Nieuwe auto e-mail maken

Ga naar Auto e-mails en klik op +Nieuw.

Er zijn veel verschillende invulvelden en opties om ervoor te zorgen dat deze e-mail aan je doel voldoet. Hieronder loodsen we je door de instellingen heen.

Onderwerp

Dit is de onderwerpregel van de e-mail die de gast ontvangt.

Bericht

Dit is de tekst in de e-mail die de gast ontvangt. Door middel van e-mailvariabelen kun je ervoor zorgen dat elke verstuurde e-mail gepersonaliseerd wordt voor de ontvanger. In het dropdown menu 'Voeg een reserveringseigenschap toe' vind je een lijst van de beschikbare variabelen. Als je een van de opties kiest, wordt de bijbehorende code in het bericht ingevoegd, op de plek waar je cursor stond. Lees het artikel over E-mailvariabelen in auto e-mails voor meer informatie.

Verder kun je de tekst lay-out knoppen gebruiken om je e-mail te structureren, en het is mogelijk om links te plaatsen, bijvoorbeeld naar een specifieke pagina op je website. Het is niet mogelijk om afbeeldingen toe te voegen, afgezien van de logo's die via een e-mailvariabele ingevoegd kunnen worden.

Interne naam

Dit is de naam van de auto e-mail zoals deze in het overzicht in je administratie-instellingen komt te staan. Hier kun je dus aangeven wat voor e-mail dit is, en eventueel welke filters je hebt gebruikt, zodat je je verschillende auto e-mails goed kunt onderscheiden.

Versturen vanaf

Bij versturen vanaf geef je de tijd aan waarop de e-mail verstuurd mag worden. Daarna controleert Booking Experts elke 30 minuten of er nog nieuwe reserveringen bij zijn gekomen die aan de filters van de auto e-mail voldoen, en als dat zo is, wordt de e-mail alsnog aan deze nieuwe reserveringen verstuurd. Aan het eind van de dag stopt deze controle, de volgende dag wordt weer begonnen bij de ingestelde vanaf-tijd.

Afzender met profielfoto

Hier kies je de medewerker die, inclusief profielfoto, getoond wordt als je de e-mailvariabele {{ user_with_avatar }} aan het bericht toegevoegd hebt. Dit ziet de gast als de afzender. Als je de genoemde variabele niet gebruikt in je bericht, maakt het niet uit welke naam hier staat, aangezien deze toch niet zichtbaar wordt in het bericht.

Documenten

Je kunt bijlages toevoegen aan je auto e-mails. Als je het vinkje 'Stuur bijlage(s) van het type mee' aanzet, worden de documenten die horen bij het type object dat je gast geboekt heeft, meegestuurd. Deze documenten heb je dan al eerder geüpload in het tabblad 'Media' van het betreffende type.

Klik op 'Nog een toevoegen' om een ander document als bijlage voor deze auto e-mail te uploaden. Op deze manier kun je meerdere bijlages toevoegen, zoals bijvoorbeeld een plattegrond van het park of de parkregelementen.

Verzendmoment

Het verzendmoment bepaalt op welke dag de e-mail verstuurd wordt, relatief aan de reservering. Als je wil dat je gasten twee weken voor aankomst een e-mail ontvangen over beschikbare upgrades, kies je 'Voor aankomst' en vul je 14 dagen in. Een auto e-mail met een deurcode (d.m.v. een e-mailvariabele) kun je op de aankomstdag versturen, of een verzoek om een review een X aantal dagen na uitchecken.

Bij de verzendmomenten 'Na bevestiging' en 'Voor aankomst' verschijnt er een extra instelling voor last-minute boekingen. Dit is van belang voor scenario's waarin het ingestelde verzendmoment, op het moment dat de reservering gemaakt wordt, al verlopen is, of na de aankomstdatum zou vallen.

Filters

Via de filters stel je in naar welke reserveringen de auto e-mail verstuurd wordt. Je kunt meerdere filters instellen, om zo geautomatiseerde e-mails te kunnen versturen, zelfs als je doelgroep slechts een klein aandeel van je totale reserveringen is. De filters en hun toepassingen worden uitgelegd in het artikel Auto e-mail filters.

🇬🇧 🇩🇪