Gasten

Een gastenkaart wordt automatisch aangemaakt als een gast een reservering plaatst. Is een gast al eerder verbleven? Dan wordt de nieuwe reservering aan de bestaande gatenkaart toegevoegd. In de gastenkaart kan je bijvoorbeeld een document toevoegen, een reservering maken, de toegangslink voor de Mijn Omgeving opnieuw versturen, een gast imiteren en de gegevens exporteren.

Documenten toevoegen aan gastenkaart

Je kunt documenten zoals bijvoorbeeld een kopie legitimatie toevoegen aan de gastenkaart. Zoek hiervoor de gast op door bijvoorbeeld gebruik te maken van het algemene zoekveld. Open de gastenkaart door op de naam te klikken. Klik bij documenten op +Toevoegen. Kies vervolgens het bestand en klik op opslaan .

Een nieuwe reservering aanmaken

Vanuit de gastenkaart kun je een nieuwe reservering starten. Dit is vooral handig voor het invoeren van langere arrangementen. De gastgegevens zijn dan direct ingevoerd. Zoek de gast op en klik op de naam van de gast om de gastenkaart te openen. Kies voor + Nieuwe reservering om direct een reservering te kunnen starten. Je hebt ook de mogelijkheid om een reservering via het reserveringsformulier te maken. Vanaf hier maak je de reservering zoals je dat gewend bent. Deze wordt automatisch gekoppeld aan de juiste gegevens. 

Bewerken/Verwijderen van gastenkaart

Soms moet er iets gewijzigd worden in een gastenkaart of wil de gast dat de gastenkaart verwijderd wordt. 

Bewerken

Een gastenkaart wordt automatisch bijgewerkt met de juiste gegevens op basis van de laatste reservering. Bijvoorbeeld: ik woonde op het Vlinderveld, maar bij een nieuwe reservering ben ik verhuisd naar de Bloemendijk. Dan wordt mijn adres in de gastkaart automatisch aangepast naar het nieuwe adres Bloemendijk. Vraagt de gast jou om informatie te bewerken? Dan doe je dat in een recente reservering met het potloodje bij de informatie van de boeker. 

Verwijderen

In sommige gevallen kan het voorkomen dat je een gastenkaart wilt verwijderen. Dat is niet mogelijk, want je bent wettelijk verplicht om financiële informatie (zoals die van reserveringen) te bewaren. Wat wel kan, is de gast anonimiseren. Hiervoor zoek je de gast op en kies je voor Persoonsgegevens. 

Gasten toegang verlenen tot Mijn Omgeving

Gasten kunnen direct toegang krijgen tot hun Mijn omgeving. Na reservering ontvangen zij een boekingsbevestiging met daarin een link naar de Mijn Omgeving. Het kan voorkomen dat de gast een nieuwe link nodig heeft om toegang te krijgen tot de Mijn Omgeving. Hiervoor klik je in de gastenkaart op de knop Verstuur toegangslink Mijn Omgeving. Indien je het sjabloon Toegang tot Mijn Omgeving aan hebt staan zal de gast deze mail ontvangen.

Gast imiteren

Om in te zien wat een gast ziet in de Mijn Omgeving heb je de mogelijkheid om een gast te imiteren. Open hiervoor de gastenkaart en klik op de knop imiteren.

Om terug te keren naar je eigen account binnen Booking Experts klik je op je naam van de gast en vervolgens op uitloggen. Je keert dan terug naar de gastenkaart in Booking Experts.

Gasten filteren

Je kunt gastgegevens filteren om bijvoorbeeld een actie te maken voor gasten die een nieuwsbrief ontvangen of die meer dan twee keer het park hebben bezocht. Ga hiervoor naar het tabblad Gasten en vul de gewenste filters in.

Waar matchen we gasten op?

We matchen gasten op e-mailadres. Een e-mailadres is namelijk uniek. Heeft een gast geen e-mail adres? Dan matchen we op de combinatie: voornaam, achternaam, adres en postcode. Heb je twee reserveringen van dezelfde gast, gekoppeld aan een aparte gastkaart? Dan kan je deze gegevens gelijk maken in de reservering zodat dit samengevoegd wordt als één gast. 

Groepsboekingen

Bij groepsboekingen wordt alleen een gastenkaart gemaakt voor de hoofdboeker. Voor de onderliggende gasten kan je de gastenkaart invullen, indien gewenst. Meer informatie daarover lees je hier.