BTW Controle

🇬🇧 English translation

In dit artikel lees je hoe je een BTW controle kunt doen binnen Booking Experts met gebruik van de saldibalans, de factuurregels en de kassabonregels. Door de volgende stappen te doorlopen kun je zelf de BTW controle doen:

De basis
1. Controle van de BTW tarieven
2. Controle van de grootboekrekeningen
3. Toewijzing van de grootboekrekeningen

De controle van de boekingen
4. Controle per periode
    4.1 Factuurregels: Boekingen binnen de grootboekrekening
    4.2 Factuurregels: De omschrijvingen controleren middels een export
    4.3 Kassabonregels: Boekingen binnen de grootboekrekening
5. Saldibalans controle

De basis

Zorg ervoor dat je basis goed is en dat hier geen onvoorziene wijzigingen in gedaan worden, dit zorgt ervoor dat je per periode enkel nog een controle hoeft te doen

1. Controle van de BTW tarieven

Zorg ervoor dat je de voor de belastingdienst juiste BTW tarieven hebt aangemaakt in Booking Experts. Lees alles hierover in dit artikel.
Denk daarbij aan een juist verloop van percentages (2018 was het laag tarief in Nederland 6% waar dit vanaf 01-01-2019 9% is) en gebruik de gewenste rekening voor de af te dragen BTW.
Indien je een koppeling met je boekhoudpakket wilt leggen is het ook noodzakelijk dat je de BTW codes overeen laat komen.

2. Controle van de grootboekrekeningen

Wanneer de BTW tarieven gecontroleerd en correct zijn ingericht dienen deze verwerkt te worden bij de grootboekrekeningen.
Waar moet je op letten bij het controleren van de grootboekrekeningen?

1. Zorg dat het nummer overeen komt met je financiële administratie, mis je een grootboekrekening, maak deze dan aan zoals in dit artikel beschreven;
2. Zorg dat het rapport type correct is. Balans of resultatenrekening;
3. Indien het een resultatenrekening is, zorg dan voor het juiste BTW tarief én eventuele verdeelrekening (vooruitgefactureerde omzet).

Let op! Eventuele wijzigingen die je hier doet aan de grootboekrekeningen wordt niet met terugwerkende kracht toegepast op reeds bestaande boekingen. Deze zullen we later handmatig toewijzen, zorg er dus voor dat je goed voor ogen hebt wat op welke grootboekrekening geboekt moet worden.

3. Toewijzing van de grootboekrekeningen

Wanneer de grootboekrekeningen gecontroleerd zijn is het noodzakelijk om de verschillende onderdelen binnen Booking Experts hieraan toe te wijzen, lees hierover in dit artikel. Binnen Booking Experts worden de volgende onderdelen aan een grootboekrekening gekoppeld:

1. Het annuleringsbeleid;
2. Betaalmethodes;
3. Kostenposten;
4. Kassaproducten;
5. Taken kostenposten;
6. Standaard periodieke kostenposten;
7. De binnengekomen huur, per (gegroepeerd) type;
8. Commissie afspraken, de uitbetaling aan de eigenaar én de ingehouden commissie.

Zorg ervoor dat elk onderdeel in het overzicht toegewezen is aan de juiste grootboekrekening. In geen geval (zeker in het geval van een koppeling met je boekhoudpakket) zullen ongecategoriseerde inkomsten, -kosten en -betalingen geaccepteerd worden door je financiële administratie (ook niet wanneer je deze rekeningen een nummer geeft). 

Let op! Eventuele wijzigingen die je hier doet aan de grootboekrekeningen wordt niet met terugwerkende kracht toegepast op reeds bestaande boekingen. Deze zullen we later handmatig toewijzen, zorg er dus voor dat je goed voor ogen hebt wat op welke grootboekrekening geboekt moet worden.

4.1 Factuurregels: Boekingen binnen de grootboekrekening

Je wilt ervoor zorgen dat geen enkele boeking op een grootboekrekening geplaatst is die daar niet hoort. Dit kan namelijk zorgen voor een verkeerde vergelijking en eventueel zelfs tot een te hoge/lage BTW afdracht. We bekijken dit in het overzicht van de factuurregels, dit omdat we hier ook snel wijzigingen kunnen doen indien nodig. Lees meer over het wijzigen in het factuurregel overzicht in dit artikel.

4.1.1 Op kostenpost niveau

In deze stap controleren we per grootboekrekening of de juiste kostenposten hierop geboekt zijn.
Tip! Enkel de in zwart gedrukte onderdelen in de dropdown zijn gebruikt en hoef je te controleren, werk het lijstje van boven naar beneden af.

1. Selecteer de periode die je wilt controleren;
2. Doorloop per grootboekrekening de kostenposten die daarop geboekt zijn;
3. Komt een kostenpost terug op een grootboekrekening die daar niet hoort? Pas deze factuurregel(s) dan volgens het artikel aan;
4. Doorloop op deze manier alle grootboekrekeningen.

Let op! In het voorbeeld hierboven zie een totaal van 379 factuurregels in 2019 voor grootboekrekening 8001: Omzet bedlinnen. Je ziet dat in de kostenposten dropdown er achter het zwart gedrukte Bedlinnen 257 staat, dit betekent dat er nog 122 factuurregels als andere kostenpost op de grootboekrekening geboekt zijn. Nou kan dit te maken hebben met verschillende kostenposten voor Bedlinnen (in verband met accommodatie soorten bijvoorbeeld).

4.1.2 Op BTW tarief niveau

In de stap hiervoor heb je er voor gezorgd dat alle kostenposten op de juiste grootboekrekening geboekt worden, de vervolgstap is om van de grootboekrekeningen de daarop geboekte BTW tarieven te controleren. 

1. Selecteer de periode die je wilt controleren;
2. Doorloop per grootboekrekening de BTW tarieven die daarop geboekt zijn;
3. Komt een BTW tarief terug op een grootboekrekening die daar niet hoort? Pas deze factuurregel(s) dan volgens het artikel aan;
4. Doorloop op deze manier alle grootboekrekeningen.

Let op! In het voorbeeld hierboven zie een totaal van 379 factuurregels in 2019 voor grootboekrekening 8001: Omzet bedlinnen. Je ziet dat in de BTW tarieven dropdown er zowel boekingen tegen 9% als tegen 21% gemaakt zijn. Bedlinnen wordt doorgaans tegen het lage BTW tarief geboekt, controleer de factuurregel(s) met 21% en pas deze aan indien nodig.

4.2 Factuurregels: De omschrijvingen controleren middels een export

In de voorgaande stappen is ervoor gezorgd dat alle kostenposten én BTW tarieven goed staan. Nou kan het echter zijn dat de naam van een kostenpost handmatig is aangepast op een factuur, zonder dat het BTW tarief en/of de grootboekrekening is aangepast. Hierdoor kunnen er kosten gefactureerd zijn tegen een verkeerd BTW tarief, dit wil je uitsluiten.

1. Selecteer de periode die je wilt controleren;
2. Maak onderaan de pagina een export van alle factuurregels (dus alle grootboekrekeningen én BTW tarieven);
3. Open de export in Excel;
4. Zet een filter op alle kolommen;

5. Filter in kolom M 'BTW code' op de BTW code die je wilt controleren. In het voorbeeld nemen we 'VLL' welke voor het lage BTW tarief geldt;
6. Filter vervolgens in kolom K 'Omschrijving' en laat het open staan, zo kun je snel alle omschrijvingen zien en doorlopen;

In het voorbeeld hierboven zie je een factuurregel met de omschrijving 'Fiets'. Verhuur van fietsen wordt doorgaans tegen het hoge BTW tarief geboekt en hoort hier dus niet tussen. Iemand heeft hier waarschijnlijk handmatig een factuurregel gewijzigd zonder de grootboekrekening/het BTW tarief goed te zetten. Dit moet je wijzigen op de betreffende factuurregel. 

7. Zoek in het factuurregel overzicht op de betreffende omschrijving;

In het voorbeeld hierboven zien de de factuurregel terugkomen, er is dus inderdaad een handmatige wijziging geweest (dit geval de kostenpost 'Bedlinnen') waarbij de grootboekrekening (8001) niet gewijzigd is.

8. Wijzig de factuurregel zodat deze de juiste grootboekrekening en BTW tarief krijgt;

9. Doorloop deze stappen voor alle BTW tarieven.

4.3 Kassabonregels: Kassaproducten binnen de grootboekrekening

We bekijken dit in het overzicht van de kassabonregels, dit omdat we hier ook snel wijzigingen kunnen doen indien nodig. Lees meer over het wijzigen in het kassabonregels overzicht in dit artikel.

4.3.1 Op grootboekrekening niveau

In deze stap controleren we per grootboekrekening of de juiste kassaproducten hierop geboekt zijn.
Tip! Enkel de in zwart gedrukte onderdelen in de dropdown zijn gebruikt en hoef je te controleren, werk het lijstje van boven naar beneden af.

1. Selecteer de periode die je wilt controleren;
2. Doorloop per grootboekrekening de producten die daarop geboekt zijn (doe dit eventueel middels een export van de kassabonregels waarin je filtert op omschrijving);
3. Komt een kassaproduct terug op een grootboekrekening die daar niet hoort? Pas deze kassabonregel(s) dan volgens het artikel aan;
4. Doorloop op deze manier alle grootboekrekeningen.

4.3.2 Op BTW tarief niveau

In de stap hiervoor heb je er voor gezorgd dat alle kassaproducten op de juiste grootboekrekening geboekt worden, de vervolgstap is om van de grootboekrekeningen de daarop geboekte BTW tarieven te controleren. 

1. Selecteer de periode die je wilt controleren;
2. Doorloop per grootboekrekening de BTW tarieven die daarop geboekt zijn;
3. Komt een BTW tarief terug op een grootboekrekening die daar niet hoort? Pas deze kassabonregel(s) dan volgens het artikel aan;
4. Doorloop op deze manier alle grootboekrekeningen.

Let op! In het voorbeeld hierboven zie een kassabonregel geboekt tegen 0% BTW. Doordat hier geen BTW aan gekoppeld is, kun je deze niet terug vinden in het filter van de BTW tarieven. Levensmiddelen worden doorgaans tegen het lage BTW tarief geboekt. 

5. Saldibalans controle

Wanneer alle bovenstaande stappen doorlopen zijn kun je de te betalen BTW op de saldibalans kunnen vergelijken met de export van de factuurregels én de kassabonregels samen. 

Let op! Het kan tot een uur duren voordat alle gemaakte wijzigingen ook in de saldibalans verwerkt zijn, ga dus niet meteen hiermee aan de slag. Wacht bijvoorbeeld tot na de lunch of ga eerst een wandeling maken :-)

1. Selecteer de periode die je wilt controleren bij zowel de factuurregels als de kassabonregels;
2. Selecteer het BTW tarief dat je wilt controleren, in het voorbeeld is dat laag;
3. Selecteer in het factuurregel overzicht 'Datum BTW geboekt';
4. Maak de export;
5. Factuurregels: Tel de volledige Kolom Q (in de factuurregel export) bij elkaar op;
6. Kassabonregels: Tel de Kolom J (in de kassabonregel export) bij elkaar op;
7. Tel de uitkomst van punt 4 en 6 hierboven bij elkaar op;
8. Het bedrag dat hier uit komt zal overeen komen met de 'te betalen laag BTW' van de saldibalans.