selecteer de gewenste Afrekeningmethode;
3. Selecteer de gewenste Frequentie;
4. Indien gewenst kun je te verrekenen kosten met de eigenaar invoeren;
5. Indien gewenst kun je de naam Vast bedrag voorschot aanpassen;
6. Selecteer de Grootboekrekening waaraan je de uitbetaling van het voorschot wilt koppelen;
7. Voer het bedrag van de Vaste uitbetaling in.

Per afgesloten periode (maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks), wordt er afgerekend op basis van een percentage commissie waarbij het reeds betaalde voorschot in mindering wordt gebracht op het uit te betalen bedrag.

Zijn er minder verhuuropbrengsten dan uitbetaald aan voorschotten dan wordt er automatisch een min bedrag op de factuur geboekt met de factuurregel: 'Aangevuld door park om garantie ondergrens te bereiken'. Zijn er meer verhuuropbrengsten dan uitbetaald aan voorschotten dan heeft de eigenaar recht op het verschil hiertussen.

1. Geef de commissie afspraak een Naam;
2. Selecteer de gewenste Afrekeningmethode;
3. Selecteer de gewenste Frequentie;
4. Indien gewenst kun je de Naam van de huur aanpassen, dit wordt dan ook op de factuurregel getoond;
5. Selecteer de Grootboekrekening waaraan je de uit te betalen huur van de afspraak wilt koppelen;
6. Geef Percentage van de huur, verrekend met voorschot indien gewenst een andere naam. Deze naam kun je zelf bepalen en zal worden getoond op de factuurregel;
7. Selecteer de Grootboekrekeningwaaraan je de ingehouden commissie van de afspraak wilt koppelen;
8. Voer de Commissiepercentages in;
9. Indien gewenst kun je een aangepaste commissiepercentage per kanaal instellen. Dit kunnen meerdere kanalen zijn. Klik op + Nog een toevoegen;

Sommige kostenposten kun je innen namens de eigenaar. Deze kostenposten dienen afgedragen te worden aan de eigenaar. Voor welke kostenpost dit van toepassing is bepaal je bij de afspraak van de eigenaar (indien afwijkend) of bij de commissie afspraak (indien voor alle eigenaren met deze commissie afspraak). Deze kostenposten worden meegenomen op de verhuurafrekening naar de eigenaar.

1. Ga naar het tabblad Eigenaren;
2. Kies in het rechter submenu voor Commissie afspraken;
3. Klik op de betreffende commissie afspraak om deze te bewerken of maak een nieuwe aan;
4. Selecteer bij Verreken kosten met de eigenaar de betreffende kosten en voer het percentage dat doorgezet moet worden in.
5. Voer, indien gewenst, een ander grootboekrekening in waarop de verrekening geboekt moet worden.