Accommodatie archiveren

Wanneer er een actieve inrichting op de accommodatie aanwezig is, is het niet mogelijk om de accommodatie te archiveren. Je dient er dus voor te zorgen dat de laatst geldige inrichting van de accommodatie niet in de verhuur is. Om een accommodatie inrichting uit de verhuur te halen dien je de volgende stappen te doorlopen:

1. Ga naar de betreffende accommodatie;
2. Klik op het tabblad  Inrichting;
3. Klik op + Nieuw om een nieuwe inrichting toe te voegen;
4. Voer bij Actief vanaf de datum van vandaag of eerder in;
5. Vink In de verhuur UIT;
6. Sla de geplande wijziging op;
7. Archiveer de accommodatie.

Wanneer er een actieve afspraak met een eigenaar op de accommodatie aanwezig is, is het niet mogelijk om de accommodatie te archiveren. Je dient er dus voor te zorgen dat de laatst geldige afspraak van de accommodatie niet met een eigenaar is. Om een lege eigenaren afspraak in te stellen dien je de volgende stappen te doorlopen:

1. Ga naar de betreffende accommodatie;
2. Klik op het tabblad  Eigenaar;
3. Klik op + Nieuw om een nieuwe eigenaar toe te voegen;
4. Voer bij Ingangsdatum de datum van vandaag of eerder in;
5. Voer een grootboekrekening voor de binnengekomen huur in;
6. Klik bij Eigenaar op het kruisje aan het einde van de selectie balk, hiermee de-selecteer je de eigenaar (hier staat standaard de laatste actieve eigenaar ingevuld);
7. Sla de nieuwe afspraak op;
8. Archiveer de accommodatie.

Wanneer er een actieve reservering in de toekomst op de accommodatie aanwezig is, is het niet mogelijk om de accommodatie te archiveren. Je dient er dus voor te zorgen dat de reservering(en) worden verplaatst of geannuleerd.

Je kan een reservering verplaatsen via het planbord of door de reservering te bewerken.

Wanneer er een of meerdere taken in op de accommodatie zijn toegevoegd, is het niet mogelijk om de accommodatie te archiveren. Je dient er dus voor te zorgen dat deze taken worden afgevinkt alvorens je de accommodatie kunt archiveren.

Op het moment dat je de accommodatie wilt archiveren maar er niet afgeronde taken zijn, worden deze in een lijst weergegeven. Je kunt deze taken een-voor-een openen in een nieuw tabblad (Windows: control + klik | Apple: cmd + klik) en deze te verwijderen of afvinken als zijnde afgerond.

Het is niet mogelijk om een archivering ongedaan te maken. Archiveren betekent dat de geschiedenis van de accommodatie bewaart blijft voor de statistieken. De accommodatie zelf wordt niet bewaard. Het is daardoor niet mogelijk om de accommodatie na archivering terug te halen.