Auto e-mail

🇬🇧 English translation

In dit artikel lees wat een auto e-mail is, hoe je een auto e-mail aanmaakt, bewerkt en verwijderd, en op basis van welke filters je een auto e-mail kan versturen. 

1. Auto e-mail aanmaken
2. Auto e-mail testen
3. Auto e-mail bewerken
4. Auto e-mail verwijderen
5. Auto e-mail (de)-activeren
6. Auto e-mail filters
7. Voorbeeld auto e-mails
8. Auto e-mail opnieuw versturen

Met een auto e-mail kun je standaard e-mails geautomatiseerd versturen naar jouw gasten. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan aankomstinformatie, welke een x aantal dagen voorafgaand aan de reservering verzonden dient te worden. Door gebruik te maken van verschillende filters, zijn de mails breed inzetbaar.


📹  - Inleiding over auto e-mails



Auto e-mail aanmaken

1. Ga via het Tandwieltje naar de instellingen;
2. Kies in het rechter submenu voor Auto e-mails;
3. Voor het maken van een nieuwe e-mail klik op Toevoegen.

4. Bij het aanmaken van een auto e-mail tonen we direct een voorbeeld. Dit voorbeeld kun je wissen of gebruiken als basis voor de tekst die jij wil versturen; 

Let op: Je kan ook tags toevoegen. Dit staat in het menu van 'Voeg een reserveringseigenschap toe'. De informatie wordt ingeladen op basis van de reservering. Deze tags kun je ook plaatsen in het onderwerp, om de gast een extra persoonlijke e-mail te sturen. 

5. Na het invoeren van de tekst, kies je het moment van verzenden. Dit moment is vaak afhankelijk van de inhoud van de e-mail. De e-mail wordt ieder half uur verzonden;
6. Selecteer een afzender. Dit kan alleen een afzender zijn die zijn/haar profiel heeft bijgewerkt met een foto. Deze foto zal onderaan de e-mail als afzender zichtbaar worden;
7. Voeg eventuele bijlagen toe die je mee wilt sturen; 
8. Selecteer de filters die je wilt gebruiken, om zodoende de juiste bezoekers aan te schrijven.

Let op: de filters die je toepast zijn en filters. Dit houdt in dat alle filters die je gebruikt van toepassing zijn op een reservering. Het zijn geen of filters waarbij Booking Experts een van de opties selecteert;

9. Klik op Opslaan en testen om de mail op te slaan en vervolgens te testen.


Auto e-mail testen

1. Ga via het tandwieltje naar instellingen;
2. Kies in het rechter submenu voor Auto e-mails;
3. Selecteer de mail die je wil testen door op de titel te klikken;
4. Ga vervolgens naar het tab Voorbeelden;
5. Selecteer een reservering waarvan je een voorbeeld wenst te ontvangen.

6. Klik vervolgens op Voorbeeld en een e-mail wordt verstuurd.

Let op: Bij het sturen van een een voorbeeld wordt er geen rekening gehouden met de door jou ingestelde filters. Dat komt omdat je zelf één reservering kiest om het voorbeeld voor te versturen, zonder rekening te houden met de filters. Het kan namelijk voorkomen dat je filters toepast die op dit moment nog geen reserveringen opleveren (bijv. als je een datum-filter in de toekomst toevoegt). Dan zou je dus de auto e-mail niet kunnen testen. Op deze manier kun je jouw auto e-mail altijd testen! Als je kijkt bij het tabblad Verstuurde e-mails, dan kun je zien dat er bij het automatisch versturen wel rekening gehouden wordt met het filter.


Auto e-mail bewerken

1. Klik rechts bovenaan op het tandwieltje van de organisatie instellingen;
2. Kies in het rechter submenu voor Auto e-mails;
3. Klik op de auto e-mail en vervolgens op Bewerk.


Auto e-mail verwijderen

1. Klik rechts bovenaan op het tandwieltje van de organisatie instellingen;
2. Kies in het rechter submenu voor Auto e-mails;
3. Klik op de gewenste auto e-mail en kies voor Verwijder.


Auto e-mail (de)-activeren

Een auto e-mail kun je activeren en desgewenst weer deactiveren.  Wanneer je zojuist een auto e-mail hebt aangemaakt en getest kun je de stappen 1 t/m 3 overslaan.

1. Ga via het tandwieltje naar instellingen;
2. Kies in het rechter submenu voor Auto e-mails;
3. Selecteer de e-mail die je wil activeren door op het schuifje te klikken.

4. Indien er al reserveringen staan die voldoen aan de opgegeven criteria dan worden deze binnen 1 minuut verzonden na activatie. Je kunt dit nog tegen gaan door om de knop terug te zetten en zo de auto-email te  deactiveren.


Auto e-mail filters

Bij het aanmaken van een auto e-mail kun je gebruik maken van verschillende filters. Deze filters zorgen ervoor dat je als organisatie een specifieke doelgroep kunt bereiken. 

In de module auto e-mail bieden we de volgende filter mogelijkheden aan:

  • Periode;
    De filter  Periode richt zich op het filteren op periodegroepen, deze periode groepen kun je als organisatie zelf instellen. Dit filter wordt met name gebruikt om gasten die in een specifieke periode verblijven en/of verbleven te bereiken. 
  • Periode van verblijf;
    Het filteren op periode van verblijf is een filter dat inzetbaar is bij gasten die een x aantal nachten verblijven. Sommige informatie kan alleen van belang zijn wanneer iemand ten minste een week verblijft, of juist wanneer men maar een dag verblijft.  
  • Minimaal aantal bezoeken aan park;
    Het filter Minimaal aantal bezoeken wordt gebruikt om de klanten die herhaaldelijk terugkomen te bereiken. Deze gasten wil je soms een extra bericht sturen om hen te attenderen op een speciale actie of een arrangement. 
  • Minimaal aantal parken bezocht;
    Dit filter helpt bij het versturen van auto e-mails naar gasten die op meerdere vakantieparken binnen één organisatie zijn verbleven. Je kunt hierdoor een gast die vaker terugkomt, maar niet altijd op dezelfde locatie verblijft, gericht bereiken.
  • Accommodatietype groep;
    Er zijn situaties waarin het handig is om bepaalde accommodatietypes te groeperen, bijvoorbeeld alle grote accommodaties of juist de kleinere accommodaties. Zo kun je bijvoorbeeld bij het maken van een kostenpost, actie of arrangement direct een groep accommodaties selecteren en hoef je niet elke specifieke accommodatie te selecteren. 
  • Reserverings label;
    Door middel van dit filter, kun je specifieke reserveringen bereiken die jij hebt gelabeled. Zo zou je ervoor kunnen kiezen om alle reserveringen met het label 'jong gezin' een specifieke auto e-mail toe te sturen.
  • Accommodatie label;
    Door middel van dit filter, kun je specifieke reserveringen bereiken op accommodaties die jij hebt gelabeled. Zo zou je ervoor kunnen kiezen om alle gasten die verblijven in een accommodatie met het label 'aan het water' een specifieke auto e-mail toe te sturen.
  • Kanaal;
    Het is in sommige gevallen van belang om gasten van een specifiek kanaal te benaderen. Dit filter kan ingezet worden om een speciale aanbieding uit te lichten voor klanten die hebben geboekt via een specifiek kanaal.
  • Aantal;
    Het filteren op aantallen kan je helpen om een heel specifieke doelgroep een specifiek aanbod te doen of te attenderen op voorwaarden die alleen voor hen gelden. 
  • Check-in;
    Veel organisaties willen de gasten voor hun aankomst en verblijf informeren over onder andere de route en andere verblijfsrelevante informatie. Daarvoor bestaat het checkin filter, met dit filter kun je er voor kiezen om de reserveringen voor hun checkin een mail te sturen of bijvoorbeeld reeds ingecheckte gasten attenderen op de aanwezigheid van bepaalde faciliteiten. 
  • Vertrek;
    Het vertrek filter is bijvoorbeeld handig wanneer gasten op het punt staan om te vertrekken. Je kunt deze mensen attenderen de wijze van uitchecken of een veilige reis wensen. Dit filter kan ook gebruikt worden om gasten een aantal dagen na vertrek een extra mail te versturen waarin je hen bedankt voor hun verblijf bij jullie organisatie. 
  • Reserveringsdatum.
    Je kunt ervoor kiezen om na reservering, en vóór de aankomst nog extra informatie te sturen. Wil je bijvoorbeeld de bezoeker een extra bedankje sturen voor de reservering? Dan zou je het filter kunnen gebruiken om 1 dag na het maken van de reservering een auto e-mail te versturen. 

Voorbeeld auto e-mails

We hebben drie voorbeelden van auto e-mail voor jullie klaargezet. 

  • Upselling van extra's - Verhuurwoningen;
  • Aanreisinformatie - Kamperen;
  • Een wegomleiding - Algemeen. 

Upselling van extra's - Verhuurwoningen

{{ reservation.informal_greeting }},

Over minder dan een maand staat uw vakantie gepland. Wilt u nog meer comfort ervaren? Bekijk dan onze extra faciliteiten en diensten!

Opgemaakte bedden
Het is heerlijk om direct bij aankomst, fris opgemaakte bedden te hebben. U kunt daar nu voor kiezen. Wij hebben een speciale aanbieding hiervoor waarmee uw vakantie écht comfortabel begint. 

Lunch
Wilt u dat bij aankomst een heerlijke lunch aan u wordt meegegeven in een picknickmandje? Hier kunt u dan direct van genieten in uw vakantiewoning. De lunch houdt in: verse jus d'orange, bronwater, 3 broodjes per volwassene, 2 broodjes per jongere en 1 broodje per kind. 

Fietsen
Geen zin om uw fietsen mee te nemen? Dan kunt u ze bij ons huren! Reserveer nu alvast uw fiets, zodat u zeker bent dat we nog fietsen op voorraad hebben tijdens uw verblijf. Wij verhuren ook elektrische fietsen, ideaal voor lange fietstochten tussen de duinen door!

Varen
Willen jullie gaan varen? Dan kan dat! Wij hebben meerdere (motor)bootjes te huur. Reserveer deze nu alvast, we hebben namelijk een beperkte voorraad. 

Meerdere auto's
U kunt met één auto op ons vakantiepark. Wilt u toch met meerdere auto's komen? Boek dan een parkeerplaats bij. Dit is noodzakelijk om te voorkomen dat er geen parkeerplaatsen beschikbaar zijn. U betaalt een kleine vergoeding voor een tweede auto. 

Via de onderstaande button kunt u direct extra's reserveren: 

{{ 'Upgrade uw vakantie' | to_link }}

Namens alle collega's, tot ziens!

Aanreisinformatie - Kamperen

{{ reservation.informal_greeting }},

Binnen één week komt u bij ons kamperen! Wij kijken ontzettend uit naar uw komst. In deze e-mail wijzen wij u op praktische informatie over uw verblijf. 

Route en boot
Ons adres is Lindenlaan 36 in De Koog. Onze ervaring is dat navigatiesystemen u hier direct, via de snelste route, naartoe navigeren. Let u er wel op dat het laatste deel van uw reis per boot is. De laatste boot vaart in Den Helder af om 20.30. Als u deze boot mist, kunt u het eiland pas de volgende dag bereiken. De eerste boot vertrekt om 6.30 in Den Helder. U kunt nu alvast een bootticket reserveren via de bootmaatschappij TESO. Let op dat voor een groot voertuig, zoals een camper of auto met caravan, een ander tarief geldt. 

Kampeerplaatsen
Sommige kampeerplaatsen zijn deels verhard. Plaats uw caravan dan achter het verharde deel. U mag één bijzettentje plaatsen. Wilt u een extra bijzettentje plaatsen? Dan kunt u dit toevoegen aan uw reservering. 

Alle plaatsen zijn voorzien van 10 ampère elektriciteit, aan te sluiten met een (blauwe) eurostekker. Het televisiesysteem is 100% digitaal. Dat zorgt voor kwalitatief perfect beeld. Analoge zenders worden niet ondersteund en zijn dus helaas niet te ontvangen. 

Pizza's met de hele familie
Wilt u met uw kinderen komen eten? Dat vinden wij ontzettend leuk! Wij hebben hiervoor een speciaal pizza restaurant! Reserveren is hier niet nodig. Iedereen stelt zijn eigen pizza samen. En het leukste? Iedere pizza is €5,00, inclusief 2 toppings. 

Het gemak voor thuisbezorgd
Ten slotte kunnen wij onze pizza's ook bezorgen. Tijdens uw verblijf kunt u gebruik maken van onze pizza bezorg dienst. U hoeft enkel het bestelformulier in te vullen wat we u bij aankomst meegeven. Dit formulier levert u in bij de receptie of het restaurant met de gewenste bezorgtijd. Dat wordt smullen!

Via de onderstaande button kunt u direct al onze extra's reserveren: 

{{ 'Upgrade uw vakantie' | to_link }}

Namens alle collega's, tot ziens!

Een wegomleiding - Algemeen

{{ reservation.informal_greeting }},

Wij kijken uit naar uw komst! In deze e-mail willen wij u informeren over wegwerkzaamheden die plaats zullen vinden gedurende (een deel van) uw verblijf.

De hoofdweg richting ons vakantiepark is tijdelijk afgesloten. De werkzaamheden vinden plaats op meer dan 1 km afstand, waardoor u geen geluidshinder hiervan zult ervaren. Wel geldt er een omleiding. Wij zullen dit uiteraard met borden langs de weg aangeven, zodat u zeker de juiste weg naar ons vakantiepark zult vinden! 

Sla vanaf de Lindestraatestraat rechtsaf naar de Vlindersingel. Ga daarna rechts de Parkweg op en vervolg de weg over de Volksparksingel, Julianasingel, Hertssingel en Oliesingel. Sla linksaf de Kuipersdijk op. Hier rijdt u ongeveer 3 km rechtdoor. Vervolgens slaat u linksaf een zandpad op en dan komt u na ongeveer 1 km aan bij uw eindbestemming. 

Mochten er vragen zijn, dan kunt u ons bereiken via {{park.phone}} of via {{park.website}}. 

Graag tot ziens!


Auto e-mail opnieuw versturen

Is een gast de auto e-mail kwijt en wil jij hem opnieuw versturen? Dat kan!

1. Open de reservering;
2. Aan de linkerkant onder Algemene gegevens  zie je staan: Auto-e-mails;
3. Klik op 1 verstuurd;

4. Vervolgens kun je aan de rechterkant klikken op Opnieuw versturen.
Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.

Verder nog hulp nodig? Neem contact op Neem contact op